Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri GYS konu anlatımı

Oku · Anla · Pekiştir

Konu anlatımı

Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri

Tapu müdürlüğündeki bir işlem, yalnızca hukuki sonucun hazırlanmasından ibaret değildir. Başvurunun doğru birimce karşılanması, belgelerin hangi derinlikte inceleneceğinin belirlenmesi, işin adil biçimde personele dağıtılması, eksikliklerin uygun yöntemle tamamlattırılması, işlemin kontrol edilmesi, tarafların imzalarının alınması ve işlem belgelerinin arşivlenmesi birbirine bağlı aşamalardır. Bu konu, söz konusu aşamaların kim tarafından ve hangi sınırlar içinde yürütüleceğini; ayrıca müdürün bazı işlem yetkilerini müdür yardımcılarına devretmesinin yöntemini ve sonuçlarını açıklar.

Öğrenme hedefleri

Bu dersi tamamlayan kişi:

Tapu müdürlüklerinin gruplandırılmasının iş akışı ve yetki devrine etkisini ayırt eder,
Temel belge incelemesi ile ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolünü birbirinden ayırır,
Danışma, başvuru ve işlem servislerinin görev sınırlarını doğru belirler,
Web Tapu ve fiziki başvurularda eksik ya da hatalı bilgi ve belgeler için uygulanacak yolu seçer,
Otomatik ve manuel havale süreçlerini, sıra ihlali ve havale düzeltmesi gereken durumları uygular,
Kısıtlayıcı ve yasaklayıcı şerhlerin başvurunun alınmasına etkisini değerlendirir,
İşlem servisi, işlem destek personeli ve başvurunun yapıldığı müdürlük personeli arasındaki sorumluluk paylaşımını açıklar,
Süreli eksiklik, bekleme ve iptal süreçlerini birbirinden ayırır,
Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen taleplerin başvuru, belge, kısıtlama ve ödeme düzenini uygular,
Müdür ile yetkili müdür yardımcısı arasındaki görüş ayrılığında izlenecek yolu belirler,
Yetki devrinin yöntemini, süresini, sınırlarını ve türlerini ayırt eder,
Yevmiye defteri, imza alma, işlem belgesinin imzalanması ve arşivleme aşamalarını doğru sıraya koyar.

1. İş akışının amacı ve müdürlüklerin gruplandırılması

Düzenlemenin temel amacı, tapu müdürlüklerinde iş akışı ve yetki devri bakımından ortaya çıkan farklılıkları azaltmak; işlemleri belirli standartlara bağlamak; başvuruların otomatik havale sistemiyle dağıtılmasını, işlem destek sistemini ve Kurumsal Kalite Yönetim Sistemini uygulamaktır.

Tapu müdürlükleri, bulundukları il veya ilçenin nüfusu, sosyoekonomik yapısı ve tapu işlem yoğunluğu dikkate alınarak dört gruba ayrılır. Grupları belirleme ve değiştirme yetkisi Genel Müdürlüğe aittir. Bölge müdürlüklerinin teklifleri bu değerlendirmede dikkate alınabilir.

1.1. Grupların yetki devrine etkisi

Müdürlük grubu	Yetki devri bakımından temel yaklaşım
1. grup	Yetki devri yapılır.
2. grup	Yetki devri yapılır.
3. grup	İş yoğunluğu, dönemsel yoğunluk ve personel profili değerlendirildikten sonra bölge müdürlüğü karar verir.
4. grup	Yetki devri yapılmaz.

Bu ayrım, yalnızca müdürlüğün büyüklüğünü ifade etmez; yetki devrinin zorunlu, değerlendirmeye bağlı veya yasak olduğu rejimi belirler.

1.2. Danışma birimi ve sıramatik bakımından gruplar

Danışma birimi 1. grup müdürlüklerde zorunludur.
1. Grup müdürlüklerde sıramatiğin; 2. ve 3. grup müdürlüklerde ise danışma birimi ile sıramatiğin bulunup bulunmayacağını bölge müdürlüğü değerlendirir.
1. Grup müdürlüklerde danışma birimi bulunmaz.
Başvuru veya danışma biriminin oluşturulması ya da sıramatik veya işlem izleme monitörünün kurulması fiziken mümkün değilse, bölge müdürlüğünün teklifi üzerine Tapu Dairesi Başkanlığı bunların oluşturulmamasına veya kurulmamasına karar verebilir.

Burada iki ayrı karar düzeyi vardır: Müdürlük grubunun genel sonucu ile somut fiziki imkânsızlığın giderilmesine ilişkin özel karar birbirine karıştırılmamalıdır.

1.3. Yetki devri yapılmış müdürlüklerde bazı belgelerin imzası

Yetki devri yapılmış olsa bile üst makamlarla yapılacak yazışmalar ile resmî belgeye dayanan haciz, kamu haczi ve benzeri taleplerin reddi dışındaki ret kararları, işlemi hazırlayan personel ve yetkili müdür yardımcısı tarafından paraflanır; mutlaka müdür tarafından imzalanır. Böylece yetki devri, belirtilen yazışma ve ret kararlarında müdürün imza sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

1.4. Müdür ile yetkili müdür yardımcısı arasında görüş ayrılığı

Bir işlemin yapılıp yapılmayacağı konusunda müdür ile yetki devri yapılan müdür yardımcısı arasında görüş ayrılığı doğarsa müdür:

O işleme özgü işlem yetkisini üzerine alabilir veya
Konuya ilişkin yazılı emir vererek işlemi sonuçlandırabilir.

Yazılı emre ilişkin diğer mevzuat hükümleri saklıdır. Görüş ayrılığının sürekli hâle gelmesi ise tek bir işlemdeki çözümden farklı bir idari süreci doğurur; bu durum ileride ayrıca ele alınacaktır.

2. Temel kavramlar ve inceleme derinliği

İş akışında en önemli ayrımlardan biri, belgeye ilk bakışta yapılan şekli kontrol ile işlemin hukuken yapılabilirliğini belirleyen ayrıntılı kontrol arasındadır.

2.1. Temel belge incelemesi

Temel belge incelemesi, talep edilen işleme ilişkin belgelerin şekil yönünden genel olarak incelenmesidir. Bu aşamada belgenin türü, düzenleme biçimi, imza, fotoğraf, sayı veya numara, mühür gibi görünür unsurların bulunup bulunmadığı kontrol edilir.

Örneğin vekâletnamede:

Düzenleme şeklinde olup olmadığı,
İmzanın bulunup bulunmadığı,
Fotoğraf, sayı veya numara ile mühür gibi şekli unsurların varlığı temel belge incelemesine girer.

Buna karşılık vekâletnamenin:

Tasarruf yetkisi verip vermediği,
Süresi,
Kapsamı,
Yetki sınırı,
Tevkil yetkisi,
Azil durumu,
Ayrıntılı incelemeyle ortaya çıkabilecek sahtecilik belirtileri temel belge incelemesinin konusu değildir.

2.2. Ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolü

Ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolü, başvuru alındıktan sonra işlemin havale edildiği ve işlem kontrolünü yapan personel tarafından TAKBİS ve tapu sicili üzerinde gerçekleştirilen ayrıntılı incelemedir. Amaç, işlem sahiplerinin tasarruf yetkisine dayanak olan belgeleri hem şekil hem içerik yönünden değerlendirmektir.

Vekâletnamenin tasarruf yetkisi, süresi, kapsamı, yetki sınırı, tevkil yetkisi ve azil durumu ile tescile esas belgelerdeki kimlik bilgilerinin karşılaştırılması bu aşamaya girer.

2.3. İki inceleme arasındaki belirleyici fark

Ölçüt	Temel belge incelemesi	Ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolü
Zaman	Başvurunun alınması ve ilk değerlendirme aşaması	Başvuru alındıktan ve işlem havale edildikten sonra
Derinlik	Genel ve şekli	Şekil ve içerik yönünden ayrıntılı
Örnek	İmza, fotoğraf, mühür, numara var mı?	Vekâlet satış yetkisini kapsıyor mu, süresi geçmiş mi, azil var mı?
Temel sonuç	Başvurunun şeklen alınabilir olup olmadığı	İşlemin tasarruf yetkisi bakımından hazırlanabilir olup olmadığı

Bu ayrım görev sınırını da belirler. Başvuru birimi personelinin şekli inceleme yapması, ayrıntılı tasarruf yetkisini de onayladığı anlamına gelmez.

2.4. Başvuru belgesi, eksik veya hatalı belge ve bilgi

Başvuru belgesi: TAKBİS üzerinden oluşturulan belgedir. Web Tapu üzerinden oluşturulan başvurulardaki belgeler bunun eki olarak sisteme taranır.
Eksik veya hatalı belge: Talep edilen işleme ilişkin belgelerde eksiklik ya da hata bulunmasıdır.
Eksik veya hatalı bilgi: Talep edilen işleme ilişkin bilgilerde eksiklik ya da hata bulunmasıdır.

Belge ile bilgi ayrımı önemlidir. Bir vekâletnamenin hiç sunulmaması belge eksikliği; tarafın telefon numarasının yanlış yazılması ise bilgi hatasıdır.

3. Danışma birimi

Danışma birimi, talep sahibinin müdürlüğe ilk girişte karşılaştığı yönlendirme birimidir. Sıramatik uygulanıyorsa sıra numarası da burada verilir.

3.1. İşlem talebinde görev

Danışma birimi:

İşleme yönelik hukuki veya ayrıntılı belge kontrolü yapmaz,
Başvuranın sunduğu kimlik belgesini inceleyerek ibraz edilen belgeler üzerinden kimlik kontrolü yapar,
Sıra numarası verir,
İlgilileri başvuru birimine yönlendirir.

Danışma biriminin görevi, işlem hakkında karar vermek değil; doğru kişiyi doğru sürece yönlendirmektir.

3.2. Bilgi ve belge taleplerinde görev

Hak sahipleri ile ilgisini inanılır kılan kişilerin bilgi ve belge istemlerine ilişkin süreçleri yönlendirir ve bu başvuruları karşılar.

3.3. Halkla ilişkiler görevi

İşlemi başlatılan vatandaş ile işlemi yapan personel arasında bağlantı ve eşgüdüm sağlar; vatandaşların tapu işlemlerine ilişkin sorularını cevaplandırır. İdarenin hizmetlerini, erişim ve iletişim bilgilerini tanıtan broşürler danışma ortamında gösterilebilir.

3.4. Danışma birimi bulunmaması

Danışma birimi bulunmayan müdürlüklerde danışma biriminin görevleri başvuru birimince yürütülür. Başvuru birimi de bulunmuyorsa bu görevleri müdür veya vekili yerine getirir.

4. Başvuru birimi

Başvuru birimi, danışma birimi bulunan müdürlüklerde sıra numarası alan işlem sahiplerinin yönlendirildiği; danışma birimi bulunmayan müdürlüklerde ise işlem sahipleriyle ilk muhatap olan birimdir.

4.1. Ortak veya ayrı yapılanma

Aynı binada hizmet veren müdürlüklerde fiziki mekân uygunsa danışma ve başvuru birimleri ortak kurulabilir. Bu alanda çalışacak personel, ilgili müdürlükler ile bağlı olunan bölge müdürlüğünün koordinasyonuyla belirlenir. Sıramatik ve TAKBİS personel yetkilendirmelerinin ortak kullanıma uygun hâle getirilmesi Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı tarafından sağlanır.

Elektronik ortamda yapılıp web başvuru ekranına düşen başvuruların, talebe bağlı diğer başvurulardan önce görevli personele havale edilmesi ve tamamlanması esastır.

4.2. Başvuru personelinin inceleme sınırı

Başvuru birimi personeli:

Fiziksel veya elektronik belgelerin işleme esas belgelerden olup olmadığını,
Gerekli yetkinin genel olarak bulunup bulunmadığını şekli yönden inceler.

Buna karşılık:

Ayrıntılı tasarruf yetkisi,
İlgililerin nihai kimlik tespiti,
Sicil kayıtlarından kaynaklanan hatalar başvuru birimi personelinin görev alanına girmez.

4.3. Havalede adalet ve iş dağılımı

Başvuru birimi sorumlusu, başvuruları belge incelemesi yapmadan; işlemin niteliği, personelin mevcut iş yükü, tecrübesi ve yetişme ihtiyacı gibi somut unsurları dikkate alarak işlem servisindeki personele adil biçimde havale eder.

Başvuru birimi sorumlusu ile müdür:

Havalelerin adil ve düzenli dağıtılmasından birlikte sorumludur,
Raporlu veya izinli personeli dikkate alır,
Çok sayıda işlemi olan bir kişinin bütün işlerinin aynı personele verilmemesine özen gösterir,
Yetkili müdür yardımcılarıyla koordinasyon sağlar.

Yetki devri yapılmış olması, müdürün koordinasyon, denetim ve personeli yetiştirme sorumluluğunu kaldırmaz.

Başvuru birimi sorumlusunca havalesi yapılan işlemlere ait fiziki belgeler, gecikmeye yol açılmadan işlemi yürütecek personele ulaştırılır.

4.4. Vatandaşla temas ve kayıt doğruluğu

Başvuru birimi personeli:

Güler yüzlü davranmalı,
Yeterli açıklama yapmalı,
Kıyafet kurallarına uymalı,
İsim ve unvanını gösteren yaka kartını sürekli takmalı,
İşleme ilişkin bilgi ve belgelerde eksiklik veya hata bulunmamasını izlemeli,
Birlikte başvuruda TAKBİS'teki takyidatların kabulüne ilişkin beyanı almalı,
Tarafların telefon, imza ve adres bilgilerini başvuru belgesine işlemeli,
Başvuru belgesini tam ve doğru doldurmalı,
Başvurunun yetkili kişilerce yapılmasını sağlamalıdır.

Sisteme gerçek işlem sahiplerinin telefon numaraları girilir. Emlakçı veya iş takipçisinin telefon numarası tarafın numarası olarak yazılmaz.

Başvuru birimindeki işleyişin kontrol ve koordinasyonundan birim sorumlusu ile müdür birlikte sorumludur. Dördüncü grup müdürlüklerde bu hususların tamamından müdür sorumludur.

4.5. Çevrim içi randevu

Çevrim içi randevu sistemi üzerinden yapılan başvurular sıra numarası alınmadan doğrudan başvuru birimine yönlendirilir. Sistemde girilmiş veriler, zaman kaybını önlemek için başvuru ekranına aktarılır.

5. Tapu müdürlüğüne başvuru yolları

5.1. Web Tapu üzerinden oluşturulan başvurular

Web Tapu başvurularındaki eksik veya hatalı bilgi ve belgelerin başvuru birimi tarafından mı yoksa işlemin havale edildiği personel tarafından mı inceleneceğine müdür; personel durumu, iş ve işlem kapasitesine göre karar verir. Bu karar bölge müdürlüğüne yazıyla bildirilir.

Eksik veya hatalı bilgi ve belge kontrolü, TAKBİS başvuru belgeleri ekranındaki ilgili alan üzerinden yürütülür.

5.2. Fiziki başvurular

Fiziki başvuruda:

İşlem tanımında zorunlu belge asılları başvuru aşamasında istenir,
Tarafların telefon, imza ve adres bilgileri başvuru belgesine işlenir,
Gerekli açıklamalar yapılır,
Temel belge incelemesiyle eksiklik kontrol edilir.

Belge eksikse başvuru alınmaz. İşlem sahibi eksiklik veya hata konusunda bilgilendirilir; tamamladıktan sonra yeni başvuru numarası alması için yönlendirilir.

Başka kurumlardan elektronik ortamda alınması gereken belgelerin ayrıca fiziki olarak istenmemesine dikkat edilir.

6. Başvuruların havalesi

Başvurular, başvuru birimi tarafından veya otomatik havale sistemi üzerinden işlemi yapacak personele gönderilir.

6.1. Otomatik havale sisteminin amacı

Sistem:

İşleri başvuru sırasına göre dağıtmayı,
İşlem türlerine ağırlık puanı vermeyi,
İş yükünü personele dengeli biçimde paylaştırmayı amaçlar.

Personelin hangi işlemden kaç puan aldığı ve belirli tarihlerde toplam iş puanı görüntülenebilir.

Sistemin çalışması için personel iş çeşitlerine göre gruplandırılır; yetki devri yapılan müdürlüklerde belirli bir müdür yardımcısına bağlanır. Müdür, gruplandırmayı ve yetkili müdür yardımcısı seçimini değiştirebilir.

6.2. Müdürün günlük kontrolü ve sistemin geçici kapatılması

Müdür, izin ve rapor gibi durumları günlük değerlendirerek personelin otomatik havale sistemine eklenmesini veya sistemden çıkarılmasını takip eder.

Müdürlükteki iş yoğunluğu ve personel durumu gerektiriyorsa müdür sistemi mesai içinde devre dışı bırakabilir. Bu durumda:

Kapatma nedeni açıklanır,
Başvurular manuel olarak havale edilir.

Bir işlem türü hiçbir memurda tanımlı değilse veya bu işlem türünün tanımlı olduğu memur sistemde aktif değilse başvuru otomatik havale edilemez. Havalesiz kalan başvuru sorgulanır ve manuel havale edilir.

6.3. Başvuru sırası ve havale düzeltmeleri

Personele havale edilen işler başvuru sırasına göre hazırlanır. Önceki bir işlemde eksiklik bulunması veya başka haklı nedenle sonraki işleme başlanması gerekirse sıra ihlali ekranına açıklama girilir.

İşlemi hazırlayan veya kontrol grubundaki kullanıcı değiştirilecekse havale bilgileri düzeltme ekranında ihlal açıklaması girilir.

Başvuru ekranındaki taraf telefon bilgisi, başvuru yetkisi bulunan kullanıcılarca ancak ihlal açıklaması girilerek değiştirilebilir. Sıra, havale, kullanıcı ve başlama şekli gibi konulardaki ihlal kayıtları ilgili yönetici işlevlerinden izlenir.

Entegre sistemlerden gelen başvuruda işlem başlama şekli yanlış seçilmişse başvuru iptal edilmez. Uygun ihlal açıklaması girilerek başlama şekli değiştirilir ve başvuru doğrudan işlemi yapacak personele havale edilir.

Web Tapu başvurularındaki eksikliklerin takibini başvuru biriminin mi yoksa işlemi hazırlayan personelin mi yapacağına müdür karar verir. Takibin başvuru birimince yapılmasına karar verilmişse başvuru bu birimdeki personele manuel havale edilir.

6.4. Web Tapu başvurusunun başvuru birimince havalesi

Başvuru birimi havale yapacaksa:

Temel belge incelemesini başvuru birimi personeli yapar,
Eksik veya hatalı bilgi ya da belge varsa uygun SMS türü seçilir,
Eksikliğin en geç üç iş günü içinde giderilmemesi hâlinde başvurunun iptal edileceği bildirilir,
TAKBİS'te eksik veya hatalı alan işaretlenir,
Eksiklik üç iş günü içinde giderilirse başvuru işlemi yapacak personele havale edilir,
İşlemi yapacak personel ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolünü yapar,
Eksiklik süresinde giderilmezse sistem iptal SMS'i gönderir ve başvuruyu iptal eder.

TAKBİS başvuru belgesi başvuru birimi tarafından üretilir. Telefon ve adres bilgileri belgede yer alır; imzalar akit aşamasında tamamlatılır.

6.5. Web Tapu başvurusunun otomatik havalesi

Başvuru otomatik sistemle doğrudan işlemi yapacak personele giderse temel belge incelemesini de aynı personel yapar. Eksiklik veya hata için yine üç iş günlük tamamlama süresi uygulanır. Eksiklik giderilirse işlem hazırlanır; giderilmezse sistem başvuruyu iptal eder.

TAKBİS başvuru belgesi işlemi hazırlayan personel tarafından üretilir. Takyidat kabul beyanı, telefon ve adres bilgileri belgede yer alır; imzalar akit aşamasında tamamlatılır.

6.6. Fiziki başvurunun havalesi

Fiziki başvuruda temel belge incelemesini başvuru birimi yapar. Eksik belgeli başvuru alınmaz. Belgeler tam ise:

Takyidatların varlığına ilişkin kabul beyanı,
Telefon ve adres bilgileri başvuru belgesine işlenir.

Başvuru belgesi iki nüsha düzenlenir. Sütunları doldurulur; işlem sahipleri ve başvuruyu alan personel imzalar. Bir nüsha ilgiliye verilir.

6.7. Kısıtlayıcı ve yasaklayıcı şerhler

Bu ayrım başvurunun alınıp alınamayacağını doğrudan etkiler.

Kısıtlayıcı şerh

Tasarruf yetkisini kısıtlayan bir şerh varsa:

Kısıtlayıcı durum kabul edilmiş olmalı,
İşleme ilişkin belgeler tam olmalıdır.

Bu şartlarla başvuru kabul edilir.

Taraflar birlikteyse kısıtlayıcı durumun yazıldığı başvuru belgesini birlikte imzalar. Takyidatı kabul edecek taraf başvuru anında hazır değilse, onun imzası resmî senet imzalanmadan önce başvuru belgesine alınır. Akit sırasında takyidatın varlığı ayrıca vurgulanır.

Yasaklayıcı şerh veya kabul edilmeyen kısıtlama

Tasarruf yetkisini yasaklayan şerh varsa ya da taraflar kısıtlayıcı şerhi kabul etmiyorsa, şerh terkin edilmeden başvuru alınmaz.

6.8. Eksik veya hatalı bilgi ve belgelerin tamamlanması

Web Tapu başvurularındaki eksiklikler sistem üzerinden gönderilir. İşlem sahibi fiziken müdürlüğe gelerek belge tamamlamak isterse belge danışma veya başvuru birimince kabul edilir.

İş sahibiyle yetkilendirme veya aracılık sözleşmesi bulunmayan ve Web Tapu üzerinden belge tamamlama konusunda yetkilendirilmeyen kişilerin fiziki belge teslim talepleri kabul edilmez.

İşlemi hazırlayan personel, Web Tapu bilgilerini teyit için istem sahibiyle kural olarak SMS dışında iletişim kurmaz. İstisnai ihtiyaçta, müdürün belirlediği sabit telefon numarasından ve yetkili müdür yardımcısının bilgisi dâhilinde iletişim kurulabilir.

Web Tapu başvurusuna ilgisiz veya uygunsuz doküman ya da resim eklenmişse işlem iptal edilir ve ilgiliye SMS gönderilir.

7. İşlem servisleri

İşlem servisi, havale edilen belgelerin ayrıntılı incelendiği; akitli ve akitsiz işlemlerin hazırlandığı birimdir.

7.1. Temel işleyiş

İşlemi hazırlayan personel, başvuru sırasına göre incelemeye başlar. Süreç şu şekilde ilerler:

Tescile esas belgeler incelenir.
Hak sahibi belirlenir.
TAKBİS ile tapu kütüğü entegrasyonu kontrol edilir.
Tapu sicili ve ilgili düzenlemeler bakımından engel bulunup bulunmadığı değerlendirilir.
İşlem hazırlanır.
Kontrol için yetkili müdür yardımcısına gönderilir.
Kontrol tamamlandıktan sonra randevu ve tahsilât bilgileri bildirilir.
Tarafların imzaları alınır.
Yevmiye alınır.
Üretilen belgeler ilgilisine teslim edilir.

Yetkili müdür yardımcısı kendisine iletilen işlemleri gecikmeden kontrol etmekle sorumludur.

7.2. Randevu ve ödeme bilgisinin gönderilmesi

Kontrol sonucu eksiklik yoksa işlemi yapan personel, yetkili müdür yardımcısıyla koordineli biçimde:

Randevu saatini,
Harç tutarını,
Döner sermaye hizmet bedelini

SMS yoluyla bildirir.

İşlem kontrol edilmeden randevu ve tahakkuk SMS'i gönderilmez. Müdür veya yetkili müdür yardımcısı randevu SMS'ini onaylarken, personelin belirlediği zaman ile SMS'in onaylandığı an arasındaki süreyi dikkate alarak taraflara makul süre tanır.

Tapu harcı bilgileri elektronik ortamda ilgili kamu ödeme kanallarına ve banka sistemlerine iletilir. İşlem sahiplerine gerekli tahsilât bilgisi TAKBİS üzerinden SMS ile bildirilir.

7.3. İmza, yevmiye ve belgenin teslimi

Taraflar randevu saatinde hazırsa müdür veya yetkili müdür yardımcısının gözetiminde imzalar alınır. İşlem geciktirilmeden yevmiyeye kaydedilir ve tapu senedi, ipotek belgesi gibi belgeler teslim edilir.

Taraflar geç gelirse müdürlüğün yoğunluğuna göre makul bir zamanda imzalar alınır. Hiç gelmezlerse müdür veya yetkili müdür yardımcısı yeni randevu belirler.

7.4. İşlem servisinde sonradan çıkan eksiklik

Ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolünde eksik veya hatalı bilgi ya da belge bulunursa:

İlgili SMS türü seçilir,
En geç üç iş günü içinde giderilmezse iptal edileceği bildirilir,
TAKBİS'te eksiklik kaydedilir,
Üç iş günü içinde tamamlanırsa işlem hazırlanır,
Tamamlanmazsa sistem iptal SMS'i gönderir ve başvuruyu iptal eder.

7.5. Hazır işlem için müdürlüğe gelinmemesi

Randevu ve tahakkuk SMS'inden sonra istem sahipleri on gün içinde müdürlüğe gelmezse, kendilerine beş gün içinde de gelmezlerse işlemin iptal edileceği ve fiziki belgelerin bildirilen adrese gönderileceği bildirilir.

Ek beş günlük sürede de gelinmezse:

İşlem, havale edilen personelce TAKBİS açıklaması girilerek sonlandırılır,
Fiziki başvuruda başvuru belgesi dışındaki belgeler üst yazıyla posta veya kargoyla iade edilir,
Başvuru belgesi ve üst yazı arşivlenir,
Web Tapu başvurusunda fiziki belge bulunmadığı için iade yapılmaz ve başvuru belgesi arşivlenmez.

Burada üç iş günlük eksiklik süreci ile on artı beş günlük hazır işlem bekleme süreci birbirine karıştırılmamalıdır.

7.6. Kadastro müdürlüğünden gelen başvurular

Kadastro müdürlüğünce güvenli elektronik ortamda gönderilen işlemlerde ilgilisi başvuru yapmış sayılır. İncelemeyi, müdürlüğün kararına göre başvuru birimi personeli veya işlemi hazırlayan personel yapar.

Eksiklik veya hata varsa beş iş günlük tamamlama süresi uygulanır. Süre içinde tamamlanmazsa sistem başvuruyu iptal eder. Bununla birlikte kamulaştırma, imar uygulaması, toplulaştırma ve benzeri uygulamalara ilişkin başvurular bu iptal kapsamına girmez.

7.7. Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen başvurular

Kamu kurum ve kuruluşları tescil, terkin ve düzeltme taleplerini:

Fiziken,
Web Tapu üzerinden,
KEP üzerinden iletebilir.

Fiziki başvuruda üst yazı ve diğer belgelerin asılları verilir. Web Tapu başvurusunda belgeler sisteme eklenir. KEP başvurusunda yazışma usulüne uygun e-imzalı veya ıslak imzalı belge gönderilir. Web Tapu veya KEP ile gelen başvuruda aynı belgenin ayrıca fiziki nüshası istenmez. Belgeler yalnız elektronik ortamda arşivlenir.

Akit düzenlenmesini gerektirmeyen talepler

Kamu kurumunun mahkeme kararına dayalı tescil talebi ile kendi taşınmazındaki ifraz, tevhit, yola terk gibi akit düzenlenmesini gerektirmeyen talepler, kural olarak tescil istem belgesi düzenlenmeden üst yazıya göre karşılanır.

Ancak kamulaştırma suretiyle tescil talepleri dışındaki mahkeme kararına dayalı tescillerde taşınmaz üzerinde kısıtlama varsa, kısıtlamanın idarece kabul edilmesi gerekir. Bu durumda idare temsilcisi katılır ve tescil istem belgesi düzenlenir.

İdarenin talep ettiği ifraz, tevhit veya yola terk işleminde taşınmaz üzerinde irtifak hakkı, ipotek, şerh veya beyan biçiminde kısıtlama varsa ilgili lehtarların muvafakati alınır.

Tescil bildirimi düzenlenmesini gerektiren işlemlerde, idarenin üst yazısı ile diğer belgeler kadastro müdürlüğünce gönderilmişse işlem bu gönderim düzeni üzerinden karşılanır.

Harç ve döner sermaye

Muafiyet bulunmuyorsa üst yazıda işi takip edecek yetkili personelin kimlik ve cep telefonu bilgileri bulunur. Tahsilât bilgileri bu numaraya SMS ile gönderilir; ödeme kontrol edilerek işlem tamamlanır. Ödeme makbuzları üst yazıyla birlikte sunulmuşsa talep bu yolla da karşılanabilir.

7.8. Resmî yazışma gereken başvuruların bekletilmesi ve iptali

Başvuru için başka bir kamu kurumu veya kuruluşuyla yazışma yapılmışsa TAKBİS'te “resmî yazı cevabı bekleniyor” alanı işaretlenir.

On beş gün içinde cevap gelirse cevaba göre işlem yürütülür.
On beş gün içinde cevap gelmezse, başvuru sahiplerine iptal SMS'i gönderilir ve işlem sistemce iptal edilir.
Yazışmada, on beş gün içinde cevap verilmezse başvurunun iptal edileceği belirtilir.
Kurum incelemenin on beş günden uzun süreceğini yazılı bildirirse bekleme işareti kaldırılır; işlem iptal edilmez ve cevap beklenir.

7.9. İşlem servisinde dikkat edilecek hususlar

İşlem servisi personeli, havale edilen işi makul sürede ve güvenli biçimde yürütmekten sorumludur. Sırası önce olan iş bekletilip sonraki işe başlanmışsa nedeni TAKBİS'teki ihlal açıklamasına yazılır.

Eksiklik tespitinde, yetkili müdür yardımcısının bilgisi dâhilinde standart ve açık dille SMS gönderilir. SMS'te işlemi yapan personelin adı ve telefon numarası bulunmaz. İşlem sahipleriyle danışma birimi ve ilgili müdür yardımcısı üzerinden irtibat kurulur.

Akit sırasında taraflara hangi işlemin yapıldığı, bedelin ödenip ödenmediği gibi sorular yöneltilerek fiil ehliyeti konusunda kanaat oluşturulur. Kimlik kontrolünden sonra işlem tamamlanır.

İzne ayrılan veya görevden ayrılan personelin elindeki işler, Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki teslim formu onaylanarak devredilir. Mevzuat, TAKBİS kullanımı veya işlem kapasitesi yetersiz görülen personel müdürlük içi eğitime alınır; uygun zamanda bölgesel veya merkezi hizmet içi eğitim için müdür ile bölge müdürü koordineli çalışır.

8. İşlem destek sistemi

İşlem destek sistemi, personelin görev yaptığı yerdeki fiziki konumu değişmeden, TAKBİS'te yetkili olduğu müdürlüğün değiştirilmesi yoluyla başka bir müdürlük veya bölge müdürlüğü için işlem hazırlamasını sağlayan sistemdir.

8.1. Yetkilendirme ve havale

İşlem destek yetkilendirmesi Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığından talep edilir. Personelin TAKBİS yetkisi destek vereceği müdürlüğe göre tanımlanır.

İşlem destek personeli:

Otomatik havale sistemine doğrudan tanımlanabilir veya
Kendisine manuel işlem havale edilebilir.

Temel belge incelemesi yapılmadan otomatik sistemden gelen işte hata veya eksiklik varsa, müdür ya da yetkili müdür yardımcısı işlemi destek personeli üzerinden geri alır.

8.2. İşlemin hazırlanması

Destek personeli:

Gerekli incelemeyi yapar,
Hak sahibini başvuru belgesi, ekleri, e-arşiv veya başvuru müdürlüğünün gönderdiği belgelere göre belirler,
Vekâletname ve yetki belgesi gibi belgeleri inceler,
Aziller sicilini kontrol eder,
Resmî senet veya tescil istem belgesini hazırlar.

Hazırlanan işlem, müdür veya yetkili müdür yardımcısı tarafından destek personeli üzerinden alınır ve akit, yevmiye, tescil, arşiv gibi aşamalar tamamlanmak üzere başvuru müdürlüğü personeline havale edilir.

8.3. Hazırlamadan sonra yapılacak kontroller

İşlemin kalan aşamalarını yürüten müdürlük personeli:

Tarafların fiil ehliyetini değerlendirir,
Kimlik tespiti yapar,
Belge hazırlandıktan sonra taşınmaza yeni şerh, beyan veya azil gelip gelmediğini kontrol eder.

Yeni şerh veya beyan gelmişse taraflar kabul eder ya da terkin sağlanırsa belge yeniden hazırlanır ve işlem tamamlanır. Kabul veya terkin sağlanmazsa ya da azil varsa başvuru iptal edilir.

İşlem yapılmasına engel bir durum giderilemiyorsa destek personeli açıklama yapar ve işlem müdür veya yetkili müdür yardımcısı tarafından geri çekilir.

8.4. Sorumlulukların paylaşılması

Görev alanı	İşlem destek personeli	Başvurunun yapıldığı müdürlük personeli
Hak sahibinin belirlenmesi	Sorumlu	Destek personeliyle birlikte müteselsilen sorumlu
Belgenin kapsam, süre, yetki sınırı ve tevkil yönünden incelenmesi	Sorumlu	Hazırlanan belgeyi ve sonraki aşamaları kontrol eder
Azil kontrolü	Sorumlu	İmza öncesinde yeni azil gelip gelmediğini kontrol eder
Resmî senet veya tescil istem belgesinin hazırlanması	Sorumlu	Kontrol eder
Akit, yevmiye, tescil ve arşiv	Hazırlama aşamasından sonra devreder	Sorumlu
Asıl belgelerin alınması	—	Sorumlu
Fiil ehliyeti ve kimlik tespiti	—	Sorumlu

Başvuru birimi personeli ayrıca temel belge incelemesini yapar ve tescile esas belgeleri elektronik ortama eksiksiz aktarıp gönderir.

9. Müdürlük ve bölge müdürlüğünün yetki ve sorumlulukları

9.1. Müdürün temel sorumlulukları

Müdür:

Başvuru uygulamalarının belirlenen düzene uygun yürütülmesini,
Koordinasyonu,
İşlemlerin adil dağıtılmasını,
Personelin belirli periyotlarla birimler arasında rotasyonunu,
Genel sevk, idare, kontrol ve takibi,
İşlemlerin zamanında tamamlanmasını sağlamakla sorumludur.

9.2. Sürekli görüş ayrılığı ve yetkinin alınması

Müdür, yetkili müdür yardımcısı ve işlemi yapan personel arasında görüş ayrılığı çıkarsa önce müdür ile yetkili müdür yardımcısı konuyu müzakere eder.

Görüş ayrılığı sürer ve müdürün kanaati işlemin yapılması yönündeyse müdür:

İşlemi üzerine alabilir veya
Uygun biçimde yazılı emir verebilir.

Yetkili müdür yardımcısı işlem ve mevzuat konularında müdürle sürekli görüş ayrılığı yaşıyorsa müdür, yetki devri kapsamındaki yetkisinin alınmasını bölge müdürlüğüne teklif eder. Teklifte yetkilerin kime devredileceği de belirtilir. Bölge müdürlüğü teklifi beş gün içinde sonuçlandırır.

Yetkisi alınan müdür yardımcısına yine müdür veya yetkili müdür yardımcısı tarafından işlem havale edilebilir. İnceleme sonucunda yer değişikliği de dâhil idari önlemler alınabilir.

9.3. Personel, yoğunluk ve başvuru saatleri

Müdür, personelin performansını TAKBİS yönetici işlevlerinden izler. Performansı düşük, çalışma huzurunu bozan veya belirtilen istisnalar dışında sık rapor alan personel önce yazılı olarak uyarılır; devam ederse disiplin soruşturması dâhil önlemler alınır ve bölge müdürlüğüne bildirilir.

Yoğunluğu gidermek için personel günlük rotasyona tabi tutulabilir. Vatandaşın gereksiz beklemesini önlemek üzere müdür gerekli tedbirleri resen alır.

İşlem yoğunluğu fazla olan müdürlüklerde başvuruların belirli saate kadar alınması, müdürlüğün bağlı olduğu mülki amirle birlikte kararlaştırılır. Alınan olur görünür yerlere asılır. İş yoğunluğu az ve talepler gün içinde karşılanabiliyorsa başvurular tam gün alınır.

Şehit yakınları, vazife veya harp malulleri, gaziler ve engelli vatandaşlar durumlarını gösteren belge sunduklarında başvuruları öncelikle işleme alınır; bu durum başvuru belgesinin açıklamalar kısmına yazılır ve işlemleri en kısa sürede sonuçlandırılır.

9.4. Bölge müdürlüğünün görevleri

Bölge müdürlüğü:

İş bitirme sürelerini sistemler üzerinden izler,
Süreleri dikkat çekici ölçüde uzun müdürlükler için tedbir alır,
Yıl içi denetimlerde başvuru sisteminin kurallara uygunluğunu denetler,
Eksikliklerin giderilmesini sağlar,
Fiziki mekân projelerini öngörülen sisteme uygun biçimde ilgili birimle koordineli yürütür.

10. Yetki devri

10.1. Amaç

Yetki devri; hizmet kalitesini ölçmek ve geliştirmek, gereksiz bürokratik süreçleri ayıklamak ve hizmetleri etkin, verimli ve vatandaşın istemini karşılayacak biçimde sunmak için uygulanır.

10.2. Sorumluluk

Yetki devri yürürlüğe girdikten sonra yapılan akitli ve akitsiz işlemlerde sorumluluk:

İşlemi hazırlayan personele ve
İşlemi imzalayan yetkili müdür ya da müdür yardımcısına aittir.

Bununla birlikte müdürlüğün sevk ve idaresi, genel kontrolü, takibi, adil iş dağılımı ve işlemlerin zamanında yürütülmesi sorumluluğu müdürde kalır.

10.3. Yetki devrinin kurulması

Yetki devri:

Müdür tarafından birim, personel ve işlemin niteliğine göre müdür yardımcıları arasından belirlenir,
Bölge müdürünün onayına sunulur,
Bölge müdürlüğünce aynen veya değiştirilerek onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.

Müdür izin, rapor veya başka nedenle görevden ayrılırsa vekâlet yetkisi vereceği personeli ilgili düzenlemeye göre belirler.

Yetki devrinde müdürlüğün personel yapısı, fiziki durumu ve işlem hacmi dikkate alınır. Birim, personel veya işlem esaslı yöntem seçilebilir. Yöntemin belirlenmesinden müdür, bölge müdürlüğüyle koordineli biçimde sorumludur.

10.4. Tek müdür yardımcısı, süre ve dönüşüm

Tek müdür yardımcısı bulunan müdürlükte yetki devri yapılırsa işlem, birim veya personel bazlı devirlerde müdür ile müdür yardımcısı birlikte görevlendirilir.

Yetki devri:

Altı aylık dönemler hâlinde,
Dönüşümlü olarak uygulanır.

Süre, onayda belirtilir.

Yeni dönem başlarken önceki dönemde havale edilmiş işler iade edilmez; eksik kalan işler tamamlanır.

10.5. Müdürün yetkisinin devamı

Yetki devri, müdürün akitli veya akitsiz işlemlerde yetki kullanmasını engellemez. Müdür gerekçe göstermek şartıyla yetkiyi:

İşlem düzeyinde,
Personel düzeyinde,
Mahalle veya köy düzeyinde geri alabilir ve kullanabilir.

Yetkili müdür yardımcısı izinli veya raporluysa müdür, mazeret bitene kadar başka bir müdür yardımcısını yetkilendirebilir. İki müdür yardımcısından biri kalmışsa tek kalan müdür yardımcısına ait görev ve yetkiler müdür tarafından yerine getirilir.

Otomatik havale sisteminin kontrol ve takibi müdürün yetki ve sorumluluğundadır; bu yetki devredilemez. Otomatik havale uygulanmayan 1. grup müdürlükler dışındaki yetki devirlerinde havale, işlem kontrolü veya tescil kontrolü yetkilerinden en az biri müdürde bırakılır. Dördüncü grup müdürlüklerde yetki devri yapılmaz.

İş yoğunluğu veya personel eksikliği hizmeti aksatacaksa müdür, uygun gördüğü yetkileri sorun sona erene kadar kullanabilir.

10.6. Yetki devri türleri

Birim esaslı yetki devri

Mahalle ve köyler; iş yoğunluğu, personel, fiziki yapı ve akitli-akitsiz işlem hacmine göre gruplara ayrılır. Her grup bir müdür yardımcısının yetki alanına bağlanabilir.

Personel bağlanmak suretiyle yetki devri

Birden fazla müdür yardımcısı ve yeterli personel varsa her müdür yardımcısına yeterli sayıda personel bağlanarak takımlar oluşturulur.

İş ve işlemlere göre yetki devri

Personel ve fiziki koşullar uygunsa servisler işlem türlerine göre kurulabilir. Son üç yıllık ortalama talep sayısı ile işlem türü oranı dikkate alınır. Servislerin hangi işlemleri yapacağı ve kaç kişiden oluşacağı bölge müdürlüğünün onayına bağlıdır.

Müdür günlük, haftalık veya aylık talebe göre servisler arası görevlendirmeyi değiştirebilir ve değişikliği bölge müdürlüğüne bildirir.

Otomatik havale sisteminde yetki devri

Otomatik havale uygulanan müdürlüklerde personel ve işlem bazlı yetkilendirmenin birlikte yapılması zorunludur.

10.7. Ortak işlemler

Müdürlük düzeyindeki ortak işlemler ile birim esaslı yetki devrinde birden fazla birimi ilgilendiren işlemler, işlemin havale edildiği yetkili müdür yardımcısı ve personel tarafından sonuçlandırılır.

10.8. Yevmiye defteri

Kural olarak yevmiye defterinin çıktısı mesai sonunda alınır, imzalanır ve onaylanır.

Elektronik haciz nedeniyle mesai dışı veya hafta sonu yevmiye alınabildiğinden, geçmiş günün yevmiye defteri mesai başlangıcında çıkarılıp imzalanarak onaylanır.

Müdür veya vekili görev gibi nedenlerle yetki vermişse de yevmiye defteri çıkarılıp imzalanarak onaylanır. Onaylanan defter arşivlenir.

10.9. İşlem belgelerinde unvan ve imza

Yetki onayı alan müdür yardımcısı, resmî senet ve akitsiz işlem belgelerini “Tapu Müdürü” yerine “Yetkili Müdür Yardımcısı” unvanıyla imzalar. Belgede işlemi hazırlayan personelin ve yetkili müdür yardımcısının adı ve soyadı bulunur.

10.10. İmza alınacak yer

Akitli ve akitsiz işlemlerde tarafların imzası, işlemin sağlıklı ve güvenli yürütülmesi için akit masasında veya varsa akit odasında alınır. Daire dışında işlem yapılmasına ilişkin özel durumlar dışında, ikametgâhta akit hâli de saklı olmak üzere bu alanların dışında imza alınmaz.

İmzalar, yetkili müdür yardımcısının gözetiminde ve işlemi hazırlayan memurun huzurunda alınır. Müdür, vekâleten görev yapan personel veya yetkili müdür yardımcısı işlemin hukuka uygun yürütülmesi için gerekli önlemleri alır.

10.11. Tamamlama ve arşivleme

Akitli veya akitsiz işlem:

Düzenleyen personel ile müdür, vekil veya yetkili müdür yardımcısı tarafından imzalanır,
Tescil kontrolü yapılır,
İşlem belgeleri tescil kontrolünü yapan personelce imzalanır,
Belgeler ilgili düzene göre arşivlenir.

11. Karar tabloları

11.1. Eksiklik süresini seçme

Başvuru veya süreç	Tamamlama süresi	Süre sonunda temel sonuç
Web Tapu başvurusu	3 iş günü	Eksiklik giderilmezse sistemce iptal
İşlem servisindeki ayrıntılı kontrolde çıkan eksiklik	3 iş günü	Eksiklik giderilmezse sistemce iptal
Kadastro müdürlüğünden elektronik gelen başvuru	5 iş günü	Genel olarak iptal; belirli uygulamalar istisna
Hazır işlem için randevu SMS'inden sonra gelmeme	İlk 10 gün + ek 5 gün	İşlem sonlandırılır; fiziki belgeler kurala göre iade edilir
Resmî yazışmaya cevap bekleme	15 gün	Cevap yoksa iptal; uzun inceleme yazılı bildirilirse beklenir

11.2. Başvuruyu kim inceler?

Durum	Temel belge incelemesi
Fiziki başvuru	Başvuru birimi
Web Tapu başvurusu başvuru birimince havale edilecekse	Başvuru birimi
Web Tapu başvurusu otomatik havaleyle doğrudan personele giderse	İşlemi hazırlayacak personel
İşlem destek sistemine temel inceleme yapılmadan gelen iş	Eksiklik varsa işlem müdür veya yetkili müdür yardımcısı tarafından destek personeli üzerinden alınır

11.3. Takyidatın başvuruya etkisi

Sicil durumu	Başvurunun sonucu
Kısıtlayıcı şerh kabul edilmiş ve belgeler tam	Başvuru alınır
Kısıtlayıcı şerh kabul edilmemiş	Terkin edilmeden başvuru alınmaz
Yasaklayıcı şerh	Terkin edilmeden başvuru alınmaz
Takyidatı kabul edecek taraf başvuruda yok	İmzası resmî senetten önce başvuru belgesine alınır

11.4. Yetki devrinde değişmeyen sorumluluklar

Yetki devri yapılmış olsa bile:

Müdürün genel sevk ve idare sorumluluğu sürer,
Adil iş dağılımı ve zamanında tamamlama sorumluluğu müdürde kalır,
Otomatik havale sisteminin kontrol ve takibi devredilemez,
Müdür gerekçeyle belirli yetkiyi geri alabilir,
Dördüncü grup müdürlükte yetki devri yapılamaz.

12. Çözümlü uygulamalar

Uygulama 1 — Vekâletnamenin ilk incelemesi

Bir satış başvurusunda vekâletnamenin düzenleme biçimi, imzası, fotoğrafı ve mührü kontrol edilmiştir. Başvuru birimi personelinden ayrıca vekâletnamenin satış yetkisini kapsayıp kapsamadığına ve azil bulunup bulunmadığına kesin karar vermesi istenmektedir.

Belirleyici bilgi: İlk aşama şekli inceleme aşamasıdır.

Uygulanacak ayrım: Şekli unsurlar temel belge incelemesine; kapsam ve azil ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolüne girer.

Sonuç: Başvuru personeli şekli unsurları kontrol eder. Yetkinin kapsamı ve azil durumu, işlemi hazırlayan ve kontrol eden personelce ayrıntılı aşamada değerlendirilir.

Uygulama 2 — Fiziki başvuruda eksik belge

Fiziki satış başvurusunda zorunlu belge asıllarından biri sunulmamıştır.

Belirleyici bilgi: Başvuru fiziki ve zorunlu belge eksiktir.

Kural: Eksik belgeli fiziki başvuru alınmaz.

Sonuç: İlgili eksiklik konusunda bilgilendirilir; belgeyi tamamladıktan sonra yeni başvuru numarası alması için yönlendirilir.

Uygulama 3 — Web Tapu başvurusunda eksiklik

Başvuru biriminin incelemesine bırakılmış bir Web Tapu başvurusunda eksik belge tespit edilmiştir.

İzlenecek yol: Eksiklik sisteme kaydedilir, ilgili SMS gönderilir ve üç iş günlük süre tanınır. Süre içinde tamamlanırsa başvuru işlemi yapacak personele havale edilir; tamamlanmazsa sistem iptal eder.

Uygulama 4 — Kısıtlayıcı ipotek ve tarafların ayrı başvurması

Satıcı başvuru yapmıştır; alıcı başvuru anında yoktur. Taşınmazdaki ipotek alıcı tarafından kabul edilecektir ve belgeler tamdır.

Kural: Kısıtlayıcı durum kabul edilirse başvuru alınabilir.

Sonuç: Başvuru kabul edilir. Takyidatı kabul edecek alıcının imzası resmî senet imzalanmadan önce başvuru belgesine alınır; akit sırasında ipotek ayrıca vurgulanır.

Uygulama 5 — Yasaklayıcı şerh

Taşınmazda tasarruf yetkisini yasaklayan bir şerh vardır.

Kural: Yasaklayıcı şerh, kısıtlayıcı şerhten farklıdır.

Sonuç: Şerh terkin edilmeden başvuru alınmaz. Tarafların “kabul ediyoruz” demesi yasağı aşmaz.

Uygulama 6 — Hazır işleme gelinmemesi

Randevu ve tahakkuk SMS'i gönderilen ilgililer on gün boyunca müdürlüğe gelmemiştir.

İzlenecek yol: Beş günlük ek süreyi ve gelinmezse iptal ile fiziki belgelerin iadesini bildiren SMS gönderilir. Ek süre de sonuçsuz kalırsa işlem TAKBİS açıklamasıyla sonlandırılır. Fiziki başvuruda başvuru belgesi dışındaki belgeler iade edilir; Web Tapu başvurusunda fiziki iade yapılmaz.

Uygulama 7 — İşlem destek personelinin hazırladığı işlem

Destek personeli resmî senedi hazırlamış, işlem başvuru müdürlüğüne dönmüştür. İmza öncesi taşınmaza yeni bir şerh gelmiştir.

Kural: Belge hazırlandıktan sonra yeni şerh, beyan veya azil kontrolü başvuru müdürlüğünde yapılır.

Sonuç: Şerh taraflarca kabul edilir veya terkin edilirse belge yeniden hazırlanır. Aksi hâlde işlem tamamlanamaz; azil varsa başvuru iptal edilir.

Uygulama 8 — Müdür yardımcısıyla sürekli görüş ayrılığı

Yetkili müdür yardımcısı işlem ve mevzuat konularında müdürle sürekli görüş ayrılığı yaşamaktadır.

İzlenecek yol: Tek işlem bakımından müzakere, yetkinin müdürce alınması veya yazılı emir gündeme gelebilir. Sürekli anlaşmazlıkta müdür, yetkinin alınmasını ve yetkinin kime devredileceğini bölge müdürlüğüne teklif eder. Bölge müdürlüğü beş gün içinde karar verir.

13. Karşılaştırmalı olaylar

13.1. Aynı eksiklik, farklı başvuru yolu

Fiziki başvuruda zorunlu belge eksikse başvuru alınmaz ve yeni başvuru gerekir.
Web Tapu başvurusunda eksiklik varsa başvuru sistemde tutulur, üç iş günlük tamamlama süreci işletilir.

Sonuç, eksikliğin aynı olmasına rağmen başvuru yoluna göre değişir.

13.2. Kısıtlama ile yasak arasındaki fark

Kısıtlayıcı şerh kabul edilebilir; belgeler tam ve kabul beyanı varsa başvuru ilerleyebilir.
Yasaklayıcı şerh kabul beyanıyla aşılamaz; terkin edilmesi gerekir.

13.3. Başvuru birimince havale ile otomatik havale

Başvuru birimince havalede temel incelemeyi başvuru birimi yapar.
Otomatik havalede temel incelemeyi işlemi hazırlayan personel yapar.

Üç iş günlük eksiklik süresi her iki yöntemde de aynıdır; değişen, incelemeyi ve başvuru belgesini kimin hazırladığıdır.

13.4. Üç iş günü ile beş iş günü

Web Tapu ve işlem servisindeki eksikliklerde süre üç iş günüdür.
Kadastro müdürlüğünden elektronik gelen işte süre beş iş günüdür.

Kadastro yolunda ayrıca kamulaştırma, imar uygulaması ve toplulaştırma gibi başvurular için iptal istisnası vardır.

13.5. İşlem destek personeli ile başvuru müdürlüğü personeli

Destek personeli, tasarruf yetkisini ve belge kapsamını inceleyip resmî senedi hazırlar. Başvuru müdürlüğü personeli fiil ehliyeti, kimlik, imza, yevmiye, tescil, arşiv ve belge hazırlandıktan sonra gelen yeni kayıtların kontrolünü yürütür. Hak sahibinin belirlenmesinde ise birlikte sorumluluk söz konusudur.

13.6. Yetki devri ile vekâlet

Yetki devri, müdürün görev başında olduğu müdürlük içi bir görev ve imza düzenidir. Müdürün izin veya rapor gibi nedenle görevden ayrılması hâlinde belirlediği vekâlet ise görevden ayrılma durumuna ilişkin ayrı bir yetkilendirmedir. Aynı kavram değildir.

14. Karıştırılabilecek noktalar

Temel inceleme, tasarruf yetkisinin onayı değildir.
Fiziki eksik başvuru ile Web Tapu eksik başvurusu aynı sonuç doğurmaz.
Kısıtlayıcı şerh kabul edilebilir; yasaklayıcı şerh kabul beyanıyla aşılamaz.
Üç iş günlük eksiklik süresi, hazır işlem için on artı beş günlük bekleme süresi değildir.
Kadastro müdürlüğünden gelen işlerde beş iş günlük süre ve iptal istisnaları vardır.
Yetki devri müdürün genel kontrol sorumluluğunu kaldırmaz.
Otomatik havale sisteminin kontrol ve takibi devredilemez.
Yetki devri yapılmış olması, müdürün işlem yetkisini kullanmasını engellemez.
İşlem destek personeli işlemi hazırlayabilir; akit, kimlik, fiil ehliyeti, yevmiye ve arşiv başvuru müdürlüğünde tamamlanır.
Web Tapu veya KEP ile gelen kamu kurumu talebinde aynı belgenin fiziki nüshası ayrıca istenmez.

15. Hızlı tekrar

Müdürlükler dört gruptur; 1 ve 2. grupta yetki devri yapılır, 3. grupta bölge müdürlüğü karar verir, 4. grupta yapılmaz.
Temel belge incelemesi şekli; ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolü şekil ve içerik yönünden ayrıntılıdır.
Danışma birimi yönlendirir; başvuru birimi şekli inceleme ve kayıt işlemlerini yapar; işlem servisi hukuki ve ayrıntılı incelemeyi tamamlar.
Fiziki eksik başvuru alınmaz. Web Tapu eksikliği için üç iş günü tanınır.
Kısıtlayıcı şerh kabul edilmiş ve belgeler tam ise başvuru alınabilir; yasaklayıcı şerh terkin edilmeden alınamaz.
İşlem kontrol edilmeden randevu ve tahakkuk SMS'i gönderilmez.
Hazır işleme on gün gelinmezse beş günlük son süre verilir.
Kadastro müdürlüğünden gelen işte eksiklik süresi beş iş günüdür.
Resmî yazışma cevabı on beş gün içinde gelmezse kural olarak başvuru iptal edilir; kurum yazılı olarak daha uzun inceleme süresi bildirirse beklenir.
İşlem destek personeli belgeyi hazırlar; başvuru müdürlüğü akit, yevmiye, tescil ve arşivi tamamlar.
Yetki devri altı aylık ve dönüşümlüdür; eski dönemde havale edilmiş işler iade edilmez.
Otomatik havale sisteminin kontrol ve takibi müdürden devredilemez.
Yetkili müdür yardımcısı işlem belgelerini kendi unvanıyla imzalar.
İmzalar kural olarak akit masası veya akit odasında, yetkili gözetiminde alınır.
Tescil kontrolünden sonra belgeler kontrolü yapan personelce de imzalanır ve arşivlenir.

16. Mini yoklamalar

Mini yoklama 1

Vekâletnamenin üzerinde mühür bulunup bulunmadığının kontrolü ile vekâletnamenin satış yetkisi verip vermediğinin kontrolü aynı aşamada mı yapılır?

Mini yoklama 2

Web Tapu başvurusunda üç iş günü içinde tamamlanmayan eksiklik ile fiziki başvuruda baştan mevcut eksik belge aynı şekilde mi sonuçlanır?

Mini yoklama 3

Kısıtlayıcı bir şerhi alıcının kabul etmesi başvurunun alınması için tek başına yeterli midir?

Mini yoklama 4

Yetki devri yapılınca müdürün otomatik havale sistemini kontrol görevi de müdür yardımcısına geçer mi?

Mini yoklama 5

İşlem destek personelinin hazırladığı resmî senetten sonra imza öncesi yeni bir azil kaydı gelirse işlem olduğu gibi tamamlanabilir mi?

Mini yoklama 6

Resmî yazışmaya cevap verecek kurum, incelemenin on beş günden fazla süreceğini yazılı bildirirse başvuru otomatik olarak iptal edilir mi?

Mini yoklama cevapları

Hayır. Mühür ve benzeri şekli unsurlar temel belge incelemesinde; satış yetkisinin kapsamı ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolünde değerlendirilir.
Hayır. Web Tapu başvurusunda üç iş günlük tamamlama süreci işletilir; fiziki başvuruda zorunlu belge eksikse başvuru alınmaz ve tamamlandıktan sonra yeni başvuru gerekir.
Hayır. Kabul beyanının yanında işleme ilişkin belgelerin de tam olması gerekir.
Hayır. Otomatik havale sisteminin kontrol ve takibi müdürün devredilemeyen yetki ve sorumluluğudur.
Hayır. Azil varsa başvuru iptal edilir.
Hayır. Bekleme işareti kaldırılır, işlem iptal edilmez ve cevap beklenir.