Resmî Senetlerin Düzenlenmesi

Resmî Senetlerin Düzenlenmesi

Akitli tapu işlemlerinde resmî senet, tarafların iradelerini ve tescil talebini resmî biçimde ortaya koyan temel işlem belgesidir. Düzenleme; resmî senedin kim tarafından ve nasıl hazırlanacağını, hangi bilgileri taşıyacağını, nasıl okunup imzalanacağını, hangi kontrollerden geçeceğini ve bazı özel işlemlerde hangi ek kuralların uygulanacağını belirler.

Öğrenme hedefleri

Bu konuyu tamamlayan öğrenci;

• Resmî senedin amacı ile kapsamını ayırt eder,
• Standart ve matbu resmî senet kullanımını karşılaştırır,
• Resmî senette bulunması gereken kişi, taşınmaz, irade ve işlem bilgilerini sınıflandırır,
• Hazırlama, onaylama, kontrol ve tescil görevlerini birbirinden ayırır,
• Takyidatın taraflara açıklanması ve kabul beyanının alınması sürecini uygular,
• Tanık ve yeminli tercüman gerektiren durumları belirler,
• Okuma, “okudum” ibaresi, imza, mühür ve parmak izi kurallarını doğru sıraya koyar,
• Akit öncesi ve tescil sonrası kontrolün ayrımını yapar,
• Daire dışında akit, ayrı müdürlüklerdeki taşınmazlar ve ölünceye kadar bakma işlemlerindeki özel usulleri uygular,
• Üst hakkı ile onama ipoteğine özgü resmî senet içeriğini değerlendirir,
• Merkezi başvuru havale sisteminde hazırlayan personel ile başvuruyu alan müdürlüğün sorumluluklarını ayırır,
• Somut olayda eksik koşulu, yanlış işlem sırasını veya yetki sorununu gerekçesiyle saptar.

1. Düzenlemenin odağı ve temel kavramlar

Düzenlemenin amacı, tapu müdürlüklerinin akitli işlemler sebebiyle hazırladığı resmî senetlerin düzenlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir. Kapsam, Tapu Kanunu uyarınca tapu müdürlüklerince düzenlenecek resmî senetlerle sınırlıdır. Düzenleme, 2644 sayılı Tapu Kanununun 26 ncı maddesinin üçüncü fıkrasına dayanır.

Konu boyunca üç kavram özellikle önem taşır:

• Genel Müdürlük: Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğüdür.
• TAKBİS: Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemidir.
• Merkezi başvuru havale sistemi: Bir başvuruya ait resmî senet veya tescil istem belgesinin, başvurunun alındığı tapu müdürlüğü dışındaki yetkili personele hazırlanmak üzere TAKBİS üzerinden otomatik havale edildiği sistemdir.

Merkezi sistem, işlemin başka müdürlükte tamamlanması anlamına gelmez. Hazırlama işi uzaktaki yetkili personele verilebilir; imza öncesi kontrol, imzaların alınması ve işlemin tamamlanması başvurunun yapıldığı müdürlüğün sorumluluğunda kalır.

2. Resmî senedin hazırlanma biçimi

Akitli işlemlerde esas olan, TAKBİS programında yer alan resmî senedin kullanılmasıdır. Resmî senet en az 12 karakter boyutunda ve Times New Roman yazı tipinde düzenlenir.

Matbu resmî senet kullanımı

İpotek işlemlerinde, şekli Genel Müdürlükçe belirlenmek şartıyla, kredi veya borç sözleşmesi şartlarının matbu resmî senet örneğine yazılması konusunda bankalara yetki verilebilir. Ticaret şirketlerinin aynı yöndeki talepleri de Genel Müdürlükçe değerlendirilerek izin verilebilir.

İzin verilen durumda sözleşme, resmî senedin şekil şartlarını taşımalıdır. İpotek akdinin esaslı unsurlarını içeren bilgiler tapu müdürlüğü tarafından yazılır. Böylece özel kuruluşun hazırladığı metin ile tapu müdürlüğünün akdin esasını resmî biçimde kurma görevi birbirinden ayrılır.

3. Resmî senedin içerik mimarisi

Resmî senet yalnız tarafların adlarının ve taşınmazın ada-parsel bilgilerinin yazıldığı bir form değildir. Kişiler, temsil, taşınmaz, takyidat, bedel, irade, tescil, zaman, mali yükümlülük ve görevli bilgileri birlikte bulunmalıdır.

3.1. Taraf ve temsil bilgileri

Gerçek kişi bizzat katılıyorsa kimlik bilgileri, vatandaşlık numarası, tebligata esas adresi ve imzası yer alır. Gerçek kişi temsil ediliyorsa temsil olunan ile kanunî veya akdî temsilcinin kimlik ve vatandaşlık numaraları; temsilcinin tebligata esas adresi ve imzası gösterilir.

Ticaret şirketlerinde;

• Şirket unvanı,
• Kayıtlı olunan ticaret sicil memurluğu,
• Ticaret sicil numarası,
• Vergi numarası,
• Temsile yetkili kişinin kimlik ve vatandaşlık numarası,
• Temsilcinin tebligata esas adresi ve imzası bulunur.

Vakıflarda unvan ve vakıf sicil numarası; derneklerde unvan ve dernek tescil numarası ile yetkili temsilcinin kimlik, vatandaşlık numarası, adres ve imza bilgileri yazılır.

Tanık veya tercüman hazır bulunmuşsa bunların kimlik, vatandaşlık numarası, tebligata esas adresi ve imzası da resmî senede alınır.

3.2. Görevli bilgileri

Resmî senedi hazırlayan, onaylayan, tescili yapan, akit öncesi kontrolü ve tescil sonrası kontrolü yapan görevlilerin adları, soyadları, unvanları ve imzaları bulunur. Görevlerin görünür kılınması, işlem aşamalarının ve sorumlulukların birbirinden ayrılmasını sağlar.

3.3. Taşınmaz ve takyidat bilgileri

Taşınmazı tanımlayan bilgiler; mahalle veya köy, pafta, ada, parsel, varsa bağımsız bölüm, yüzölçümü, hisse, cins, sınır ve tapu kaydının cilt-sayfa bilgilerini kapsar.

Taşınmazı kısıtlayan irtifak hakları, taşınmaz yükü, taşınmaz rehni, şerhler ve beyanlar da gösterilir. Takyidatın yalnız listelenmesi yeterli değildir; taraflara açıklanması ve işleme mevcut hâliyle devam edilmek isteniyorsa kabul beyanının alınması gerekir.

3.4. Bedel, irade ve tescil bilgileri

Resmî senette taşınmazın kayıtlı veya emlak vergisi değeri ile tarafların devir ya da hak tesisi için kararlaştırdığı bedel yer alır. Ayrıca;

• Tarafların işleme ilişkin irade beyanları,
• Kanunî yükümlülükleri kabul ettiklerine ilişkin açıklamalar,
• Tasarrufî işleme yönelik tescil talebi,
• Düzenlenme yeri ve tarihi,
• Yevmiye tarihi, numarası, saati ve dakikası,
• Tapu harcı, damga vergisi ve döner sermaye ücretine ilişkin bilgiler,
• Zorunlu deprem sigortası gereken hâllerde sigorta şirketi, poliçe tarihi ve numarası,
• Tapu senedi veya ipotek belgesini teslim alanın adı, soyadı ve imzası bulunur.

Tapu Kanunu uyarınca yetki devri yapılmışsa yetki devrine ilişkin belirtme ve imza da gösterilir.

4. Hazırlama ve onaylama yetkisi

4.1. Hazırlama

Resmî senedi müdür veya tapu sicil görevlileri hazırlar. Personel sıkıntısı bulunan bir yerde zorunluluk doğarsa, tapu müdürünün teklifi ve bölge müdürünün yazılı onayıyla arşiv memuruna da akit hazırlama yetkisi verilebilir. Bu, arşiv memurunun kendiliğinden sahip olduğu sürekli bir yetki değildir; personel ihtiyacı, zorunluluk, teklif ve yazılı onay birlikte aranır.

4.2. Onaylama ve akdi gerçekleştirme

Müdür olarak görev yapanlar ile müdürlük görevine vekâlet edenler resmî senedi onaylayarak akdi gerçekleştirir. Müdür yetki verirse, resmî senedi taraflar ile hazırlayan tapu müdürlüğü görevlileri imzalar; görevlendirilen memur onaylayarak akdi gerçekleştirir.

İllerde bulunan tapu müdürlükleri dışındaki müdürlüklerden akitli ve akitsiz işlemleri 500’ün altında olan yerlerde tapu hizmetlerinin yürütülmesi için Genel Müdürlük, yakın il veya ilçelerde görevli tapu müdürü ya da yetkili memur veya memurlara belirli günlerde yetki verebilir. Bu yetki, yerel müdürlüğün tek taraflı kararıyla kurulmaz.

5. Akit içeriği, takyidat ve iradelerin uyumu

5.1. Takyidatın açıklanması ve kabulü

Tapu kaydında taşınmazı sınırlayan hak ve yükümlülükler varsa izlenecek düşünme sırası şöyledir:

1. Sınırlamalar taraflara açıklanır.
2. Taraflara, mevcut sınırlamalarla birlikte işlemin yapılmasını isteyip istemedikleri sorulur.
3. İşleme devam edilmesi istenirse sınırlamalar doğru ve tam biçimde resmî senede yazılır.
4. Taraflardan, bunları kabul ettiklerine ilişkin beyan alınır.

Bu dört aşamadan biri eksik bırakıldığında yalnız bilgi verme veya yalnız metne yazma, süreci tek başına tamamlamaz.

5.2. Esaslı unsurlar ve yasak kayıtlar

Resmî senette, akdin kurulması için mutlaka bulunması gereken noktalar yer alır. Tarafların, üzerinde anlaşılmadıkça akdin oluşmayacağını kabul ettikleri noktalar da metne alınır. Buna karşılık tescili bozucu veya hükümsüz kılıcı kayıt ve şart yazılamaz.

Buradaki ayrım önemlidir: Tarafların serbest iradesi, akdin esaslı noktalarını belirlemeye imkân verir; fakat tescili geçersiz kılacak bir şartı resmî senede taşıma yetkisi vermez.

5.3. Kanunî yükümlülük açıklamaları

Akit metninde tarafların;

• Geçmiş emlak vergisi borcundan müteselsilen sorumlu olduklarını,
• Yurt içinden tebligat adresi göstermeleri gerektiğini,
• Adres değişikliğini tapu müdürlüğüne bildirmemeleri hâlinde Tebligat Kanunu hükümlerine göre işlem yapılacağını bildiklerine ve kabul ettiklerine ilişkin açıklamalar bulunur.

5.4. Karşılıklı, açık ve uyumlu irade

Taraflar, resmî senetteki karşılıklı irade beyanlarından bilgi sahibi olmalıdır. Beyanlar açık olmalı; kişiden kişiye değişen yorumlara yol açan kavramlar kullanılmamalıdır. Bir tarafın beyanındaki her unsur, diğer tarafın beyanında tam karşılığını bulmalıdır. Akdin bütün esaslı noktalarında anlaşma kurulmadan işlem tamamlanamaz.

6. Sayfa devamlılığı

İrade beyanı bölümü veya başka bir sütun yetersiz kalırsa yalnız dolan sütunlar için yeni resmî senet sayfasına geçilir. Her sayfaya numara verilir ve önceki sayfanın devamı olduğu gösterilir. Boş kalan bölümlerin gereksiz yere yeniden yazılması yerine, devamlılık ve bütünlük korunur.

Yönetmelikteki “Fotoğraf” başlıklı hüküm yürürlükten kaldırılmıştır. Bu başlık altında uygulanacak ayrı bir usul bulunmamaktadır.

7. Tanık ve tercüman

7.1. İki tanık gereken hâller

Aşağıdaki durumlarda iki tanık bulundurulur:

• Taraflardan birinin imza bilmemesi,
• Taraflardan birinin okuma yazma bilmemesi,
• Taraflardan birinin sağır, kör veya dilsiz olması,
• Tarafların kimliğinde kuşkuya düşülmesi,
• Ölünceye kadar bakma akdi,
• Kanunların tanık öngördüğü diğer işlemler.

İşlemin yapıldığı dairede çalışanlar tanıklık yapamaz.

7.2. Türkçe bilmeyen taraf

Taraflardan biri Türkçe bilmiyorsa ayrıca yeminli tercüman bulundurulur. Tanıklar ve tercüman resmî senedi imzalar. Kimlik bilgileri ve yerleşim yeri adresleri metne yazılır. Tanık ile tercümanın okuma yazma bilmesi, reşit olması ve temyiz kudretine sahip bulunması gerekir.

Tanık ile tercümanın işlevleri farklıdır. Tanık, tanıklık gerektiren durumdaki işlem güvenliğine katılır; yeminli tercüman ise Türkçe bilmeyen tarafın iradesinin doğru anlaşılmasını sağlar.

8. Okuma, “okudum” ibaresi ve imza

8.1. Resmî senedin okunması

Resmî senet, hazırlayan görevli tarafından; müdür veya görevlendirilen memur, taraflar ve hazır bulunan tanıklarla tercümanın huzurunda yüksek sesle ve herkesin anlayacağı biçimde okunur. Taraflar isterse metni kendileri de alıp okuyabilir.

8.2. Normal “okudum” ve imza süreci

Taraflar imza yerlerine el yazısıyla “okudum” yazar. Ardından aynı mürekkepli kalemle imza atarlar. Tarafların imzaları aynı anda alınır. Taraflardan sonra müdür veya görevlendirilen memur ile düzenleyen görevli imzalar. Müdür veya görevlendirilen memur kendi imza yerini daire mührüyle mühürler.

Resmî senet birden fazla sayfaysa her sayfa, akde katılan ve akit huzurunda bulunan kişiler tarafından ayrı ayrı imzalanır.

8.3. “Okudum” yazamayan fakat imza kullanan kişi

Kişi imza kullanmasına rağmen el yazısıyla “okudum” yazamıyorsa;

1. İmzası “okundu” ibaresi yazılarak alınır,
2. İki tanık bulundurulur,
3. Resmî senedin uygun yerine taraflar ve tanıklar huzurunda okunduğunu belirten açıklama yazılır,
4. Bu açıklama taraflar ve tanıklarca ayrıca imzalanır,
5. Kişinin imzası yanına parmak izi de alınır.

Bu özel usulün yalnız bir parçasını yerine getirmek yeterli değildir.

9. İmza bilmeyenin işareti, mühür ve parmak izi

İmza bilmeyen kişinin sol el başparmağı belgeye bastırılır. Bu parmak yoksa sağ el başparmağı; o da yoksa diğer parmaklardan biri kullanılır. Sol el başparmağı dışında bir parmak kullanılmışsa hangi parmak olduğu yazılır.

Mühür kullanılması parmak izi zorunluluğunu kaldırmaz. Mühür kullanılmışsa parmak da bastırılır. Tanıklar mühür ve parmak izini onaylar.

10. Yevmiye ve tescil

İmzalar tamamlandıktan hemen sonra yevmiye defterine kayıt yapılır. Resmî senede yevmiye tarihi, saati, dakikası ve numarası yazılır. Tescili yapan görevli, ilgili bölüme tescilin kendisi tarafından yapıldığını belirten ifadeyi yazar; adını ve soyadını ekleyerek imzalar.

Buradaki sıra önemlidir: imza, hemen ardından yevmiye kaydı, sonra tescil ve tescil kaydının görevli tarafından doğrulanması.

11. Kontrol sistemi

11.1. Akit imzalanmadan önce kontrol

Müdür veya görevlendirilen personel, akit imzalanmadan önce işlemle ilgili bütün belgeleri kontrol eder. Hazırlama görevi ile kontrol görevi aynı kişide birleşemez. Resmî senet düzenleme yetkisine sahip tek personelin bulunduğu müdürlüklerde bu ayrım uygulanmaz.

Eksiklik veya yanlışlık yoksa kontrolü yapan kişi “işlem kontrolü yapıldı” sütununu adı, soyadı ve imzasıyla tamamlar. Eksiklik ya da yanlışlık varsa bunlar giderilmeden imza aşamasına geçilemez.

11.2. Tescilden sonra kontrol

Tescil kontrolünü müdür veya görevlendirilen personel yapar. Tescil görevi ile tescili kontrol görevi aynı kişide birleşemez; tek yetkili personel bulunan müdürlük istisnası burada da geçerlidir.

Eksiklik yoksa “tescil kontrolü yapıldı” ibaresiyle ad, soyad ve imza eklenir. Tescilde hata veya eksiklik bulunursa Tapu Sicili Tüzüğü hükümlerine göre hareket edilir.

Aşama	Kontrolün konusu	Görev ayrılığı	Hata varsa sonuç
Akit öncesi	İşlem belgeleri ve hazırlık	Hazırlayan ile kontrol eden ayrı	Hata giderilmeden imzaya geçilmez
Tescil sonrası	Yapılan tescil	Tescili yapan ile kontrol eden ayrı	Tapu Sicili Tüzüğü uyarınca işlem yapılır

12. İlave ve düzeltmeler

Resmî senette silinti, kazıntı ve çıkıntı yapılamaz. Yanlışlık veya eksiklik akdin altına yazılır; taraflar ve görevliler tarafından imzalanır. Böylece düzeltmenin kimlerin bilgisi ve kabulüyle yapıldığı görünür hâle gelir.

13. Akdin daire dışında yapılması

Daire dışında akit istisnaî bir yoldur. Taraflardan birinin müdürlüğe gelmesine engel bir durum bulunmalı ve müdürlük bu yolu uygun görmelidir. Başvuru istem belgesinde adres ve varsa telefon numarası belirtilir.

Akdin yapılacağı yer kural olarak ilçe mülkî idare sınırları içindedir. Büyükşehir belediye teşkilatı bulunan yerlerde büyükşehir belediye sınırı esas alınır.

Müdür, iki tapu sicil görevlisini daire dışında işlem için görevlendirir. Görevlendirme resmî senedin uygun yerine yazılır ve müdürce imzalanır.

Görevliler adrese ulaştıktan sonra taşınmazı kısıtlayan yeni bir istem gelirse müdürlük bunu telefonla veya memur göndererek bildirir. Taraflar henüz akdi imzalamamışsa kısıtlama kendilerine açıklanır ve yevmiye defterine işlemden önce kaydedilir. Gelen kısıtlama işleme engel oluşturuyorsa müdür istemi reddeder.

14. Ayrı müdürlüklerde kayıtlı taşınmazlar

Farklı müdürlüklerin yetki alanlarında bulunan taşınmazlara ilişkin müşterek rehin, taksim ve trampa işlemlerinde resmî senet, istemin yapıldığı müdürlük tarafından düzenlenir. Resmî senedin tasdikli örneği, tescilin yapılması için ilgili müdürlüklere gönderilir.

Bu usul yalnız düzenlemede sayılan işlem türleri için kurulmuştur; benzer görünen her işleme kendiliğinden genişletilemez.

15. Ölünceye kadar bakma akdi

Ölünceye kadar bakma akdinde irade beyanları ve tanık katılımı özel bir sıraya bağlanmıştır:

1. Bakım alacaklısı, taşınmazını ölünceye kadar bakıp besleme ve görüp gözetme karşılığında devrettiğini, bakım yükümlüsü adına tescil istediğini bildirir; beyanını okur, “okudum” yazar ve imzalar.
2. Bakım yükümlüsü, taşınmazı aynı yükümlülük karşılığında devraldığını ve adına tescil istediğini bildirir; beyanını okur, “okudum” yazar ve imzalar.
3. Taraflar, akdi okuduklarını ve iradelerine uygun olduğunu müdür veya görevlendirilen memur ile hazırlayan görevlinin huzurunda iki tanığa beyan eder.
4. Tanıklar, beyanın huzurlarında yapıldığını ve tarafları tasarrufa ehil gördüklerini belirten kısmı imzalar. Akdin içeriğinin tanıklara açıklanması zorunlu değildir.
5. Müdür veya görevlendirilen memur ile hazırlayan görevli işlemi tamamlayıp resmî senedi imzalar.

Taraf resmî senedi bizzat okuyamaz veya imzalayamazsa görevli metni iki tanığın önünde okur. Taraf, akdin iradesine uygun olduğunu açıklar. Tanıklar hem beyanın huzurlarında yapıldığını ve tarafı tasarrufa ehil gördüklerini hem de resmî senedin görevli tarafından okunup tarafın iradesine uygun bulunduğunun açıklandığını imzayla doğrular.

Şu kişiler ölünceye kadar bakma akdinin düzenlenmesine görevli veya tanık olarak katılamaz:

• Fiil ehliyeti bulunmayanlar,
• Mahkeme kararıyla kamu hizmetinden yasaklılar,
• Kısıtlılar,
• Okur yazar olmayanlar,
• Tarafların eşleri,
• Tarafların üstsoy ve altsoy kan hısımları,
• Tarafların kardeşleri,
• Sayılan kişilerin eşleri.

16. Üst hakkı tesisinde özel içerik

Üst hakkına ilişkin resmî senette genel unsurlara ek olarak;

• Hakkın içeriği, kapsamı ve süresi,
• Yapının konumu, şekli, niteliği, boyutları ve özgülenme amacı,
• Üzerinde yapı bulunmayan alandan yararlanma biçimi,
• Hak sona erince malik tarafından bedel ödenmesi kararlaştırılmışsa bedelin miktarı ve hesaplanış biçimi,
• Bedel borcunun kaldırılması ve arazinin ilk hâline getirilmesine ilişkin hükümler,
• Üst hakkı karşılığında irat biçiminde borçlanılan edimleri güvence altına almak amacıyla en çok üç yıllık irat için malik lehine kanunî ipotek kurulabileceği yer alır.

17. Resmî senet düzenlenmeden yapılabilen ipotek işlemleri

17.1. Onama ipoteğinin temel yapısı

Tapu Kanunu kapsamında tescili istenen ipotekler;

• Tarafların imzaladığı kredi, borç veya tasarruf finansman sözleşmesi,
• Sözleşme metnine dâhil edilen ek niteliğindeki onama ipoteği tesis ve tescil istem belgesi,
• Müdürlükte düzenlenen ve taşınmaz maliki veya temsilcilerince imzalanan tescil onama veya tescil istem belgesi üzerinden resmî senet düzenlenmeden tescil edilebilir.

17.2. Satış ile onama ipoteğinin birlikte istenmesi

Satış ile onama ipoteği aynı anda talep edilirse satış işlemiyle birlikte resmî senet düzenlenir. İpotek için banka veya kurum temsilcisinin tapu müdürlüğünde imzası alınmaz. Resmî senet, satıcı veya temsilcisi ile ipotek borçlusu alıcı veya temsilcisi tarafından imzalanır. Tescil, resmî senet ile sözleşme ve onama ipoteği belgelerine dayanır.

17.3. Elektronik ve fizikî başvuruda uyumsuzluk

İpotek edilecek taşınmazın tanımlayıcı bilgileri, niteliği, yüzölçümü, aynî ve kişisel hakları ile kısıtlamaları tapu siciliyle karşılaştırılır.

Başvuru biçimi	Uyumsuzlukta ilk işlem	Uyum sağlandıktan sonra
Elektronik	İşlem iade edilir	Banka veya kurum belgeyi uyumlu hâle getirip yeniden gönderir; müdürlüğün düzenlediği tescil onama belgesi malik veya temsilcisine imzalatılır
Fizikî	Taraflara bilgi verilir	Belge uyumlu hâle getirilir; banka veya kurum temsilcileri ile malik veya temsilcinin imzaları alınır

Bu kapsamda kullanılan kredi, borç veya tasarruf finansman sözleşmesi ile tescil onama ve tescil istem belgeleri resmî senet yerine geçer.

Elektronik başvurularda düzenlenen tescil onama belgesi ile ipotek belgesi banka veya kurumla elektronik ortamda paylaşılır; banka veya kurumdan onaylı suretler her zaman istenebilir. Toplu Konut İdaresi Başkanlığı işlemlerindeki onama belgesi ise Genel Müdürlükçe belirlenen içerik ve şekle göre müdür veya yetkili müdür yardımcısı tarafından imzalanır.

18. Resmî senetlerin basımı ve saklanması

Resmî senetlerin şekillerini belirleme ve değiştirme yetkisi Genel Müdürlüğe aittir. Belgelerin başka yerlerde izinsiz basılması ve çoğaltılması yasaktır.

Resmî senetler her yıl tarih ve yevmiye sırasına göre ciltlenerek saklanır. Ciltler tablo mahzen defterine kaydedilir. Defterden alınan genel ve özel numaralar ile cildin kapsadığı tarih ve yevmiye aralığı cilt üzerine yazılır. Genel Müdürlük resmî senetleri elektronik veri tabanında da arşivleyebilir.

19. Merkezi başvuru havale sistemi

Merkezi sistemin işleyişi aşağıdaki sırayı izler:

1. Başvuru birimi taşınmaz bilgileri ile işleme esas belgeleri inceler.
2. Eksiklikler tamamlanır ve işlem başlama şekli TAKBİS üzerinden seçilir.
3. Müdürlük, talep yoğunluğuna göre başvuruyu merkezi sisteme gönderebilir.
4. Başvuruda diğer kurumlarla TAKBİS dışında yazışma yapılması gerekiyorsa merkezi sisteme gönderim yapılmaz.
5. Gönderilen başvuru, sistemde görevlendirilen personelin ekranına otomatik düşer.
6. Görevlendirilen personel başvuru istem belgesi, ekleri ve e-arşiv belgelerine dayanarak resmî senet veya tescil istem belgesini hazırlar.
7. Hazırlanan metin başvurunun yapıldığı müdürlüğe gönderilir.
8. Başvuruyu alan müdürlük, işlemin kalan aşamalarını kendi personeline havale eder.

Merkezi sistem personeli, metnin doğru ve eksiksiz hazırlanmasından sorumludur. Başvurunun yapıldığı müdürlüğün personeli ise imza öncesi kontrolden, imzaların alınmasından ve işlemin tamamlanmasından sorumludur.

Yetki alanı dışında kayıtlı taşınmazlarla ilgili özel yönetmelik kapsamında yapılan başvurularda merkezi başvuru havale sistemi hükümleri uygulanmaz. Sistemde hangi işlem türlerinin yer alacağını ve bunların usulünü belirleme yetkisi Genel Müdürlüğe aittir.

20. TAKBİS uygulanmayan müdürlükler

TAKBİS projesinin henüz uygulanmadığı tapu müdürlüklerinde akitli işlemler için yönetmelik ekindeki matbu resmî senet kullanılır. Müdürlük görevlileri boş resmî senedi elektronik ortamdan alarak da kullanabilir.

Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer; hükümlerini Genel Müdürlüğün bağlı olduğu Bakan yürütür.

21. Çözümlü uygulamalar

Uygulama 1 — Takyidatın yalnız metne yazılması

Olay: Taşınmaz üzerindeki irtifak ve şerhler resmî senede eksiksiz yazılmış, fakat taraflara açıklama yapılmamış ve kabul beyanı alınmamıştır.

Belirleyici bilgi: Takyidatın metne yazılması, bilgilendirme ve kabul sürecinin yalnız bir aşamasıdır.

Uygulanacak kural: Taraflar önce bilgilendirilmeli, işlem mevcut sınırlamalarla sürdürülecekse kabul beyanı alınmalıdır.

Sonuç: İşlem imza aşamasına hazır değildir. Açıklama ve kabul tamamlanmadan yalnız metne yazılmış olması yeterli sayılmaz.

Uygulama 2 — Hazırlayanın kendi işlemini kontrol etmesi

Olay: Bir müdürlükte birden fazla resmî senet hazırlama yetkisine sahip personel vardır. Metni hazırlayan kişi aynı zamanda akit öncesi kontrolü yapmak istemektedir.

Belirleyici bilgi: Tek yetkili personel istisnası yoktur.

Uygulanacak kural: Hazırlama ile akit öncesi kontrol görevi aynı kişide birleşemez.

Sonuç: Başka bir yetkili kişi kontrolü yapmalıdır.

Uygulama 3 — “Okudum” yazamayan imza sahibi

Olay: Taraf imza atabilmekte, ancak el yazısıyla “okudum” yazamamaktadır.

Belirleyici bilgi: Kişinin imza kullanması özel usulü ortadan kaldırmaz.

Uygulanacak kural: “Okundu” ibaresi, iki tanık, okunma açıklaması, taraf ve tanık imzaları ile parmak izi birlikte gerekir.

Sonuç: Yalnız imza alınarak işlem tamamlanamaz.

Uygulama 4 — Daire dışındayken gelen kısıtlama

Olay: İki görevli tarafın adresine ulaşmış, taraflar henüz imza atmamışken işlem yapılmasını engelleyen yeni bir kısıtlama müdürlüğe gelmiştir.

Belirleyici bilgi: Kısıtlama imzadan önce ulaşmıştır ve işleme engeldir.

Uygulanacak kural: Kısıtlama görevlilere bildirilir, taraflara açıklanır, işlemden önce yevmiyeye kaydedilir ve müdür istemi reddeder.

Sonuç: Akit imzalanmaz.

Uygulama 5 — Ölünceye kadar bakma akdinde tanığın yakınlığı

Olay: Taraflardan birinin kardeşi, okur yazar ve fiil ehliyetine sahip olduğu için tanık olmak istemektedir.

Belirleyici bilgi: Genel tanık yeterliliği, bu akde özgü yakınlık yasağını kaldırmaz.

Uygulanacak kural: Tarafların kardeşleri görevli veya tanık olarak katılamaz.

Sonuç: Başka bir uygun tanık seçilmelidir.

Uygulama 6 — Elektronik ipotek başvurusunda uyumsuzluk

Olay: Elektronik gönderilen onama ipoteği belgesindeki yüzölçümü tapu siciliyle uyuşmamaktadır.

Belirleyici bilgi: Başvuru elektronik ortamdan gelmiştir.

Uygulanacak kural: İşlem iade edilir; banka veya kurum belgeyi uyumlu hâle getirip yeniden gönderir. Ardından müdürlükçe düzenlenen belge malik veya temsilcisine imzalatılır.

Sonuç: Uyumsuz belge üzerinden doğrudan tescil yapılamaz.

Uygulama 7 — Merkezi sistemde dış yazışma gereksinimi

Olay: Başvuru belgeleri incelenmiş, fakat işlem için başka bir kurumla TAKBİS dışında yazışma yapılması gerektiği anlaşılmıştır.

Belirleyici bilgi: Dış yazışma sistem dışındadır.

Uygulanacak kural: Böyle bir işlem merkezi başvuru havale sistemine gönderilmez.

Sonuç: İşlem başvuruyu alan müdürlükte ilgili yazışma süreciyle yürütülür.

Uygulama 8 — İrade beyanlarının örtüşmemesi

Olay: Devreden, temliki belirli bir karşı edime bağlamış; devralanın beyanında bu unsur yer almamıştır.

Belirleyici bilgi: Bir tarafın esaslı saydığı unsur karşı tarafın beyanında karşılık bulmamaktadır.

Uygulanacak kural: Tarafların bütün esaslı noktalarda anlaşması ve beyanların birbirini tam karşılaması gerekir.

Sonuç: Uyum sağlanmadan akit tamamlanamaz.

22. Karşılaştırmalı olaylar

Karşılaştırma 1 — Elektronik ve fizikî ipotek uyumsuzluğu

Elektronik başvuruda uyumsuzluk görülürse işlem iade edilir ve düzeltilmiş belge yeniden elektronik olarak gönderilir. Fizikî başvuruda ise taraflara bilgi verilir; uyum sağlandıktan sonra banka veya kurum temsilcileri ile malik ya da temsilcisinin imzaları alınır. Belirleyici koşul, başvurunun geliş biçimidir.

Karşılaştırma 2 — Normal akit ve “okudum” yazamayan kişi

Normal durumda taraf “okudum” ibaresini el yazısıyla yazar ve imzalar. İmza kullanmasına rağmen bu ibareyi yazamayan kişide iki tanık, “okundu” ibaresi, özel okunma açıklaması ve parmak izi eklenir. Belirleyici koşul, imza atabilmek değil “okudum” ibaresini kendi el yazısıyla yazabilmektir.

Karşılaştırma 3 — Akit öncesi ve tescil sonrası hata

Akit öncesi kontrolde hata varsa imzaya geçilmez; hata önce giderilir. Tescil sonrası kontrolde hata bulunursa Tapu Sicili Tüzüğü çerçevesinde işlem yapılır. Belirleyici koşul, hatanın tescilden önce mi sonra mı saptandığıdır.

23. Karıştırılabilecek ayrımlar

• Hazırlama ile onaylama aynı görev değildir. Resmî senedi hazırlayan kişi her durumda akdi onaylayan kişi değildir.
• Bilgilendirme ile kabul aynı şey değildir. Takyidatın anlatılması, tarafların sınırlamalarla birlikte işleme devam iradesinin alınması yerine geçmez.
• Tanık ile tercüman aynı işlevi görmez. Türkçe bilmeyen taraf için yeminli tercüman gerekir; tanık gerektiren başka bir neden varsa iki tanık ayrıca bulunur.
• İmza atabilmek, “okudum” yazabilmek anlamına gelmez. İkinci durumda özel usul uygulanır.
• Hazırlama kontrolü ile tescil kontrolü ayrı aşamalardır. Her biri farklı anda, farklı iş üzerinde yapılır.
• Merkezi havale, tamamlamanın devri değildir. Uzaktaki personel metni hazırlar; başvuruyu alan müdürlük kontrol, imza ve sonuçlandırmayı yürütür.
• Onama ipoteğinde resmî senetsiz tescil ile satışla birlikte ipotek aynı değildir. Satış da varsa satış resmî senedi düzenlenir ve ipotek bu senetle birlikte yürür.

24. Hızlı tekrar

• Esas biçim, TAKBİS’teki resmî senettir; en az 12 karakter boyutu ve Times New Roman kullanılır.
• Resmî senette taraf, temsil, taşınmaz, takyidat, bedel, irade, tescil, yevmiye, mali bilgiler ve görevli imzaları birlikte bulunur.
• Arşiv memuruna hazırlama yetkisi, zorunluluk hâlinde müdür teklifi ve bölge müdürünün yazılı onayıyla verilebilir.
• Takyidat açıklanır; işleme devam istenirse tam yazılır ve kabul beyanı alınır.
• Tescili bozucu veya hükümsüz kılıcı kayıt yazılamaz.
• İki tanık gereken hâller sınırlı biçimde sayılmıştır; daire çalışanı tanık olamaz.
• Türkçe bilmeyen taraf için yeminli tercüman gerekir.
• “Okudum” yazamayan imza sahibinde iki tanık, “okundu” ibaresi, özel açıklama ve parmak izi aranır.
• İmzadan hemen sonra yevmiye kaydı yapılır.
• Hazırlayan ile akit öncesi kontrolü yapan; tescili yapan ile tescil kontrolünü yapan kural olarak farklı kişilerdir.
• Silinti, kazıntı ve çıkıntı yapılamaz; düzeltme akdin altına yazılıp imzalanır.
• Daire dışı akitte iki görevli bulunur ve coğrafi sınır kuralına uyulur.
• Ölünceye kadar bakma akdinde iki tanık zorunludur; bazı yakınlar görevli veya tanık olamaz.
• Onama ipoteğinde başvurunun elektronik veya fizikî oluşu, uyumsuzluğun giderilme yolunu değiştirir.
• Merkezi sistem personeli hazırlamadan, başvuru müdürlüğü kontrol ve tamamlamadan sorumludur.

25. Mini yoklamalar

1. Taşınmaz üzerindeki şerhler resmî senede yazılmış, fakat tarafların kabul beyanı alınmamışsa süreç tamamlanmış sayılır mı?
2. Birden fazla hazırlama yetkilisinin bulunduğu müdürlükte metni hazırlayan kişi akit öncesi kontrolü de yapabilir mi?
3. Türkçe bilmeyen bir tarafın bulunduğu işlemde sırf iki tanık getirilmesi tercüman ihtiyacını kaldırır mı?
4. Elektronik onama ipoteği belgesindeki uyumsuzluk saptandığında doğrudan taraflardan yeni imza alınarak işleme devam edilir mi?
5. Merkezi sistemde hazırlanan resmî senedin imzalarını uzaktaki hazırlayan personel mi alır?
6. Ölünceye kadar bakma akdinde tarafın kardeşi, diğer şartları taşısa bile tanık olabilir mi?

Mini yoklama cevapları

1. Hayır. Bilgilendirme ve kabul beyanı da tamamlanmalıdır.
2. Hayır. Tek yetkili personel istisnası yoksa hazırlama ve kontrol aynı kişide birleşemez.
3. Hayır. Türkçe bilmeyen taraf için yeminli tercüman ayrıca gerekir.
4. Hayır. İşlem iade edilir; banka veya kurum belgeyi uyumlu hâle getirip yeniden gönderdikten sonra müdürlük belgesi malik ya da temsilcisine imzalatılır.
5. Hayır. Uzaktaki personel hazırlamadan; başvuruyu alan müdürlük imza öncesi kontrol, imzaların alınması ve tamamlamadan sorumludur.
6. Hayır. Tarafların kardeşleri bu akitte görevli veya tanık olarak yer alamaz.