Yetki Alanı Dışı ve Farklı Birimlerde Tapu İşlemleri

Oku · Anla · Pekiştir

Konu anlatımı

Yetki Alanı Dışı ve Farklı Birimlerde Tapu İşlemleri

Bu konu, fiziksel konum ile tapu sicilinin tutulduğu yer arasındaki bağın işlem yapılmasını bütünüyle engellemediği iki ayrı çalışma modelini düzenler. Birinci modelde taşınmaz başka bir tapu sicili bölgesinde kayıtlıdır ve işlem farklı bir birimce yürütülür. İkinci modelde ise mülkiyetin devrini amaçlayan sözleşmenin tarafları farklı birimlerde bulunur; iradeler ayrı yerlerde alınır ve tek sözleşme tamamlanır.

İki model aynı elektronik altyapıyı kullansa da tarafların hazır bulunma düzeni, belge akışı, resmî senedin imzalanması, tescil ve sorumluluk paylaşımı bakımından aynı değildir. Doğru uygulama için önce hangi modelin söz konusu olduğu belirlenmeli, ardından o modele özgü işlem adımları izlenmelidir.

Öğrenme hedefleri

Bu konuyu tamamlayan öğrenci:

Yetki alanı dışı tapu işlemi ile tarafların farklı birimlerde bulunması hâlindeki tapu işlemini ayırt eder.
Yönetmeliğin uygulanmadığı işlem gruplarını belirler.
Yetki alanı dışı işlemde başvuru, hak sahipliği, tasarruf yetkisi, azil ve kimlik eşleşmesi kontrollerini doğru sıraya yerleştirir.
İşlemi gerçekleştiren birim ile taşınmazın kayıtlı bulunduğu birimin görevlerini birbirinden ayırır.
Akitli ve akitsiz işlemlerde düzenlenecek belgeyi doğru seçer.
Tarafların farklı birimlerde bulunması modelinde yapılabilecek sözleşmeleri ve sınırlamaları belirler.
Devredenler ile devralanların birimlerde nasıl gruplanacağını uygular.
Resmî senedin hazırlanması, okunması, imzalanması, mühürlenmesi ve elektronik aktarımını açıklar.
Başvurudan sonra gelen şerh, beyan veya azlin işlem üzerindeki sonucunu belirler.
Başvurunun yapıldığı birim ile devralanın bulunduğu birimin sorumluluklarını ayırt eder.
Ret, itiraz, güvenlik, yurt dışı birimler ve vekâletname tarih sınırını somut olaya uygular.
Birden fazla kuralın aynı olayda birlikte uygulanması gerektiğinde doğru işlem yolunu gerekçelendirir.

1. İki ayrı işlem modelinin temel ayrımı

1.1. Yetki alanı dışı tapu işlemi

Yetki alanı dışı tapu işleminde belirleyici unsur, taşınmazın kayıtlı bulunduğu tapu sicili bölgesi ile işlemi yapan birimin farklı olmasıdır. Hak sahibi, taşınmazın kayıtlı olduğu müdürlük dışında başka bir birime başvurur. Başvurulan birim, kanuni bir engel bulunmadığını tespit ederse işlemi yürütür.

Bu modelde tarafların iradeleri kural olarak işlemi gerçekleştiren birimde alınır. İşlemin tamamlanması için birden fazla kişi veya temsilcinin irade beyanı gerekiyorsa bunların tamamı imza sırasında aynı birimde birlikte hazır bulunur.

1.2. Tarafların farklı birimlerde bulunması hâlindeki tapu işlemi

Bu modelde belirleyici unsur taşınmazın nerede kayıtlı olduğundan çok, mülkiyeti devreden ve devralan tarafların farklı birimlerde bulunmasıdır. Tarafların iradeleri ayrı birimlerde alınır; resmî senet elektronik ortamda birimler arasında gönderilir ve tek sözleşme tamamlanır.

Bu yöntem yalnız mülkiyetin devrini amaçlayan belirli sözleşmeler için öngörülmüştür. Tarafların farklı yerlerde bulunması, imza sürecini zamandan bağımsız hâle getirmez: Tarafların randevu saatinde kendi birimlerinde aynı anda hazır bulunması esastır.

1.3. Karşılaştırma tablosu

Ölçüt	Yetki alanı dışı işlem	Tarafların farklı birimlerde bulunması
Belirleyici unsur	Taşınmazın başka tapu sicili bölgesinde kayıtlı olması	Mülkiyeti devreden ve devralan tarafların farklı birimlerde bulunması
İrade beyanı	Gerekli kişilerin tamamı imza sırasında işlemi yapan birimde birlikte bulunur	Taraflar farklı birimlerde, aynı zaman diliminde iradelerini açıklar
Belge akışı	İşlemi yapan birim ile kayıtlı birim arasında kayıt, tescil ve bildirim akışı vardır	Resmî senet tarafların bulunduğu birimler arasında elektronik ortamda dolaşır
Fiziki tescil/terkin	Taşınmazın kayıtlı bulunduğu birimce yapılır	İşlemin aynı zamanda yetki alanı dışı olması hâlinde yetki alanı dışı düzene bağlanır
Temel sorumluluk paylaşımı	İşlemi yapan birim ve kayıtlı birim arasında	Başvurunun yapıldığı birim ve devralanın bulunduğu birim arasında

2. Kapsam ve uygulama dışı hâller

Düzenleme iki ana alanı kapsar:

Genel Müdürlükçe belirlenecek taşınmazlar ve tapu işlemleri bakımından, taşınmazın kayıtlı olduğu tapu sicili bölgesi dışında işlem yapılması.
Tarafların farklı birimlerde bulunduğu mülkiyet devri sözleşmelerinin kurulması ve tamamlanması.

Buna karşılık iki işlem grubu bu düzenin dışında bırakılmıştır:

Resmî yazışma yoluyla yapılan tapu işlemleri.
Tapu işlemi öncesinde kadastro müdürlüğünce tescil bildirimi düzenlenmesi gereken işlemler.

Bu ayrım önemlidir. Bir işlemin tapu müdürlüğünde sonuçlanacak olması tek başına yeterli değildir; işlem öncesinde kadastro müdürlüğünün tescil bildirimi düzenlemesi gerekiyorsa burada açıklanan usul uygulanmaz.

3. Temel kavramlar ve işlem aktörleri

Birim

Birim kavramı yalnız tapu müdürlüklerini değil, yurt dışı teşkilatı birimlerini de kapsar.

İşlemi gerçekleştiren birim

Yetki alanı dışı işlem talebini alan, inceleyen, gerekli belgeyi düzenleyen, harç ve döner sermaye tahsilini sağlayan, TAKBİS üzerinde tescil veya terkin yapan birimdir.

Taşınmazın kayıtlı bulunduğu birim

Talep konusu taşınmazın tapu sicilinin tutulduğu tapu müdürlüğüdür. Kayıt ve belgelerin TAKBİS’e doğru ve eksiksiz yüklenmesi ile fiziki tescil veya terkin bu birimin sorumluluğundadır.

TAKBİS terkin/tescili ve fiziki terkin/tescil

TAKBİS terkin/tescili, elektronik ortamda sistem üzerinde yapılan kayıt işlemidir.
Fiziki terkin/tescil, tapu kütüğünde yapılan kayıt işlemidir.

Bu iki işlem aynı birimce yapılmak zorunda değildir. Yetki alanı dışı modelde elektronik kayıt işlemi işlemi gerçekleştiren birimce, fiziki kayıt işlemi ise taşınmazın kayıtlı bulunduğu birimce yapılır.

İstem belgesi ve resmî senet

Akit yapılmasını gerektirmeyen işlemlerde tescil veya terkin istem belgesi düzenlenir.
Akit yapılmasını gerektiren işlemlerde resmî senet düzenlenir.

Belge türünün doğru seçimi, işlemin akitli veya akitsiz niteliğine bağlıdır.

Temsilci

Gerçek ve tüzel kişilerin kanuni veya iradi temsilcileri temsilci sayılır. Vekâleten işlemde azil kontrolü, temsil yetkisinin işlem anındaki geçerliliğini değerlendiren zorunlu kontrollerden biridir.

4. Yetki alanı dışı işlemde başvuru ve ilk değerlendirme

4.1. Yetkinin doğması

Birimler, hak sahibinin talebi üzerine kendi yetki alanı dışında kayıtlı taşınmazlarla ilgili tapu işlemlerini yapabilir. Ancak bu yetki koşulsuz değildir. İşlemin yapılmasına kanuni bir engel bulunmadığı tespit edilmelidir.

4.2. Birden fazla irade beyanı gereken hâller

İşlemin tamamlanması için birden fazla kişinin veya temsilcisinin irade beyanı gerekiyorsa bunların tamamı imza sırasında işlemi gerçekleştiren birimde birlikte hazır bulunur. Farklı saatlerde gelerek ayrı ayrı imza verilmesi bu modelde yeterli değildir.

Bu kural, tarafların farklı birimlerde bulunması modelindeki eş zamanlı fakat ayrı birimlerde imza düzeniyle karıştırılmamalıdır. Yetki alanı dışı işlemde gerekli kişiler tek birimde; farklı birimler modelinde ise taraflar kendi birimlerinde aynı anda bulunur.

5. Kayıt, hak sahipliği, tasarruf yetkisi ve kimlik kontrolü

Yetki alanı dışı işlemde inceleme yalnız güncel tapu kaydına bakmakla sınırlı değildir. İşlemi gerçekleştiren birim şu kontrolleri yapar:

Taşınmazın tapu kaydını inceler.
Hak sahibinin belirlenmesi için gerekli tescile esas belgeleri inceler.
Azil durumunu elektronik ortamda kontrol eder.
Hak sahibini ve tasarruf yetkisini belirler.
Tescile esas belgelerdeki kimlik bilgileri ile MERNİS üzerindeki Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasının eşleşip eşleşmediğini kontrol eder.
Talebin sonuçlandırılması için başka kamu kurumlarıyla resmî yazışma gerekip gerekmediğini değerlendirir.

5.1. Eksik kayıt veya belge

Taşınmaza ilişkin kayıt ve belgeler eksikse işlemi gerçekleştiren birim eksiklikleri elektronik ortamda taşınmazın kayıtlı bulunduğu birimden ister. Eksik kayıt ve belgeleri TAKBİS’e yükleme görevi taşınmazın kayıtlı bulunduğu birime aittir.

Burada görev paylaşımı iki aşamalıdır:

Eksikliği fark eden ve tamamlanmasını isteyen: işlemi gerçekleştiren birim.
Eksik kaydı veya belgeyi TAKBİS’e yükleyen: taşınmazın kayıtlı bulunduğu birim.

5.2. Kimlik bilgilerinin eşleşmemesi

Tescile esas belgelerdeki kimlik bilgileri ile MERNİS üzerindeki Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası eşleşmiyorsa işlem yapılmaz. Bu durumda imza alınarak sonradan düzeltme yoluna gidilmez; uyumsuzluk giderilmeden işlem tamamlanamaz.

5.3. Resmî yazışma gereken hâller

Talebin sonuçlandırılması için başka kamu kurum veya kuruluşlarıyla resmî yazışma yapılması gerekiyorsa yazışmayı işlemi gerçekleştiren birim yürütür. Taşınmazın başka bir birimde kayıtlı olması, resmî yazışma görevini kayıtlı birime taşımaz.

6. Harç, döner sermaye ve işlem belgesinin düzenlenmesi

İşlemi gerçekleştiren birim:

Tapu harçlarının tahsilini sağlar.
Döner sermaye ücretinin tahsilini sağlar.
Emlak beyan değeri veya borcu bulunmadığına ilişkin yazıyı arar.

Hak sahibi ile tasarruf yetkisi belirlendikten ve kanuni engel bulunmadığı tespit edildikten sonra belgenin türü seçilir:

İşlem niteliği	Düzenlenecek belge
Akit yapılmasını gerektirmeyen işlem	Tescil veya terkin istem belgesi
Akit yapılmasını gerektiren işlem	Resmî senet

Belge taraflar ve işlemi gerçekleştiren personel tarafından imzalanır. İşlem yevmiye defterine kaydedilir. Resmî senet veya istem belgesine yevmiye tarihi, saati, dakikası ve numarası yazılır. İşlem türüne göre tapu senedi ve/veya ipotek belgesi taraflara verilir.

Vekâleten işlemde azil durumu, resmî senet veya istem belgesi imzalanmadan hemen önce elektronik ortamda yeniden kontrol edilir. Böylece başvuru sırasında mevcut olan temsil yetkisinin imza aşamasına kadar devam edip etmediği ayrıca değerlendirilir.

7. Yetki alanı dışı işlemde tescil, terkin ve arşivleme

7.1. Elektronik kayıt

İşlemi gerçekleştiren birim, TAKBİS üzerinde terkin veya tescil işlemini yapar. Düzenlenen tescil veya terkine ilişkin belgeler elektronik imza ile onaylanarak sisteme kaydedilir.

7.2. Kayıtlı birime bildirim ve fiziki kayıt

İşlemin yapıldığı, taşınmazın kayıtlı bulunduğu birime elektronik ortamda bildirilir. Kayıtlı birim, işlemi gerçekleştiren birimin kullandığı yevmiye numarasıyla fiziki terkin veya tescili yapar.

Yevmiye numarası karışıklığı önlemek için işlemin yapıldığı yıl/yevmiye numarası biçiminde yazılır. Böylece başka bir birimce verilen yevmiye numarasının hangi yıla ait olduğu açıkça gösterilir.

7.3. Arşivleme

Resmî senet, istem belgesi ve işleme esas diğer belgeler ilgili birimler tarafından Genel Müdürlüğün belirleyeceği usul ve esaslara göre arşivlenir.

7.4. Sorumluluk paylaşımı

İşlemi gerçekleştiren birim personeli	Taşınmazın kayıtlı bulunduğu birim personeli
Başvuruyu eksiksiz almak	Kayıt ve belgeleri doğru ve eksiksiz biçimde TAKBİS’e yüklemek
Hak sahibi ve tasarruf yetkisini belirlemek	Fiziki terkin veya tescili yapmak
Azil kontrolünü yapmak
Kanuni engel bulunmadığını tespit etmek
Resmî senet veya istem belgesini düzenlemek
Belgeleri doğru, eksiksiz ve zamanında elektronik imzayla sisteme kaydetmek
Arşivleme görevini yerine getirmek
Harç ve döner sermaye tahsilini sağlamak
TAKBİS terkin veya tescilini yapmak

Sorumluluk belirlenirken hatanın hangi aşamada ve hangi görev alanında oluştuğu önem taşır. Örneğin eksik bir belgenin kayıtlı birimce sisteme hiç yüklenmemesi ile işlemi gerçekleştiren birimin yüklenmiş belgeyi değerlendirmemesi aynı görev alanına ait değildir.

8. Tarafların farklı birimlerde bulunması modelinde yapılabilecek işlemler

Bu model kapsamında:

Satış,
Bağış,
Mal değişim işlemleri yapılabilir.

Satış ile ipoteğin tek işlem olarak yürütülmesi de mümkündür; ancak alıcı ile ipotek lehtarının aynı birimde bulunması gerekir. Bu koşul gerçekleşmiyorsa satış-ipotek talebi bu yöntemle tek işlem hâlinde tamamlanamaz.

Ayrıca tarafların aynı il sınırları içindeki farklı birimlerde bulunmasına dayanan talepler karşılanmaz. Farklı müdürlüklerde bulunmak tek başına yeterli değildir; birimlerin aynı il sınırları içinde olması bu özel yöntemin kullanılmasına engeldir.

9. Tarafların birimlere dağılımı ve başvuru düzeni

9.1. Birden fazla devreden

Mülkiyeti devreden taraf birden fazlaysa bütün devredenler başvuruyu aynı birime yapar. Devredenlerin farklı birimlere dağıtılması kabul edilmez.

9.2. Birden fazla devralan

Devralan tarafların aynı birimde bulunması esastır. Bununla birlikte devralanlardan biri veya birkaçı devredenle aynı birimde bulunabilir. Uygulamada taraf dağılımı kurulurken devredenler grubunun parçalanmaması ve devralanların düzenlemede izin verilen biçimde yerleştirilmesi gerekir.

9.3. Mal değişim işlemi

Mal değişiminde her taraf aynı anda hem devreden hem devralandır. Bu nedenle her iki tarafın da başvurusu alınır. Resmî senedi ilk başvurunun yapıldığı birim hazırlar ve bu birim, işlem akışında devredenin bulunduğu birim olarak kabul edilir.

9.4. Belgelerin sunulması

İşlem için gerekli belgeler başvurulan birime eksiksiz sunulur. Taraflardan biri veya her ikisi bakımından tanık ya da tercüman gerekiyorsa tanık ve tercümana ilişkin belgeler de başvuru anında ibraz edilir. Eksik tanık veya tercüman belgesinin yalnız imza saatinde getirilmesi yeterli değildir.

10. Resmî senedin hazırlanması ve randevu düzeni

Başvurudan sonra resmî senet hazırlanır. Resmî senedin düzenleme yeri bölümünde devreden ve devralanın bulunduğu birimlerin adları gösterilir. Senedin bu özel yöntem kapsamında düzenlendiği de belirtilir.

Resmî senedi hazırlayan birim, taraflara randevu saatini bildirir. İmza aşamasında tarafların kendi birimlerinde aynı anda hazır bulunması gerekir. Aynı anda hazır değillerse imzaları alınmaz.

Taraf imzaları birbirini izleyen biçimde alınır. Resmî senet yevmiye defterine kaydedilir ve işlem tamamlanıncaya kadar tarafların birimlerde bulunması esastır. Bu nedenle bir tarafın imzasını verip işlem tamamlanmadan birimden ayrılması, öngörülen çalışma düzeniyle bağdaşmaz.

11. Resmî senedin okunması, imzalanması, mühürlenmesi ve gönderilmesi

11.1. Okuma işlemi

Resmî senet, tarafların bulunduğu birimlerde görevlendirilen personel tarafından okunur. Okuma:

Müdürün veya görevlendirilen memurun gözetiminde,
İlgili tarafın huzurunda,
Varsa tanık ve tercüman huzurunda,
Yüksek sesle yapılır.

Taraflar dilerse resmî senedi kendileri de alıp okuyabilir. Bu imkân, görevli personelce yürütülen okuma ve imza sürecinin düzenini ortadan kaldırmaz.

11.2. Resmî senedi hazırlayan birimdeki işlem

Hazırlayan birimde bulunan taraf, resmî senede “okudum” yazarak imza atar.
Resmî senedi hazırlayan görevli personel imzalar.
Müdür veya müdürün yerine görevlendirilen memur imzalar.
Daire mührü vurulur ve müdürün imza yeri mühürlenir.
Belge elektronik imzayla elektronik ortama aktarılır.
Akdin diğer tarafının bulunduğu birime gönderilir.

11.3. Devralanın bulunduğu birimdeki işlem

Devralan taraf resmî senede “okudum” yazarak imza atar.
Görevli personel imzalar.
Müdür veya müdürün yerine görevlendirilen memur imzalar.
Daire mührü vurulur ve müdürün imza yeri mühürlenir.
Bütün imzalar tamamlanınca belge görevli personelce elektronik imzayla elektronik ortama aktarılır.
Resmî senedi hazırlayan birime gönderilir.

11.4. Yurt dışı birimler

Yurt dışı birimlerde resmî senedin ilgili kısımlarının tamamı görevli personel tarafından imzalanır ve mühürlenir.

12. Yevmiye öncesi son kontrol ve işlem sonucunun doğması

Resmî senedi hazırlayan birim, başvurudan sonra taşınmaz üzerine yeni bir kayıt gelip gelmediğini kontrol eder.

12.1. Yeni şerh, beyan veya azil gelmemişse

İşlem derhal yevmiye defterine kaydedilir. Resmî senede yevmiye tarihi, saati, dakikası ve numarası yazılır.

12.2. Yevmiye kaydından önce yeni şerh, beyan veya azil gelmişse

İşlem iptal edilir. Durum derhal devralanın bulunduğu birime bildirilir. Yeni kaydı görmezden gelerek önce yevmiye kaydı yapmak veya işlemi tamamlayıp sonradan değerlendirmek mümkün değildir.

12.3. Yevmiye kaydından sonra

İlgili birim tapu senedi veya ipotek belgesini taraflara verir.
Resmî senedi hazırlayan görevli personel tescili yapar.
İmzaları tamamlanan resmî senette yer alan “Tescil tarafımdan yapılmıştır” cümlesinin altına adını ve soyadını yazarak imzalar.

12.4. Islak imzalı asılların saklanması

İşleme katılan birimler, ellerindeki ıslak imzalı resmî senet asıllarının üzerine yevmiye numarası ve saatini yazar; bu asılları belirlenen biçimde fiziki olarak saklar. İmzaları tamamlanan resmî senet ayrıca tescili yapan personel tarafından elektronik imzayla elektronik ortama aktarılır ve fiziki olarak da saklanır.

12.5. İşlem aynı zamanda yetki alanı dışıysa

Tarafların farklı birimlerde bulunması yöntemiyle yapılan işlem, aynı zamanda taşınmazın kayıtlı olduğu sicil bölgesi dışında yürütülüyorsa tescil, terkin ve arşivleme bakımından yetki alanı dışı işlemlere özgü düzen uygulanır. Böylece taraf iradelerinin farklı birimlerde alınmasına ilişkin süreç ile kayıtlı birime bildirim ve fiziki tescil süreci birlikte işler.

13. Tarafların farklı birimlerde bulunması modelinde sorumluluk paylaşımı

13.1. Başvurunun yapıldığı birim personeli

Başvurunun yapıldığı birim personeli şu alanlardan sorumludur:

Başvuruyu eksiksiz almak.
Hak sahipliğini ve tasarruf yetkisini belirlemek.
Azil kontrolünü yapmak.
Kanuni engel bulunup bulunmadığını tespit etmek.
Resmî senedi hazırlamak.
Tarafların aynı anda birimlerde bulunması için randevu saatini bildirmek.
Tapu harcı ve döner sermaye ücretinin tahsilini sağlamak.
Resmî senedi tarafına okuyarak imzaları eksiksiz almak.
Belgeyi elektronik ortamda devralanın bulunduğu birime göndermek.
İmzaları tamamlanmış resmî senedi kontrol ederek yevmiye defterine kaydetmek.

13.2. Devralanın bulunduğu birim personeli

Devralanın bulunduğu birim personeli şu alanlardan sorumludur:

Devralanın kimliğini tespit etmek.
Devralanın tasarruf ehliyetini kontrol etmek.
Azil kontrolünü yapmak.
Resmî senedi devralana okumak.
İmzaları eksiksiz almak.
İmzalı belgeyi derhal elektronik ortama aktararak başvurunun yapıldığı birime göndermek.

Sorumluluk değerlendirmesinde “işleme iki birim de katıldı” biçimindeki genel yaklaşım yeterli değildir. Hangi kontrolün hangi birime verildiği ayrı ayrı belirlenmelidir.

14. Yurt dışı birimler, ret ve itiraz

14.1. Yurt dışı birimlerde belge gönderimi

Yurt dışı birimlerde düzenlenen ıslak imzalı resmî senet veya istem belgesi ile işleme esas diğer belgeler taşınmazın kayıtlı bulunduğu birime gönderilir.

14.2. Ret yetkisi ve kayda belirtme

Talep konusu işlem, işlemi gerçekleştiren birim tarafından reddedilebilir. Ret kararı verildiğinde ret kararının varlığı, ret tarihi ve yevmiye numarası beyanlar sütununda gösterilir.

14.3. İtiraz mercii

Ret kararına yapılan itiraz, işlemi gerçekleştiren birimin bağlı bulunduğu bölge müdürlüğünce incelenir. Taşınmazın kayıtlı olduğu müdürlüğün bağlı bulunduğu bölge müdürlüğü, sırf kayıt yeri nedeniyle itiraz mercii hâline gelmez.

14.4. Ret nedenleri giderilmeden yeni işlem yapılamaması

Ret nedenleri giderilmeden, reddedilen tapu işlemi herhangi bir birim tarafından yapılamaz. Başka bir birime başvurmak ret kararının etkisini ortadan kaldırmaz.

15. Elektronik güvenlik ve belge dolaşımı

Elektronik ortamın güvenliği, sistemin kesintisiz çalışması, işlem sürekliliği ve yetkisiz erişimin engellenmesi için gerekli tedbirler Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığınca alınır. Elektronik belgelerin değiştirilmesini veya aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyici teknik tedbirler de aynı kapsamda yürütülür.

İşlem bakımından uyulması gereken temel güvenlik kuralları şunlardır:

Bilgi ve belgelerin elektronik ortamda gönderilmesinde TAKBİS veri tabanı kullanılır.
Elektronik yazışmalar resmî yazışma kurallarına ve güvenlik önlemlerine uygun biçimde güvenli elektronik imzayla yapılır.
Belgeler elden takip edilemez.

Bu nedenle bir tarafın veya görevlinin imzalı belgeyi bir birimden diğerine fiziken götürmesi, elektronik gönderim düzeninin yerine geçmez.

16. Genel Müdürlüğün belirleme yetkisi ve hüküm bulunmayan hâller

Yönetmelik kapsamındaki akitli ve akitsiz işlemleri, taşınmazları, tarafların farklı birimlerde bulunması hâlinde yapılabilecek mülkiyet devri sözleşmelerini ve işlemi gerçekleştirecek birimleri belirleme yetkisi Genel Müdürlüğe aittir.

Düzenlemede açık hüküm bulunmayan durumlarda şu düzenlemeler uygulanır:

Türk Medeni Kanunu,
Tapu Kanunu,
Tapu Sicili Tüzüğü,
Tapu Müdürlüklerince Düzenlenen Resmî Senetlere İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik.

Bu tamamlayıcı düzenlemeler, açıkça düzenlenmiş bir usulün yerine başka bir yöntem seçmek için değil, boşluk bulunan hâllerde başvurulmak üzere öngörülmüştür.

17. Vekâletnameler bakımından tarih sınırı

21 Kasım 2023 tarihinden önce düzenlenmiş vekâletnamelerle yetki alanı dışı tapu işlemi yapılamaz. Tarih sınırı, vekâletnamenin düzenlenme tarihine ilişkindir.

Bu kural yalnız tarih yönünden değerlendirme yapar. 21 Kasım 2023 veya sonrasında düzenlenmiş bir vekâletnamenin işlemde kullanılabilmesi için diğer geçerlilik, kapsam ve azil kontrollerinin de olumlu olması gerekir.

18. Yürürlük değişikliği

Daha önce yetki alanı dışında kayıtlı taşınmazlara ilişkin işlemleri düzenleyen 2011 tarihli yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır. Yeni düzenleme yayımlandığı tarihte yürürlüğe girmiştir ve hükümleri Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün bağlı bulunduğu Bakan tarafından yürütülür.

19. Karar mantığı

19.1. Yetki alanı dışı işlem için kısa karar dizisi

Taşınmaz başvurulan birimin tapu sicili bölgesi dışında mı kayıtlı?
İşlem, resmî yazışma yoluyla yapılan veya öncesinde kadastro tescil bildirimi gereken bir işlem mi?
Hak sahibinin talebi var mı?
İşlemin yapılmasına kanuni engel bulunuyor mu?
Gerekli bütün kişiler veya temsilciler imza sırasında aynı birimde mi?
Tapu kaydı, tescile esas belgeler ve azil durumu incelendi mi?
Eksik kayıt veya belge varsa kayıtlı birimce TAKBİS’e yüklendi mi?
Hak sahibi, tasarruf yetkisi ve kimlik eşleşmesi doğrulandı mı?
Harç, döner sermaye ve gerekli emlak yazısı tamam mı?
İşleme göre istem belgesi veya resmî senet düzenlendi mi?
Vekâleten işlemse imzadan hemen önce azil kontrolü yapıldı mı?
TAKBİS tescil/terkin, kayıtlı birime bildirim, fiziki kayıt ve arşivleme tamamlandı mı?

19.2. Tarafların farklı birimlerde bulunması için kısa karar dizisi

Talep satış, bağış veya mal değişim işlemine mi ilişkin?
Satış-ipotek tek işlem isteniyorsa alıcı ile ipotek lehtarı aynı birimde mi?
Tarafların birimleri aynı il sınırları içinde mi? Aynı il içindeyse bu yöntem kullanılmaz.
Birden fazla devreden varsa tamamı aynı birimde mi?
Devralanların birim dağılımı izin verilen yapıda mı?
Mal değişimi ise iki tarafın başvurusu alındı mı ve ilk başvuru birimi belirlendi mi?
Bütün belgeler, tanık ve tercüman belgeleri başvuruda sunuldu mu?
Resmî senette iki birimin adı ve özel düzenleme bilgisi yer alıyor mu?
Taraflara aynı saate randevu verildi mi?
Taraflar aynı anda birimlerinde hazır mı?
Okuma, “okudum” ibaresi, imzalar, mühürler ve elektronik aktarımlar doğru sırada mı?
Yevmiye öncesinde yeni şerh, beyan veya azil kontrol edildi mi?
Yeni kayıt yoksa yevmiye, tescil, belge teslimi ve arşivleme tamamlandı mı?
İşlem aynı zamanda yetki alanı dışıysa kayıtlı birime bildirim ve fiziki kayıt süreci uygulandı mı?

20. Çözümlü uygulamalar

Uygulama 1 — Eksik kayıt belgesi

Olay: Taşınmaz başka bir tapu sicili bölgesinde kayıtlıdır. Başvurulan birim, hak sahibini belirlemek için gerekli eski tescil belgesinin TAKBİS’te bulunmadığını görür.

Belirleyici bilgi: Eksiklik, taşınmazın kayıt ve belgelerine ilişkindir.

Uygulanacak yol: İşlemi gerçekleştiren birim eksikliğin tamamlanmasını elektronik ortamda kayıtlı birimden ister. Kayıtlı birim belgeyi TAKBİS’e yükler.

Sonuç: Belge yüklenmeden hak sahipliği değerlendirmesi tamamlanmış sayılmaz. İşlemi yapan birim belgeyi kendisi üretmez; kayıtlı birimden tamamlanmasını ister.

Uygulama 2 — Kimlik numarası uyumsuzluğu

Olay: Tescile esas belgede hak sahibine ait kimlik bilgileri ile MERNİS’teki Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası eşleşmemektedir.

Belirleyici bilgi: Uyumsuzluk tescile esas belge ile MERNİS arasındadır.

Uygulanacak kural: Eşleşme yoksa işlem yapılmaz.

Sonuç: Tarafın sözlü beyanı veya imza vermesi uyumsuzluğu gidermez. Kimlik eşleşmesi sağlanmadan işlem tamamlanamaz.

Uygulama 3 — Birden fazla temsilci

Olay: Yetki alanı dışı satışta iki paydaş ayrı vekillerle temsil edilmektedir. Vekillerden biri sabah, diğeri öğleden sonra imza vermek istemektedir.

Belirleyici bilgi: İşlemin tamamlanması için iki temsilcinin irade beyanı gereklidir.

Uygulanacak kural: Gerekli kişilerin veya temsilcilerin tamamı imza sırasında işlemi gerçekleştiren birimde birlikte hazır bulunur.

Sonuç: Ayrı saatlerde imza alınarak işlem tamamlanamaz.

Uygulama 4 — Satış ve ipotek

Olay: Satıcı bir birimde, alıcı ikinci birimde, ipotek lehtarı üçüncü birimdedir. Satış ile ipoteğin tek işlem olarak yapılması istenmektedir.

Belirleyici bilgi: Alıcı ile ipotek lehtarı aynı birimde değildir.

Uygulanacak kural: Satış-ipotek talebinin tek işlem olması için alıcı ile ipotek lehtarının aynı birimde bulunması gerekir.

Sonuç: Talep bu dağılımla tek işlem olarak yürütülemez.

Uygulama 5 — Aynı ilde farklı müdürlükler

Olay: Devreden ve devralan aynı ilin farklı ilçelerindeki tapu müdürlüklerindedir.

Belirleyici bilgi: Birimler farklı olmakla birlikte aynı il sınırları içindedir.

Uygulanacak kural: Aynı il sınırları içindeki farklı birimlerden gelen talepler karşılanmaz.

Sonuç: Tarafların farklı birimlerde bulunması yöntemi bu olayda kullanılamaz.

Uygulama 6 — Yevmiye öncesi yeni beyan

Olay: Taraflar imzalarını tamamlamış, ancak işlem henüz yevmiye defterine kaydedilmemiştir. Bu sırada taşınmaza yeni bir beyan gelmiştir.

Belirleyici bilgi: Yeni beyan yevmiye kaydından önce gelmiştir.

Uygulanacak kural: Yevmiye öncesinde yeni şerh, beyan veya azil gelirse işlem iptal edilir ve devralanın bulunduğu birime derhal bildirilir.

Sonuç: İmzaların tamamlanmış olması işlemi korumaz; yevmiye öncesindeki yeni kayıt iptal sonucunu doğurur.

Uygulama 7 — Vekâletname tarihi

Olay: Yetki alanı dışı işlem için sunulan vekâletname 20 Kasım 2023 tarihinde düzenlenmiştir.

Belirleyici bilgi: Düzenlenme tarihi 21 Kasım 2023’ten öncedir.

Uygulanacak kural: Bu tarihten önce düzenlenmiş vekâletnamelerle yetki alanı dışı işlem yapılamaz.

Sonuç: Vekâletnamenin başka yönlerden geçerli olması tarih engelini kaldırmaz.

21. Karşılaştırmalı olaylar

Olay çifti 1 — Aynı yerde bulunma biçimi

Birinci olay: Taşınmaz başka bölgede kayıtlıdır; iki malik aynı başvurulan birimde birlikte imza verir. Yetki alanı dışı işlem düzenine uygundur.
İkinci olay: Aynı işlemde maliklerden biri sabah, diğeri öğleden sonra gelir. Gerekli kişiler imza sırasında birlikte bulunmadığından işlem bu biçimde tamamlanamaz.

Sonucu değiştiren koşul: İrade beyanı gereken kişilerin imza sırasında birlikte hazır bulunması.

Olay çifti 2 — Farklı birimler ve il sınırı

Birinci olay: Taraflar farklı illerdeki birimlerdedir. Diğer koşullar da varsa özel yöntem değerlendirilebilir.
İkinci olay: Taraflar aynı ilin farklı birimlerindedir. Talep karşılanmaz.

Sonucu değiştiren koşul: Birimlerin aynı il sınırları içinde bulunup bulunmaması.

Olay çifti 3 — Başvurudan sonra gelen kayıt

Birinci olay: Yeni beyan yevmiye kaydından önce gelir. İşlem iptal edilir.
İkinci olay: Yevmiye kaydı tamamlandıktan sonra belge teslimi aşamasına geçilir. Yönetmelikteki yevmiye öncesi iptal kuralı artık aynı şekilde uygulanmaz.

Sonucu değiştiren koşul: Yeni kaydın yevmiye defterine kayıt öncesinde mi, sonrasında mı geldiği.

22. Karıştırılabilecek ayrımlar

İşlemi gerçekleştiren birim / taşınmazın kayıtlı bulunduğu birim: İlki elektronik işlem ve esas incelemeyi; ikincisi kayıt-belge yükleme ile fiziki tescil/terkini yürütür.
TAKBİS tescil/terkini / fiziki tescil/terkin: Biri elektronik sistemde, diğeri tapu kütüğünde yapılır.
Yetki alanı dışı işlemde birlikte hazır bulunma / farklı birimler modelinde eş zamanlı hazır bulunma: İlkinde aynı birimde birlikte; ikincisinde ayrı birimlerde aynı anda bulunma aranır.
Başvuru birimi / devralanın bulunduğu birim: Resmî senet, randevu, harç ve yevmiye ağırlıklı sorumluluk başvuru biriminde; devralanın kimlik, ehliyet, okuma ve imza süreci devralanın birimindedir.
Başvuru sonrası imza tamamlanması / yevmiye kaydı: İmzaların bitmesi tek başına işlemi yeni şerh, beyan veya azle karşı korumaz; yevmiye öncesi kontrol devam eder.
Elektronik gönderim / elden takip: TAKBİS ve güvenli elektronik imza esastır; elden belge taşıma alternatif değildir.
21 Kasım 2023 tarih sınırı / diğer vekâlet kontrolleri: Tarih engelinin bulunmaması, vekâletin kapsamı ve azil yönünden ayrıca uygun olduğu anlamına gelmez.

23. Hızlı tekrar

Konu iki ayrı modeli içerir: taşınmazın başka sicil bölgesinde olması ve tarafların farklı birimlerde bulunması.
Resmî yazışma yoluyla yapılan işlemler ile öncesinde kadastro tescil bildirimi gereken işlemler kapsam dışındadır.
Yetki alanı dışı işlem, hak sahibinin talebi ve kanuni engel bulunmaması şartıyla yürütülür.
Birden fazla irade beyanı gerekiyorsa gerekli kişiler veya temsilciler imza sırasında aynı birimde birlikte bulunur.
Eksik kayıt ve belgeleri kayıtlı birim TAKBİS’e yükler; esas incelemeyi işlemi gerçekleştiren birim yapar.
Kimlik bilgileri ile MERNİS Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası eşleşmiyorsa işlem yapılmaz.
Akitli işlemde resmî senet, akitsiz işlemde istem belgesi düzenlenir.
TAKBİS tescil/terkini işlemi yapan birimce, fiziki tescil/terkin kayıtlı birimce yapılır.
Farklı birimler modelinde satış, bağış ve mal değişimi yapılabilir.
Satış-ipotek tek işlem olacaksa alıcı ile ipotek lehtarı aynı birimde bulunur.
Aynı il sınırları içindeki farklı birim talepleri karşılanmaz.
Devredenler birden fazlaysa aynı birime başvurur; mal değişiminde iki tarafın da başvurusu alınır.
Taraflar imza saatinde kendi birimlerinde aynı anda hazır bulunur.
Yevmiye öncesi yeni şerh, beyan veya azil gelirse işlem iptal edilir ve devralanın birimine bildirilir.
Ret nedenleri giderilmeden aynı işlem başka bir birimde yapılamaz.
Belgeler TAKBİS üzerinden güvenli elektronik imzayla gönderilir; elden takip edilemez.
21 Kasım 2023’ten önce düzenlenmiş vekâletnamelerle yetki alanı dışı işlem yapılamaz.

24. Mini yoklamalar

Mini yoklama 1

Yetki alanı dışı işlemde taşınmaza ait eksik kayıt belgesini TAKBİS’e hangi birim yükler?

Mini yoklama 2

Tarafların farklı birimlerde bulunması yönteminde aynı il içindeki iki farklı tapu müdürlüğü kullanılabilir mi?

Mini yoklama 3

Resmî senedin imzaları tamamlandıktan, fakat yevmiye kaydından önce taşınmaza yeni bir azil gelirse ne yapılır?

Mini yoklama 4

Satış ve ipoteğin tek işlem olarak yürütülebilmesi için alıcı ile ipotek lehtarı bakımından hangi yer koşulu aranır?

Mini yoklama 5

20 Kasım 2023 tarihli vekâletnameyle yetki alanı dışı tapu işlemi yapılabilir mi?

Mini yoklama cevapları

Taşınmazın kayıtlı bulunduğu birim yükler.
Hayır. Aynı il sınırları içindeki farklı birim talepleri karşılanmaz.
İşlem iptal edilir ve durum derhal devralanın bulunduğu birime bildirilir.
Alıcı ile ipotek lehtarının aynı birimde bulunması gerekir.
Hayır. 21 Kasım 2023 tarihinden önce düzenlenmiş vekâletnamelerle yetki alanı dışı işlem yapılamaz.