Resmî Yazışma Usul ve Esasları

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar

Resmî yazışma, yalnızca bir metnin yazılması değildir. Belgenin hangi ortamda üretileceği, nasıl imzalanacağı, hangi üstverilerle kayıt altına alınacağı, muhatabına nasıl ulaştırılacağı ve aidiyet zincirinin nasıl korunacağı birlikte değerlendirilir. Bu nedenle doğru bir resmî belge; içerik, biçim, yetki, kayıt, gönderim ve saklama kurallarının aynı anda yerine getirildiği belgedir.

Öğrenme hedefleri

Bu konuyu tamamlayan kişi:

• Elektronik ve fiziksel resmî yazışma ortamlarını ayırt eder,
• Zorunlu hâl ile olağanüstü durumun belge düzenine etkisini belirler,
• Başlık, sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bölümlerini doğru kurgular,
• Metnin yazım ve yerleşim kurallarını somut belge üzerinde uygular,
• Hiyerarşiye uygun bitiriş ibaresini seçer,
• İmza yetkisi devri ile vekâleten imzayı birbirinden ayırır,
• Ek, dağıtım, olur, paraf ve koordinasyon bölümlerini doğru yerleştirir,
• Gizlilik, süre ve kişiye özel nitelik taşıyan belgelerin işlem yolunu belirler,
• Elektronik ve fiziksel gönderim, çoğaltma, alma ve iade kurallarını uygular,
• Görüş, bilgi ve belge taleplerindeki süreleri hesaplar,
• Uygun hazırlanmayan belgeler karşısında izlenecek yolu seçer,
• Belgenin görünür bölümleri ile teknik üstverileri arasındaki tutarlılığı denetler.

1. Resmî yazışmanın sistemi

1.1. Amaç ve kapsam

Düzenlemenin temel amacı, elektronik veya fiziksel ortamda yürütülen resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek; bilgi ve belge alışverişini hızlı ve güvenli biçimde yürütmek ve kurumlar arasında uygulama birliği sağlamaktır. Kapsam, bütün kamu kurum ve kuruluşlarıdır.

1.2. Temel kavramlar

Belge, kurumsal ya da bireysel bir işlemin yerine getirilmesi için alınan veya idarece hazırlanan; içerik, ilişki ve biçimiyle delil niteliği taşıyan, aidiyet zincirini koruyan, imzalanmış ve kayıt altına alınmış bilgidir.

Aidiyet zinciri, belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar geçirdiği sürecin bütünüdür. Belgenin kim tarafından oluşturulduğu, kimlerin paraf ve imza verdiği, hangi kayıtlarla gönderildiği ve nasıl saklandığı bu zincirin parçalarıdır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), belgenin içeriğini, üstverilerini, biçimini ve ilişkilerini koruyarak aidiyet zinciri içindeki yönetimini elektronik ortamda sağlar.

e-Yazışma Teknik Rehberi, elektronik belgenin yapısı, biçimi, imzalanması ve şifrelenmesi gibi teknik hususları belirler.

Güvenli elektronik imza, imza sahibinin kimliğini ve imzalanan elektronik veride sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığını tespit etmeyi sağlayan elektronik imzadır.

Üstveri, gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri şekilde belgeyi tanımlayan bilgilerin tamamıdır. Üstveri, elektronik belgenin ayrılmaz parçasıdır.

Zorunlu hâl, özel mevzuat gereğince belgenin fiziksel ortamda hazırlanmasının gerektiği durumdur. Olağanüstü durum ise uzun süreli elektrik kesintisi, donanım veya yazılım sorunu gibi sebeplerle EBYS'nin uzun süre kullanılamaması nedeniyle belgenin fiziksel ortamda hazırlanmasını gerektiren durumdur.

1.3. Diğer temel kavramlar

Kavram	İşlevi
Arşiv imza	Kriptografik yöntemlerin zamanla zayıflamasına karşı, periyodik zaman damgalarıyla korunan elektronik imzadır.
DETSİS	İdarelerin merkez, taşra ve yurt dışı birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarasıyla tanımlandığı sistemdir.
Elektronik onay	Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçen elektronik kayıttır.
Elektronik ortam	Belgelerin EBYS içinde hazırlanması, kayıt altına alınması, saklanması ve gönderilmesi sürecidir.
Fiziksel ortam	Kâğıt üzerinde yürütülen işlemlerdir.
Form	Biçimli belgeyi; format ise elektronik dosya türünü ifade eder.
Günlük rapor	EBYS'deki ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma işlemlerini; işlemi yapan kişi ile tarih ve saat bilgilerini gösteren kayıttır.
İmza sahibi	Güvenli elektronik imza aracını kullanan veya zorunlu hâl ya da olağanüstü durumda belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişidir.
Kurumsal belge kayıt sistemi	EBYS kullanamayan idareler ile çok gizli veya olağanüstü durumda hazırlanan belgelere sayı vermek için kullanılan fiziksel ya da EBYS dışı elektronik kayıttır.
Resmî yazışma	İdarelerin kendi içlerinde, diğer idarelerle veya gerçek ve tüzel kişilerle güvenli elektronik imza; istisnai durumlarda el yazısı imza kullanarak yürüttükleri iletişim sürecidir.
Standart dosya planı	Belgelerin üretim yeriyle ilişkisini koruyarak konu veya işlev esasına göre dosyalanmasını sağlayan sınıflama şemasıdır.
Üst yazı	Belgenin ekleri dışındaki bölümüdür.
Yetkili makam	Mevzuatla verilen görevlerde yürütme ve karar verme yetkisi bulunan görevlidir.
Zaman damgası	Elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı veya kaydedildiği zamanı doğrulayan güvenli elektronik kayıttır.

Bu kavramlar aynı sürecin farklı parçalarını anlatır. Örneğin elektronik onay, yetkili makamın belgeyi imzalamasının yerine geçmez; paraf işlevi görür. Üstveri de belge görüntüsünden bağımsız bir yardımcı not değil, elektronik belgenin ayrılmaz parçasıdır.

1.4. Temel ortam tercihi

Ana kural, resmî yazışmaların elektronik ortamda, e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun biçimde hazırlanması ve güvenli elektronik imza ile imzalanmasıdır. Belge elektronik ortamda paylaşılır ve saklanır. Güvenli elektronik imzalı belgenin çıktısı ayrıca el yazısıyla imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.

Fiziksel ortam, zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda kullanılır. Bu belgeler el yazısıyla imzalanır; gönderim ve saklama işlemleri fiziksel ortam kurallarına göre yürütülür.

Durum	Belgenin hazırlanması	İmza	Gönderim ve saklama
Olağan işleyiş	Elektronik ortam	Güvenli elektronik imza	Elektronik ortam
Özel mevzuat fiziksel belgeyi gerektiriyor	Fiziksel ortam	El yazısıyla imza	Fiziksel ortam
EBYS uzun süre çalışmıyor	Fiziksel ortam	El yazısıyla imza	Fiziksel ortam; erişim sağlanınca kayıtlar EBYS'ye aktarılır

2. Nüsha, kâğıt ve yazı özellikleri

Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belge tek nüsha hazırlanır. Zorunlu hâl veya olağanüstü durumda hazırlanan fiziksel belgede ise paraflı nüsha hazırlayan idarede kalacak biçimde en az iki nüsha düzenlenir.

Belge A4 boyutu dikkate alınarak hazırlanır. Ekler, ihtiyaçlarına göre farklı biçim, dosya türü veya ebatta olabilir. Fiziksel ortamda hazırlanan üst yazıda kâğıdın yalnız bir yüzü kullanılır; eklerde iki yüz de kullanılabilir.

Metinde normal yazı stiliyle Times New Roman veya Arial kullanılır. Esas büyüklük Times New Roman için 12, Arial için 11 puntodur. Gerektiğinde yazı alanında 9, iletişim bilgilerinde 8 puntoya kadar düşülebilir. Eklerde farklı yazı tipi ve büyüklük kullanılabilir.

3. Yazı alanı, logo ve başlık

3.1. Yazı alanı

Belge, sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 santimetre boşluk bırakılarak düzenlenir. Kurumsal logo kullanıldığında üst boşluk 0,5 santimetreye indirilebilir.

3.2. Logo

Logo kullanımı tercihe bağlıdır. Tek logo, belgenin en üst orta kısmında veya başlığı ortalayacak şekilde üst solda yer alabilir. İki logo kullanıldığında hiyerarşik olarak üst idarenin logosu solda, alt idarenin logosu sağda bulunur. Kurumsal logo ile bir kavram veya etkinlik logosu birlikte kullanılıyorsa idare logosu solda, diğer logo sağda yer alır. Bir belgede en fazla iki logo kullanılabilir.

3.3. Başlık

Başlık, belgeyi gönderen idareyi gösterir ve yazı alanının üst bölümünde ortalanır. Genel yapıda ilk satırda T.C., ikinci satırda idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satırda birimin adı kelimelerin ilk harfleri büyük biçimde yer alır.

Bağlı veya ilgili idarelerde dört satırlı başlık kullanılabilir. İl ve ilçe teşkilatında ikinci satırda bağlı olunan mülki idarenin adı, üçüncü satırda ilgili birimin adı gösterilir. Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu belirtilir. Doğrudan merkez teşkilatına bağlı taşra birimlerinde merkez ve taşra teşkilatının adları birlikte yer alır. Başlık yazımında DETSİS kayıtları esas alınır.

4. Sayı, tarih ve konu

4.1. Sayı

Her belgede sayı bulunur. Sayı; belgenin hazırlanma ortamını gösteren harf, Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ve kayıt numarasından oluşur. Bu unsurlar kısa çizgiyle ayrılır.

• Elektronik ortam için E,
• Zorunlu hâl için Z,
• Olağanüstü durum için O kullanılır.

Elektronik belgenin kayıt numarası hazırlanırken EBYS üzerinden alınır. Zorunlu hâlde fiziksel belge önce el yazısıyla imzalanır, sonra EBYS veya kurumsal belge kayıt sisteminden kayıt numarası alınır. Olağanüstü durumda kayıt numarası yetkili birimce kurumsal belge kayıt sisteminden alınır; EBYS'ye erişim sağlandığında belge ve üstverileri EBYS'ye kaydedilir. Her belgenin kayıt numarası eşsiz olmalıdır.

4.2. Tarih

Tarih, sayıyla aynı satırda sağda gösterilir. Gün ve ay iki, yıl dört haneli yazılır; rakamla yazıldığında araya nokta konur. Ay adı harfle de yazılabilir; bu durumda gün, ay ve yıl arasına işaret konulmaz.

Elektronik belgede esas tarih, en son yetkili kişinin güvenli elektronik imzasına ait zaman damgasındaki tarihtir. Fiziksel belgede tarih, belgenin imzalandığı zamanı gösterir ve belge aynı tarihte kayıt altına alınır. Tutanak, rapor ve tebliğ-tebellüğ belgesi gibi belgelerde tarih metnin sonunda bulunabilir.

4.3. Konu

Konu, sayı satırının altında yer alır. Belgenin içeriğini kısa ve öz biçimde açıklar. Kelimelerin baş harfleri büyük yazılır, sonuna noktalama işareti konulmaz ve yazı alanının dikey orta hizasını geçmez. Birden fazla satıra taşarsa devam satırları Konu: ibaresinin altı boş kalacak biçimde yazılır.

5. Muhatap ve ilgi

5.1. Muhatap

Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi veya kişiyi gösterir. Konudan sonra iki satır boşluk bırakılarak sayfa ortasına yazılır.

İdare veya özel hukuk tüzel kişisinin adı büyük harfle ve uygun yönelme ekiyle yazılır; idare adında DETSİS kayıtları esas alınır. Birim adı gerekiyorsa parantez içinde alt satıra eklenir.

Gerçek kişide Sayın ibaresinden sonra adın ilk harfi büyük, soyadı tamamen büyük yazılır. Birden fazla muhataba gönderilen belgede muhatap bölümüne DAĞITIM YERLERİNE yazılır.

Bağlı, ilgili veya ilişkili idareye belge doğrudan gönderilebilir. Üst idarenin bilgi sahibi olması gerekiyorsa belge, bağlı veya ilgili olunan idare aracılığıyla gönderilir. Aynı mülki idareye bağlı birimler arasında da ana kural doğrudan yazışmadır; mülki idarenin bilgilendirilmesi gerektiğinde aracılık yolu kullanılır.

5.2. İlgi

İlgi, belgenin bağlantılı olduğu önceki belge veya belgeleri gösterir. Muhatap bölümünden sonra iki satır boşluk bırakılarak soldan yazılır. Birden fazla ilgi, eski tarihliden yeni tarihliye doğru sıralanır ve küçük harflerle a), b) biçiminde gösterilir.

İlgide belgeyi gönderen idarenin adı, belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. Ancak ilgi tutulan belge muhatabın daha önce gönderdiği bir belgeyse veya muhataba daha önce gönderilmişse idare adı yazılmaz. İlgi cümlesi noktayla biter.

Gerçek kişiden gelen başvuru, kişinin adı ile tarih bilgisi kullanılarak ilgi tutulur. Muhatap aynı kişi ise ad bilgisi tekrarlanmaz. Adı ve tarihi bulunmayan başvuru, İsimsiz ve tarihsiz başvuru/dilekçe. biçiminde gösterilir; işleme alınıp alınmayacağı ilgili mevzuata göre ayrıca değerlendirilir.

6. Metnin yazımı ve bitiriş

İlgi ile metin arasında bir, ilgi yoksa muhatap ile metin arasında iki satır boşluk bulunur. Kelimeler arasında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır; noktalama işareti kendinden önceki harfe bitişir.

Paragrafa 1,25 santimetre içeriden başlanır, metin iki yana hizalanır ve paragraflar arasında boş satır bırakılmaz. Çok sayfalı üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi yalnız ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım yalnız son sayfada yer alır. İletişim ve belge doğrulama bilgileri her sayfada bulunur.

Dört ve daha çok haneli sayılar üçlü gruplara ayrılarak noktayla, kesirler virgülle yazılır. Metin, Türkçe yazım kurallarına uygun, anlamlı ve özlü olmalıdır. Zorunlu olmadıkça yabancı kelime kullanılmaz. Yabancı ülke veya uluslararası kuruluş muhatap olduğunda yabancı dil kullanılabilir; Türkçe çeviri hazırlanır ve belgeyle ilişkilendirilerek saklanır.

Kısaltmanın ilk kullanımında açık ad yazılır, ardından parantez içinde kısaltma gösterilir.

6.1. Bitiriş ibaresi

Bitiriş, yazışmayı yapan makam ile muhatap arasındaki hiyerarşiye göre seçilir:

Muhatap ilişkisi	Bitiriş
Alt makam	... rica ederim.
Üst veya aynı düzey makam	... arz ederim.
Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtım	... arz ve rica ederim. veya ... arz/rica ederim.
Gerçek kişi	Saygılarımla., İyi dileklerimle. veya Bilgilerinize sunulur. kullanılabilir

Muhatap bölümünde ilk satırda idare, ikinci satırda parantez içinde birim gösterilmişse hiyerarşi ilk satırdaki idareye göre değerlendirilir. Belge yetki devriyle imzalanıyorsa bitiriş, imzalayanın kendi unvanına göre değil yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumuna göre belirlenir.

7. İmza, yetki devri ve vekâlet

İmza bölümü metnin bitiminden iki ile dört satır sonra, yazı alanının sağında bulunur. İmzalayanın adı ilk harfi büyük, soyadı tamamen büyük; unvanı ise alt satırda kelimelerin ilk harfleri büyük yazılır.

Elektronik belgede yetkili makam güvenli elektronik imza kullanır. İmzalayanın ad ve soyadının üzerinde belgenin güvenli elektronik imzayla imzalandığını belirten bir ifade veya şekil yer almaz. Belge doğrulama bilgileri, belgenin alt bölümündeki ayrı alanda gösterilir.

Fiziksel belgede el yazısı imza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa, kaybolmayacak ve kâğıda işleyecek mavi kalemle atılır.

İmza yetkisi bulunan görevlilere güvenli elektronik imza idarece sağlanır. Personelin yalnız kendi özlük işlemiyle ilgili talebinde imzası aranıyor ve güvenli elektronik imzası bulunmuyorsa talep, idarenin belirlediği usulle alınır.

İdareler arası yazışmada imzalayacak makam; muhatabın ast-üst ilişkisi, belgenin içeriği ve önem derecesi dikkate alınarak hazırlanmış imza yetkileri veya yetki devri yönergesine göre seçilir. Bakanlıklar ile bağlı, ilgili ve ilişkili kurumların Cumhurbaşkanlığına göndereceği yazılar, belgenin mahiyeti ve aciliyeti değerlendirilerek bakan veya ilgili bakan yardımcısı tarafından imzalanır. Cumhurbaşkanlığına bağlı kurum ve kuruluşların aynı yöndeki yazışmaları ise en üst yönetici tarafından imzalanır.

7.1. İmza yetkisi devri

Yetki devrinde imzalayan kişinin adı ve soyadı birinci satırda, yetkiyi devreden makamı gösteren Vali a., Genel Müdür a. gibi ibare ikinci satırda, imzalayanın gerçek unvanı üçüncü satırda yazılır. İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.

Bitiriş ibaresi, yetkiyi devreden makamın hiyerarşisine göre seçilir.

7.2. Vekâleten imza

Vekâleten imzada ad ve soyad birinci satırda, vekâlet edilen makamı gösteren Başkan V., Genel Müdür V. gibi ibare ikinci satırda yer alır. Yetki devrinde kişi kendi göreviyle, başkası adına imza atar; vekâlette ise geçici olarak vekâlet edilen makamın görevini yürütür. Bu iki gösterim birbirinin yerine kullanılamaz.

7.3. Birden fazla imza

İki imzalı belgede üst unvan sahibinin imzası sağda yer alır. İkiden fazla imzada en üst unvan sahibi en solda, diğerleri unvan sırasına göre soldan sağa dizilir.

Fiziksel ortamda hazırlanan rapor ve benzeri belgelerde son sayfa imzalanır; önceki sayfalar imzalanır veya paraflanır. Gerektiğinde kişisel mühür veya idare mührü kullanılabilir. İmza, paraf ve mühür metni kapatamaz.

Fiziksel ortamda hazırlanan üst yazı ekleri, rapor niteliğindeki özel düzenleme dışında, imza sahiplerinden en az biri tarafından imzalanabilir veya paraflanabilir; bunun yerine paraf zincirinde yer alanlardan en az biri de eki paraflayabilir. Gerektiğinde idare mührü kullanılabilir. Ek üzerindeki imza, paraf veya mühür de metnin okunmasını engelleyemez. Dağıtımlı fiziksel belgelerde her nüsha ayrı imzalanabileceği gibi imzalı bir nüsha usulüne uygun çoğaltılarak da gönderilebilir.

8. Ek, dağıtım, olur, paraf ve koordinasyon

8.1. Ek

Ek bölümü imzadan sonra soldan başlar. Tek ek varsa Ek: ibaresinin yanında ekin adı gösterilir. Birden fazla ek numaralandırılır; sayfa, adet veya kişi sayısı gibi açıklayıcı bilgiler parantez içinde verilebilir. Eklerin üzerinde sağ üst köşede EK-1, EK-2 biçiminde numara bulunur.

Ek listesi yazı alanına sığmıyorsa ayrı sayfada EK LİSTESİ başlığıyla düzenlenir; üst yazıda Ek: Ek Listesi yazılır. Muhataba gönderilmeyen ek için Ek konulmadı veya ilgili ek numarası belirtilerek Ek-... konulmadı ifadesi kullanılır.

Üst yazıyla birlikte gönderilemeyen ekler, üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla ayrı gönderilebilir veya ayrı saklanabilir.

Elektronik dosya biçimindeki ekler, elektronik ya da fiziksel üst yazıya veri depolama aracıyla bağlanacaksa güncel birlikte çalışabilirlik esaslarında belirtilen, uluslararası kabul görmüş endüstri standardı formatlarda oluşturulur.

8.2. Dağıtım

Belge birden fazla muhataba gidiyorsa dağıtım bölümü kullanılır. Gereğini yapacaklar Gereği:, yalnız bilgi sahibi olması istenenler Bilgi: kısmında gösterilir. Dağıtım listesi sığmıyorsa ayrı sayfada düzenlenebilir veya ek olarak verilebilir.

8.3. Olur

Olur belgesi, ilgili birim yöneticisi tarafından teklif edilir ve olur makamınca imzalanır. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza, fiziksel ortamda el yazısı imza kullanılır. OLUR ibaresi, teklif edenin imza bölümünden sonra ortalanarak büyük harflerle yazılır.

Elektronik olur belgesinin tarihi, olur makamının güvenli elektronik imzasına ait tarihtir. Teklif eden birim ile olur makamı arasında başka makamlar varsa bu makamlar Uygun görüşle arz ederim. ibaresiyle olura katılabilir.

8.4. Paraf

Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad kısaltılmadan, asttan üste doğru gösterilir. Elektronik belgede paraf bilgileri üstveride tutulur ve muhatapla paylaşılmaz. Paraf, güvenli elektronik imza veya elektronik onayla verilebilir; elektronik onaylar günlük raporlara kaydedilir. Günlük raporlar zaman damgasıyla korunur ve saklama süresi bağlı oldukları belgeden kısa olamaz.

Fiziksel belgede paraf, yalnız idarede kalacak nüshada, yazı alanının sonunda ve sol kenarda mavi kalemle atılır.

8.5. Koordinasyon

Belge birden fazla birimin iş birliğiyle hazırlanmışsa, hazırlayan birimin paraf hiyerarşisinden sonra koordinasyona katılan ilgililerin unvan, ad ve soyadları gösterilir.

9. Doğrulama, iletişim, gizlilik ve özel işaretler

9.1. Belge doğrulama bilgileri

Güvenli elektronik imzalı belgede iletişim alanını ayıran çizginin üzerinde iki satırlık doğrulama alanı bulunur. İlk satırda belgenin güvenli elektronik imzayla imzalandığı belirtilir; ikinci satırda doğrulama kodu, iletişim alanının sağında karekod yer alır. Doğrulama, kod ve karekod aracılığıyla Dijital Türkiye üzerinden yapılır.

9.2. İletişim bilgileri

Sayfa sonunda çizgiyle ayrılan iletişim alanının solunda gönderen idarenin adres, posta kodu, telefon, faks, e-posta, KEP ve internet adresi; sağında bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefonu gösterilir.

9.3. Gizlilik

Hizmete Özel belgelerin bütün işlemleri elektronik ortamda yürütülür. Özel ve daha üst gizlilik derecelerindeki belgeler, ilgili özel kurallar çerçevesinde fiziksel ortamda işleme alınır. Gizlilik derecesini belirleme sorumluluğu belgeyi imzalayan yetkili makamdadır.

Fiziksel gönderimde de Hizmete Özel dışındaki gizlilik dereceli belgeler için gerekli güvenlik tedbirleri alınır. Bununla birlikte, kodlu veya kriptolu haberleşme konusunda yetkili idareler gerekli güvenliği sağlayarak bu belgeleri güvenli elektronik imzayla elektronik ortamda da gönderebilir.

9.4. Süreli belgeler

ACELE veya GÜNLÜDÜR ibaresi hem üstveride hem üst yazıda yer alır. Sağ üst köşede kırmızı ve büyük harfle gösterilir; çok sayfalı belgelerde yalnız ilk sayfada bulunur. ACELE belge derhâl ve süratle, GÜNLÜDÜR belge belirtilen süre içinde cevaplandırılır. Günlü belgede cevap süresi veya tarihi metin ve ilgili üstveride belirtilir.

9.5. Kişiye özel belge

KİŞİYE ÖZEL ibaresi, belgenin doğrudan ilgilisine teslim edilmesini ve sonraki işlemlerin onun tasarrufunda yürütülmesini ifade eder. Zarf açılmadan zarf bilgileri kaydedilir ve belge ilgilisine teslim edilir. Belge üzerinde yalnız ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir; onun talebiyle EBYS'ye kaydedilebilir.

9.6. Sayfa numarası ve üstveri tutarlılığı

Çok sayfalı belgede sayfa numarası, iletişim bilgilerinin altında ortada, toplam sayfa sayısıyla birlikte gösterilir. Elektronik belgenin görüntüsündeki tarih ve sayı gibi bilgiler ile üstverideki bilgiler arasında fark bulunamaz.

10. Çoğaltma, gönderme, alma ve iade

10.1. Çoğaltma

Güvenli elektronik imzalı belge, yetkilendirilmiş görevli tarafından çıktı alınarak çoğaltılır ve doğrulama kodu ile karekod üzerinden doğrulanır.

Fiziksel ortamda hazırlanmış bir belgeden örnek çıkarılırken uygun yere ASLI GİBİDİR yazılır; yetkilendirilmiş görevli ad, soyad, unvan ve tarihi belirterek imzalar. Bu örnek asıl belge gibi kabul edilir.

10.2. Elektronik gönderim ve alma

Elektronik belgelerin gönderim ve alma işlemlerinin kayıt altına alınmış biçimde, yetkili üçüncü taraf aracılığıyla yapılması esastır. İdareler, anlaşma ve kayıt şartıyla başka bir iletim mekanizması da kullanabilir. Veri depolama aracıyla iletimde de gönderme ve alma kaydı tutulur.

İdare, e-Yazışma kurallarına uygun belgeyi işleme koymak zorundadır. Uygun olmayan belgeyi reddedebilir; ret gerekçesi belgenin ulaştığı tarihi izleyen ikinci iş gününün sonuna kadar gönderene bildirilir.

10.3. Şifreli belgeler

İdare dışına gönderilen elektronik belge gerekli olduğunda şifrelenir. Şifreli belge talep eden idare, şifreleme sertifikası temin eder. Sertifikaya sahip idare, kurallara uygun şifreli belgeyi kabul etmek zorundadır.

Belgenin şifresi açılamazsa veya içerik gerekli şifreleme özelliklerini taşımıyorsa belge reddedilir. Gönderene, belgenin ulaştığı günü izleyen ikinci iş gününün sonuna kadar bildirim yapılır; hem bildirim hem belge kayda alınır. Bu süre içinde bildirim yapılmazsa belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve kurallara uygun hazırlanmış kabul edilir.

10.4. Fiziksel gönderim ve alma

Elektronik iletim mümkün değilse güvenli elektronik imzalı belgenin yetkili görevli tarafından alınan çıktısı, elektronik aslına erişim amacıyla fiziksel olarak gönderilebilir. Muhatap belgeyi doğrulayarak işleme alır.

Zarfın sol üstünde gönderen idare, gerektiğinde adres, tarih ve sayı; ortasında muhatap ve adres bulunur. ACELE, GÜNLÜDÜR ve KİŞİYE ÖZEL işaretleri zarfın sağ üstünde kırmızı büyük harfle gösterilir.

Fiziksel gelen belgenin geliş tarihi ve üstverileri EBYS'ye veya kurumsal kayıt sistemine kaydedilir. Gelen belge etiketi veya kaşesinde asgari kayıt unsurları bulunur ve kaşe üst yazının ilk sayfasının ön ya da arka yüzüne basılır. Havale, talimat ve benzeri işlemler de kurumca belirlenen bir kaşeyle ilk sayfanın ön veya arka yüzünde gösterilebilir. Kişilerin dilekçeyi arz ederim dışında bir ifadeyle bitirmesi, tek başına dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.

10.5. Yanlış muhataba gelen belge

Elektronik belge yanlış idareye gelmişse gönderene muhatap olunmadığı bildirilir. Asıl muhatap açıkça belli ise belge ona iletilebilir, gönderen bilgilendirilir ve bir kopya elektronik ortamda saklanır.

Fiziksel belge yanlış idareye gelmiş ve asıl muhatap anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Asıl muhatap açıkça belliyse gerektiğinde sureti alınarak aslı doğru muhataba gönderilir ve gönderen bilgilendirilir.

11. Süreler, tekit ve uygunluk denetimi

İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü düzenlenir. Özel bir süre yoksa:

• Belge talebi en geç beş iş günü içinde,
• Bilgi ve görüş talebi en geç on beş iş günü içinde yerine getirilir.

Sürenin başlangıcı, elektronik talepte EBYS'ye giriş kaydı; fiziksel talepte EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine giriş zamanıdır.

Süresinde cevap alınmazsa tekit yazısı yazılabilir. Uygun hazırlanmayan belgeye verilecek cevapta ilgili kurallar gösterilerek muhatap uyarılabilir. Aykırılık sürerse süreli belgeler hariç sonraki belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

Uygulama birliğini sağlamak için merkezî düzeyde kılavuz hazırlanabilir. İdareler, temel kurallara aykırı olmamak şartıyla ek düzenleme yapabilir. Eğitim, koordinasyon, tereddütlerin giderilmesi ve uygulama esaslarının belirlenmesi yetkili merkezî makamın görev alanındadır.

12. Geçiş ve son hükümler

Önceki resmî yazışma yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır; diğer düzenlemelerde önceki metne yapılan atıflar yeni düzenlemeye yapılmış sayılır.

Düzenlemeden önce kurulmuş EBYS'lerin altı ay içinde uyumlu hâle getirilmesi, yeni kurulacak sistemlerin baştan uyumlu kurulması öngörülmüştür. Elektronik gönderim ve alma için yetkili üçüncü taraf kullanıcı hesabı bulunmayan idarelerin üç ay içinde hesap edinip DETSİS'e kaydetmesi ve kullanıma açması gerekir.

Düzenleme, yayımını izleyen ayın ilk günü yürürlüğe girer ve hükümlerini Cumhurbaşkanı yürütür.

13. Karar mantığı

Bir resmî yazışma incelenirken şu sıra izlenebilir:

1. Ortamı belirle: Olağan elektronik süreç mi, zorunlu hâl mi, olağanüstü durum mu?
2. Yetkiyi belirle: Belgeyi kim hazırlıyor, kim paraflıyor, kim imzalıyor; yetki devri veya vekâlet var mı?
3. Belge bölümlerini kur: Başlık, sayı, tarih, konu, muhatap ve gerekiyorsa ilgi.
4. Metni denetle: Dil, paragraf, sayı yazımı, kısaltma ve bitiriş ibaresi.
5. Son bölümleri denetle: İmza, ek, dağıtım, olur, paraf ve koordinasyon.
6. Özel niteliği denetle: Gizlilik, acelelik, günlülük veya kişiye özel olma durumu.
7. Gönderim yolunu belirle: Elektronik, şifreli elektronik veya zorunlu fiziksel gönderim.
8. Kayıt ve saklamayı tamamla: Üstveri, doğrulama, gelen-giden kayıtları ve aidiyet zinciri.

14. Çözümlü uygulamalar

Uygulama 1 - Elektronik belgenin çıktısı

Olay: Güvenli elektronik imzayla tamamlanan bir yazının çıktısı alınmış, üstüne ayrıca mavi kalemle imza atılması ve dosyada fiziksel olarak saklanması önerilmiştir.

Belirleyici bilgi: Belge olağan süreçte elektronik ortamda hazırlanmış ve güvenli elektronik imzayla imzalanmıştır.

Uygulanacak kural: Elektronik belge elektronik ortamda paylaşılır ve saklanır; çıktısı ayrıca el yazısıyla imzalanmaz.

Sonuç: Öneri doğru değildir. Fiziksel çıktı ancak elektronik asla erişim ve doğrulama amacıyla gönderim gibi özel bir işlev taşıyabilir; yeni bir asıl belgeye dönüştürülemez.

Uygulama 2 - Yetki devrinde bitiriş

Olay: Alt birime gönderilecek yazı, üst makamın yetki devriyle bir daire başkanı tarafından imzalanacaktır.

Belirleyici bilgi: İmza, devredilen yetki kullanılarak üst makam adına atılmaktadır.

Uygulanacak kural: Bitiriş ibaresi imzalayanın kendi hiyerarşisine göre değil, yetkiyi devreden makamın muhatapla ilişkisine göre belirlenir.

Sonuç: Muhatap devreden makama göre alt düzeydeyse rica ederim kullanılır. İmza bloğunda ise ad-soyad, devreden makamı gösteren ... a. ibaresi ve imzalayanın gerçek unvanı yer alır.

Uygulama 3 - Şifresi açılamayan belge

Olay: Bir idareye şifreli resmî belge ulaşmış, ancak belge açılamamıştır. Üçüncü iş gününde gönderene bildirim yapılması düşünülmektedir.

Belirleyici bilgi: Şifre açılamamış ve özel bildirim süresi işlemektedir.

Uygulanacak kural: Ret ve bildirim, belgenin ulaştığı günü izleyen ikinci iş gününün sonuna kadar yapılmalıdır.

Sonuç: Üçüncü iş günü geçtir. Süresinde bildirim yapılmazsa belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve teknik kurallara uygun hazırlanmış kabul edilir.

Uygulama 4 - Yanlış muhataba gelen fiziksel belge

Olay: Fiziksel bir belge yanlış idareye gelmiş, ancak zarf ve içerikten doğru muhatap açıkça anlaşılmıştır.

Belirleyici bilgi: Asıl muhatap tereddütsüz belirlenebilmektedir.

Uygulanacak kural: Belge doğrudan gönderene iade edilmek zorunda değildir. Gerektiğinde sureti alınarak aslı doğru muhataba gönderilir ve gönderen bilgilendirilir.

Sonuç: Doğru işlem, belgenin aidiyet zincirini koruyarak doğru muhataba yönlendirilmesi ve gönderenin haberdar edilmesidir.

15. Karşılaştırmalı olaylar

Elektronik belge - zorunlu fiziksel belge

• Elektronik belge tek nüsha ve güvenli elektronik imzalıdır.
• Zorunlu fiziksel belge en az iki nüsha ve el yazısı imzalıdır.
• Elektronik belgede kayıt numarası hazırlanırken alınır.
• Zorunlu fiziksel belgede kayıt numarası el yazısı imzadan sonra alınır.

Yetki devri - vekâlet

• Yetki devrinde kişi kendi makamında kalır, başka makam adına imza atar; a. kullanılır.
• Vekâlette kişi geçici olarak başka makamın görevini yürütür; V. kullanılır.
• Yetki devrinde imzalayanın gerçek unvanı ayrıca gösterilir.
• Vekâlette vekâlet edilen makam imza bloğunda gösterilir.

ACELE - GÜNLÜDÜR

• ACELE belge derhâl ve süratle ele alınır.
• GÜNLÜDÜR belgede belirli cevap süresi veya tarihi bulunur.
• Her ikisi de üstveride ve üst yazıda gösterilir.
• Çok sayfalı belgede işaret yalnız ilk sayfada yer alır.

Hizmete Özel - Özel ve üstü

• Hizmete Özel işlemler elektronik ortamda yürütülür.
• Özel ve daha üst dereceler fiziksel ortamda, ilgili güvenlik kurallarıyla işleme alınır.
• Gizlilik derecesini belirleme sorumluluğu imzacı yetkili makamdadır.

16. Karıştırılabilecek ayrımlar

• Güvenli elektronik imza ibaresi imza sahibinin adının üzerinde gösterilmez; belge doğrulama alanında gösterilir.
• Muhatapta parantez içinde birim yazılması, hiyerarşi hesabını o birime göre değiştirmez; ilk satırdaki idare esas alınır.
• İlgi sıralaması en yeni belgeden değil, en eski belgeden başlar.
• Fiziksel paraf bütün nüshalara değil, yalnız idarede kalacak nüshaya atılır.
• ASLI GİBİDİR, elektronik belgeyi yeniden imzalamak için değil, fiziksel belgeden örnek çıkarmak için kullanılır.
• Dilekçenin yanlış bitiriş ibaresi taşıması, tek başına işleme alınmama sebebi değildir.
• Süresinde cevap verilmeyen belge için tekit yazılabilir; bu işlem ilk talebin yerine geçmez.
• Uygun olmayan belgelerin sonraki örnekleri iade edilebilir; süreli belgeler bu iade imkânının dışındadır.

17. Hızlı tekrar

• Ana ortam elektroniktir; fiziksel ortam istisnadır.
• Elektronik belge tek nüsha, fiziksel belge en az iki nüshadır.
• Sayı; ortam harfi, teşkilat numarası, dosya planı kodu ve kayıt numarasından oluşur.
• Elektronik belgenin tarihi son yetkilinin zaman damgasıdır.
• İlgi belgeleri eski tarihliden yeniye sıralanır.
• Alt makama rica, üst ve eş düzeye arz edilir.
• Yetki devri a., vekâlet V. ile gösterilir.
• Paraf bilgileri elektronik belgenin muhatabıyla paylaşılmaz.
• Özel ve üstü gizlilik fiziksel, Hizmete Özel elektronik süreçtedir.
• Belge talebi beş; bilgi ve görüş talebi on beş iş gününde karşılanır.
• Uygun olmayan elektronik belgeye ilişkin ret gerekçesi ikinci iş gününün sonuna kadar bildirilir.
• Görüntüdeki tarih ve sayı ile üstveri arasında fark bulunamaz.

18. Mini yoklamalar

1. Elektronik ortamda güvenli elektronik imzayla tamamlanan belge kaç nüsha hazırlanır?
2. İlgi belgeleri hangi sırayla gösterilir?
3. Aynı düzeydeki makama yazı hangi ibareyle bitirilir?
4. Yetki devri ile vekâletin imza bloğundaki temel fark nedir?
5. GÜNLÜDÜR belgesinde süre nerelerde gösterilir?
6. Şifreli belge açılamıyorsa gönderene en geç ne zaman bildirim yapılır?
7. Bilgi talebi, özel bir süre yoksa en geç kaç iş gününde karşılanır?
8. Fiziksel dilekçenin rica ederim ibaresiyle bitmesi işleme alınmasını engeller mi?

Mini yoklama cevapları

1. Tek nüsha.
2. En eski tarihliden en yeni tarihliye doğru.
3. Arz ederim.
4. Yetki devrinde a. ve imzalayanın gerçek unvanı; vekâlette V. ve vekâlet edilen makam gösterilir.
5. Metin içinde ve ilgili üstveride; ayrıca GÜNLÜDÜR işareti üst yazıda yer alır.
6. Belgenin ulaştığı günü izleyen ikinci iş gününün sonuna kadar.
7. On beş iş günü.
8. Hayır. Bitiriş biçimi tek başına işleme alınmaya engel değildir.