Arşiv Hizmetleri GYS konu anlatımı

Oku · Anla · Pekiştir

Konu anlatımı

2019/12 (1806) Sayılı Arşiv Hizmetleri Genelgesi

Arşiv hizmetleri; belgenin kuruma gelişinden kayda alınmasına, doğru dosya koduyla ilişkilendirilmesinden güvenli biçimde saklanmasına, gerektiğinde erişime sunulmasından saklama süresi sonunda ayıklama ve imha edilmesine kadar uzanan bütüncül bir yönetim alanıdır. Bu konu, merkez ve taşra teşkilatı ile yurt dışı birimleri ve lisanslı bürolarda fiziksel ve elektronik belgelerin nasıl yönetileceğini; tapu işlem belgeleri ile kadastro teknik belgelerine özgü kuralları birlikte ele alır.

Öğrenme hedefleri

Bu dersi tamamlayan öğrenci:

Arşiv belgesi, arşivlik belge, birim arşivi, kurum arşivi, ayıklama, tasnif ve imha kavramlarını birbirinden ayırır,
Gelen ve giden evrakın kabul, kayıt, numaralandırma, havale ve dosyalama yolunu uygular,
Standart Dosya Planı ile idari kimlik kodunun görevlerini doğru belirler,
Ayıklama ve imha komisyonunun kuruluşunu, karar alma yöntemini ve onay zincirini değerlendirir,
Fiziki arşiv alanının güvenlik, sıcaklık, nem, raf, ışık ve ilaçlama standartlarını uygular,
Merkez, bölge, tapu ve kadastro arşivlerinde elektronik arşive aktarma standartlarını karşılaştırır,
Tapu işlem belgelerinin hangi liste grubunda nasıl saklanacağını veya imha edileceğini belirler,
Kadastro teknik belgelerinin dosya ve klasör düzenini, tarama biçimini ve saklama rejimini ayırt eder,
Arşivden belge çıkarılması, asıl belge gönderilmesi ve kayıtların izlenmesi süreçlerini yönetir,
Gereksiz ve mükerrer arşivlemeyi önleyen kararları gerekçelendirir.

1. Arşiv yönetiminin temel mantığı

Arşiv yönetiminde ilk soru “Belgeyi nereye kaldıralım?” değildir. Önce belgenin niteliği, işlevi, saklama süresi, hukuki değeri, kullanılacağı süreç ve fiziksel ya da elektronik ortamda tutulup tutulmayacağı belirlenir. Dosyalama, saklama ve imha kararları bu değerlendirmeden sonra verilir.

Arşiv düzeninin dört ana amacı vardır:

Belgeye gerektiğinde hızlı ve güvenli biçimde ulaşmak,
Hukuki ve idari delil değerini korumak,
Saklanması gereken belgeyi kayıp, bozulma ve yetkisiz erişime karşı güvenceye almak,
Saklama gereği kalmayan belgeyi usulüne uygun biçimde sistemden ve fiziki ortamdan çıkarmak.

Bu nedenle arşiv hizmeti yalnız “eski evrakı depolama” faaliyeti değildir. Belgenin oluştuğu veya kuruma ulaştığı andan başlayan bir yaşam döngüsüdür.

2. Temel kavramlar

2.1. Belge

Belge; hizmet, işlem ve haberleşme sırasında veya bunların sonucunda kurum içinde ya da kurum dışında oluşturulan fiziksel veya elektronik her türlü bilgi taşıyıcısını kapsar. Evrak, dosya, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, optik disk ve harici depolama ortamları bu geniş kavramın içindedir.

2.2. Arşiv belgesi ile arşivlik belge ayrımı

Arşiv belgesi, son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış, işlevi kalmamış ve varsa özel mevzuatındaki saklama süresini tamamlamış belgedir.

Arşivlik belge ise henüz arşiv belgesi niteliği kazanmamış ya da süre dolduğu hâlde güncelliğini ve hizmet bakımından işlevini koruyan belgedir. Birim veya kurum arşivinde saklanmaya devam eder.

Bu ayrım yalnız yaşa dayanmaz. Belgenin kesin sonuca bağlanması, güncelliği, işlevi ve özel saklama süresi de değerlendirilir.

Ölçüt	Arşiv belgesi	Arşivlik belge
Süre	Yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl sonrasında kesinleşmiş	Arşiv belgesi süresini henüz doldurmamış olabilir
İşlev	İşlevi bulunmaz	Hizmetin yürütülmesi bakımından işlevini korur
Güncellik	Güncelliğini kaybetmiştir	Güncelliğini koruyabilir
Saklama	Kurum arşivinde uzun süreli koruma	Birim veya kurum arşivinde aktif kullanım bağlantısıyla koruma

2.3. Birim arşivi, kurum arşivi ve ünite arşivi

Birim arşivi, birimin günlük faaliyetleri sonucu oluşan ve güncelliğini kaybetmemiş arşivlik belgelerin belirli süre saklandığı arşivdir.
Kurum arşivi, arşiv belgesi ile arşivlik belgenin birim arşivine göre daha uzun süre saklandığı merkezî arşivdir.
Ünite arşivi, evrakın üretildiği çalışma alanlarında yoğun kullanılan belgelerin tutulduğu oda, depo, raf veya dolap gibi doğal muhafaza ortamıdır.

Birim arşivi ile kurum arşivi arasındaki fark, yalnız mekân farkı değildir. Belgenin kullanım yoğunluğu ve saklama evresi de farklıdır.

2.4. Ayıklama, tasnif ve imha

Ayıklama, belgelerin saklanacak veya imha edilecek biçimde komisyon tarafından ayrıştırılmasıdır. Tasnif, ayıklama sırasında belgelerin belirlenen düzene göre yeniden dosyalanmasıdır. İmha, hukuki ve delil değeri kalmayan, saklama süresini tamamlayan ve arşiv belgesi ya da arşivlik belge niteliğinde olmayan malzemenin fiziki ortamda okunamayacak biçimde kıyılması veya elektronik ortamda sistemden düşülmesidir.

Ayıklama karar verir, tasnif düzen kurar, imha ise usulüne uygun sonlandırır. Bu üç işlem birbirinin yerine kullanılmaz.

2.5. Sayısallaştırma ve elektronik arşive aktarma

Arşivlik belge sayısallaştırması; tarama, üst veri tanımlama, indeksleme ve elektronik imzalama aşamalarını içerir. Elektronik arşive aktarma ise belgenin ilgili sistemlere taranması ve elektronik imza ile onaylanması ya da yüklenici tarafından yapılan taramanın kabul komisyonlarınca onaylanması yoluyla gerçekleşir.

Taramanın yapılmış olması tek başına yeterli değildir. Görüntü kalitesi, çözünürlük, format, indeks ve elektronik onay birlikte değerlendirilir.

2.6. Koruma kavramları

Konservasyon, belgenin asli niteliğini kaybetmesini önlemek için koruyucu tedbirler bütünüdür.
Restorasyon, bozulmayı önlemek için yapılacak koruyucu işlem kalmadığında, tahrip olmuş belgeye en az müdahaleyle uygulanan onarımdır.
İklimlendirme, sıcaklık, nem, hava kuruluğu ve hava kirlenmesinin belgeye zarar vermesini önleyen sistemdir.

3. Evrakın kabulü, kaydı ve havalesi

3.1. Kabul ve takip

Posta, e-posta, kargo, haberleşme görevlisi, iş sahibi veya kanuni temsilci aracılığıyla gelen evrak ile EBYS ya da KEP üzerinden ulaşan belgeler görevli personelce teslim alınır. Fiziksel veya elektronik bütün gelen evrakın kayıt ve takibi EBYS veya TAKBİS üzerinden yapılır.

Fiziksel evrakta önce yanlışlık ve eksiklik kontrol edilir. Uygun bulunan evrakın ilk sayfasının ön yüzüne, yer yoksa arka yüzüne evrak geliş damgası vurulur. Teslim alan görevlinin adı, soyadı, unvanı ve kabul tarihi yazılır; belge imzalanır.

Çok gizli, gizli, özel veya hizmete özel işaretli zarflarda zarf açılmadan, zarf üzerine kabul tarihi ve saati kaydedilir. Ardından gelen evrak kaydı oluşturulur.

3.2. Evrak numarası ve yıl geçişi

Gelen ve giden evraka EBYS tarafından eşsiz numara ve tarih verilir. Numaralar yıl sonuna kadar birbirini izler; yeni takvim yılı başladığında yeniden 1’den başlanmaz. Bir önceki yılın son numarasından devam edilir.

Bu kural, evrak numaralarının kurum içinde sürekli ve eşsiz olmasını sağlar. “Her yıl sıfırlama” yaklaşımı uygulanmaz.

Dikkat — giden evrak numarası: 12 Ağustos 2026 tarihli değişiklik, gelen ve giden evrak numaralarının yeni takvim yılında 1’den başlamayıp önceki yılın son numarasından devam edeceğini belirtir. Giden evrak işlemlerini açıklayan başka bir hükümde ise takvim yılı başında 1’den başlama ifadesi korunmuştur. Daha yeni tarihli değişiklik esas alınarak yıllık devam kuralı öğretilmiş; soru havuzunda bu kural doğrudan gelen evrak üzerinden ölçülmüştür.

3.3. Gizlilik derecesine göre gönderim

Hizmete özel dışındaki gizlilik dereceli belgelerin ve olağanüstü ya da zorunlu hâllerde gönderilecek belgelerin gerekli güvenlik tedbirleriyle fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Hizmete özel belgeler EBYS veya KEP üzerinden gönderilir.

Elektronik ortamda gelmesine rağmen fiziksel nüshası da gönderilen hizmete özel resmî yazı ve ekleri genel evrak servisince teslim alınmaz; geldiği birime veya kuruma iade edilir.

3.4. Yanlış gelen evrak

Yanlış geldiği zarfından, başlığından veya içeriğinden anlaşılan evrak dağıtıcıya ya da elden getirene iade edilir. Posta veya elektronik ortamda yanlış gelen evrak ise üst yazıyla ilgili kuruma gönderilir ve ilgilisine bilgi verilir.

4. Standart Dosya Planı ve dosyalama

4.1. Standart Dosya Planının işlevi

Standart Dosya Planı, kurumsal işlemleri konu veya fonksiyon esasına göre sınıflandıran; dosya kodunu, dosya adını, saklama süresini ve tasfiye kodunu gösteren sistemdir. Ayrı bir usul belirlenmeyen evrakın dosyalanmasında bu plan kullanılır.

Yazışmalarda idari kimlik kodu DETSİS’ten alınır. Resmî yazının sayı bölümünde Standart Dosya Planı kodundan önce kısa çizgiyle ayrılarak gösterilir. Yeni kurulan, adı değişen veya kaldırılan birimlerin kod işlemleri için Arşiv Dairesi Başkanlığı gecikmeden bilgilendirilir.

4.2. Doğru dosya kodunun seçimi

Bir yazıya iki ayrı dosya numarası verilebilecekse konuya en yakın ve en ilgili olan numara seçilir. Birimler plana kendiliğinden numara ya da konu ekleyemez ve mevcut konu adlarını değiştiremez. Planda bulunmayan kod talepleri Arşiv Dairesi Başkanlığına iletilir; onay sonrasında bütün birimlerin kullanımına açılır.

Evrak arşive geldiğinde daha önce verilen dosya numarası kontrol edilir. Hata varsa düzeltilir ve belge ekleriyle birlikte doğru kod altında arşivlenir. Kayıt sırasında uygun dosya numarasını belirlemek ilgili personelin sorumluluğundadır.

4.3. Evrak üzerinde işlem

Kendisine evrak havale edilen personel, belgenin cevap gerektirip gerektirmediğini veya dosyasına kaldırılıp kaldırılmayacağını birim sorumlusu ile belirler. Yazı gerekiyorsa taslak hazırlanır.

Taslak, ilk paraf eden tarafından imzalandığında otomatik giden evrak numarasını; son imzacı tarafından imzalandığında evrak tarihini alır ve belge niteliği kazanır. Kurum içi yazışmalar yalnız EBYS üzerinden gönderilir. Fiziksel ek gerekiyorsa EBYS üst yazısı çıktısıyla ek arasında bağlantı kurulur.

5. Ayıklama ve imha sistemi

5.1. Komisyonun kuruluşu

Merkez birimlerinde ayıklama ve imha için toplam beş kişilik Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu oluşturulur. Komisyon; kurum arşiv sorumlusu birim amirinin görevlendirdiği birim sorumlusu başkanlığında, kurum arşivinden iki personel ile belgeleri değerlendirilecek birimden arşiv hizmetleri konusunda bilgili birim sorumlusu ve bir personelden oluşur. Her birim için ayrı komisyon kurulur ve çalışmalar Arşiv Dairesi Başkanlığının oluru ile başlar.

Taşra birimlerinde komisyon, birim sorumlusu veya arşiv hizmetlerinden sorumlu yetkili personel başkanlığında, arşiv hizmetleri hakkında bilgi ve tecrübeye sahip personelle beş kişiden oluşturulur. Yeterli personel yoksa komisyon en az üç kişiden oluşabilir. Çalışmalar bağlı olunan bölge müdürlüğünün oluru ile başlar. Yeterli personel bulunmaması hâlinde bölge müdürlüğü personel görevlendirir.

Bir komisyon üyesinin tayin, sağlık raporu veya geçici görevlendirme gibi nedenle görevde bulunamaması hâlinde yeni olur alınır ve çalışma buna göre sürdürülür.

5.2. Çalışma zamanı ve karar yöntemi

Ayıklama ve imha her yıl yapılması gereken bir işlemdir. Komisyonlar mart ayı başında çalışmaya başlar ve işlemleri ilgili yıl içinde tamamlar. Komisyon üye tam sayısıyla toplanır, kararlar oy çokluğuyla alınır. Oylar eşit çıkarsa belgenin korunmasına karar verilmiş sayılır; belge sonraki yıllarda yeniden değerlendirilir.

Bu yaklaşım, kuşku hâlinde imhayı değil muhafazayı esas alır.

5.3. İmha listeleri

Genel evrak için hazırlanan imha listesinde birim, son işlem tarihi veya yılı, sayı ya da dosya numarası, gizlilik derecesi, konu, sayfa sayısı veya belge/dosya/klasör adedi gösterilir. Standart Dosya Planındaki süreler esas alınır.

Tapu işlem evrakı ve kadastro teknik evrakı için ise birim, son işlem tarihi veya işlem yılı, yevmiye ya da fen kayıt numarası, gizlilik derecesi, belge adı veya konusu, dayanak liste ve sıra numarası ile sayfa ya da belge/dosya/klasör adedi belirtilir. Hazırlanan imha listesi komisyon başkanı ve bütün üyelerce eksiksiz imzalanır.

Tapu müdürlüklerinde işlem belgelerine ilişkin imha çalışmaları ilgili ek listelere göre yürütülür. Listelerde birebir adı bulunmayan belge, en yakın belge tipiyle eşleştirilir. Eşleştirme yapılamıyorsa belge imha edilmez. Tapu işlem belgelerine ilişkin bütün imha listeleri TAKBİS’ten alınır.

5.4. Uygunluk ve olur zinciri

Merkez teşkilatında imha listesi, Devlet Arşivleri Başkanlığının uygunluk görüşünden sonra Arşiv Dairesi Başkanlığının oluru ile kesinleşir.

Taşra teşkilatında önce Arşiv Dairesi Başkanlığının uygunluk görüşü alınır; ardından ilgili bölge müdürlüğünün en üst amirinin veya yetki verdiği kişinin oluru ile liste kesinlik kazanır.

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte imha dışında bırakılan belgeler ile süresiz saklanacak belgeler ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamaz.

5.5. İmhanın uygulanması ve belgelenmesi

Fiziksel belge, başkalarının görüp okuyamayacağı biçimde özel makinelerle kıyılır ve kâğıt hammaddesi olarak geri dönüşüme gönderilir. Birim içinde imha imkânı yoksa işlem komisyon üyelerinin gözetiminde birim dışında yapılır. Elektronik belge saklama süresi sonunda sistemden düşülür; elektronik imha, Devlet Arşivleri Başkanlığınca belirlenecek yöntemlere göre gerçekleştirilir.

İmha sonrasında tutanak düzenlenir. Tutanak komisyon başkanı ve bütün üyelerce imzalanır; elektronik ortama aktarılan örneği üst yazıyla Arşiv Dairesi Başkanlığına gönderilir. İmha listeleri, tutanaklar ve ilgili yazışmalar denetime hazır biçimde arşivlenir.

6. Arşivin yapısı ve fiziki standartlar

6.1. Arşiv birimleri ve sorumluluk

Merkez, taşra, yurt dışı teşkilatı ve lisanslı bürolarda birim arşivleri oluşturulur. Taşra arşivleri bölge müdürlüğü, tapu müdürlüğü ve kadastro müdürlüğü arşivlerinden meydana gelir. Taşra birimlerindeki birim arşivleri aynı zamanda kurum arşivi işlevi görür.

Arşivlerin doğru, düzenli ve güncel tutulması; güvenli biçimde korunması ve hizmetlerin mevzuata uygun yürütülmesinden birim sorumlusu veya arşiv hizmetlerinden sorumlu yetkili ile görevlendirilen personel birlikte sorumludur.

6.2. Yerleşim ve büyüklük

Birim veya kurum arşivi, belge güvenliği ile sıcaklık ve nem kontrolünün sağlanabilmesi için müdürlüğün günlük çalışma ortamıyla aynı alanda bulunmamalıdır. Müstakil bir binada veya bina içinde müstakil bir alanda kurulmalıdır.

Arşiv salonları uygun büyüklükte olmalı ve her salon 250 metrekareyi geçmemelidir. Salonlar yangına dayanıklı kapı ve duvarlarla bölünür.

6.3. Yangın ve ışık güvenliği

Arşivlerde katkı maddesi içermeyen ve kalıntı bırakmayan söndürme sistemleri kullanılmalıdır. Arşivlerde, girişlerde ve çalışma alanlarında yangın söndürücü tüpler bulundurulur; duman dedektörleri ile erken uyarı sistemleri kurulur.

Işık arşiv malzemesi için zararlıdır ve en düşük seviyede tutulur. Pencere bulunuyorsa pencere kapatılır veya perde, panjur ya da güneş filtreleme uygulamasıyla ışığın olumsuz etkisi giderilir.

6.4. Sıcaklık, nem ve raflar

Arşivlere sıcaklık ve nem ölçer cihazları konulur; kontroller haftalık yapılır. Sıcaklık 8–18 °C, bağıl nem %40–%60 aralığında tutulur. Fotoğraf, mikrofilm ve elektronik ortamda üretilen belgeler için kendi niteliklerine uygun saklama şartları oluşturulur.

Rafların göz uzunluğu, derinliği ve yüksekliği belge türüne göre ayarlanabilir olmalıdır. Raflar zeminden en az 10 santimetre yüksekte bulunur. Harita ve proje gibi standart dışı malzeme için özel dolap ve raf sistemi kurulur.

6.5. Dosyalama ve raf dizilimi

İşlem evrakı yevmiye esaslı işlem dosyalarına; taşınmaz işlem dosyaları klasör veya arşiv kutusuna; diğer yazışmalar klasöre konulur. Raflarda tek renk ve tipte klasör ya da arşiv kutusu kullanılır. Dosya sırtı etiketleri Standart Dosya Planına uygun hazırlanır.

Raf başlarına içeriği gösteren yönlendirme etiketleri konur ve yerleşim planı arşiv girişine asılır. Dizilime en üstten başlanır; aynı raf içinde soldan sağa, raflar arasında yukarıdan aşağıya ilerlenir. Dosya ve klasörler kendi içinde küçük numaradan büyük numaraya sıralanır.

6.6. Güvenlik ve biyolojik riskler

Arşive görevli personel dışında kimse alınmaz. Pencere ve kapılar güvenliği sağlayacak donanımda olmalıdır. Böcek, kemirgen ve mikroorganizmaların sızmasını ya da üremesini önleyecek tedbirler alınır. Arşiv alanları personele ve evraka zarar vermeyecek biçimde yılda en az iki kez, altı aylık dönemler hâlinde ilaçlanır ve her işlem için tutanak düzenlenir. Gerekirse il veya ilçe Tarım ve Orman Müdürlüğünden görüş alınır.

Arşiv belgesi ve arşivlik belge dışında hiçbir malzeme arşiv alanına konulmaz.

7. Belge giriş-çıkışı, personel ve elektronik arşiv

7.1. Merkez ve bölge arşivlerinde belge izleme

Hizmet için arşivden alınan ve iade edilen arşivlik belgelere ilişkin bütün talepler Belge İzleme Formunda fiziksel veya elektronik olarak kayda alınır. Fiziksel form tutuluyorsa her yüz sayfa ciltlenir; elektronik kayıt için ayrıca çıktı alınmaz.

Arşivdeki belge ve defterler kural olarak Genel Müdürlük birimleri dışına çıkarılamaz. Mahkeme veya yetkili resmî merci belgenin aslını isterse:

Belgenin elektronik arşive aktarılmış olduğu kontrol edilir,
“Aslı Gibidir” onaylı örneği arşivde saklanır,
Arşiv Giriş-Çıkış Defterine kayıt yapılır,
Asıl belge gönderilir,
İade edilip edilmediği yıl sonunda kontrol edilir.

Fiziksel Belge İzleme Formu ile Arşiv Giriş-Çıkış Defterinin sayfaları birim sorumlusu tarafından numaralandırılır, mühürlenir ve toplam sayfa sayısı onaylanır.

7.2. Arşiv personeli

Arşivde arşiv uzmanı veya memuru ile ihtiyaca göre yardımcı personel görevlendirilir. Kadro güçlüğü veya iş yoğunluğu varsa birim sorumlusu yazılı görevlendirme yapar. Personele arşivcilik ve uygulama eğitimi verilir; görev, yetki ve sorumlulukları belirlenerek tebliğ edilir. Mikroorganizmalara karşı eldiven, maske ve önlük gibi koruyucu malzemeler kullandırılır.

7.3. Merkez ve bölge arşivlerinde tarama standartları

Fiziksel belgeler ihtiyaç hâlinde birimin kararıyla elektronik ortama aktarılır. Tarama aralıkları belge türüne göre şöyledir:

Malzeme türü	Çözünürlük
Basılı metin, fotoğraf, grafik, çizim ve mikroform	300–600 dpi
Harita	200–400 dpi
Sanat eseri, negatif fotoğraf ve şeffaf malzeme	300–400 dpi
Nadir eser	300–500 dpi

Belgenin niteliğine göre siyah-beyaz, gri ton veya 24 bit renkli tonlama seçilir. Asıl kopyalar sıkıştırmasız TIFF; günlük kullanım kopyaları JPEG; küçük ön izleme kopyaları JPG, JPEG veya PDF gibi uygun formatlarda saklanır.

Elektronik belgelerin Standart Dosya Planına ve saklama sürelerine göre yönetimi, kullanıcı bazında log kayıtları, süreklilik, erişilebilirlik ve güvenlik Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığının sorumluluğundadır.

7.4. Koruma ve onarım

Arşiv belgesi ve arşivlik belgenin zararlı etkenlerden korunması için gerekli tedbirleri birim sorumlusu veya arşiv hizmetlerinden sorumlu yetkili alır. Yeterli alan varsa ciltleme, kataloglama, cilt yenileme, restorasyon ve konservasyon için laboratuvar birimi kurulabilir; gerekli araçlar sağlanır ve eğitimli personel görevlendirilir.

8. Merkez ve bölge arşivleri

8.1. Merkez teşkilatı

Merkez teşkilatındaki arşiv belgesi ve arşivlik belge, Standart Dosya Planındaki esas ve sürelere göre birim arşivlerinde bir ile beş yıl saklanır. Daha uzun süreli veya süresiz saklanması gerekenler kurum arşivine devredilir.

Kurum arşivindeki teknik belgeler çalışma alanı bazında; pafta kopyaları ise pafta dolaplarında il ve ilçe yapılanmasına göre arşivlenir.

Tarihî değere sahip ve araştırmaya açık eski yazılı belgeler, gerekli onayla yerli ve yabancı araştırmacıların bilimsel çalışmalarına sunulabilir. Belge örnekleri yıllık tarifeye göre ücret karşılığında verilir. Bu belgelerden yararlanılarak hazırlanan bilimsel çalışmanın bir örneği kurum arşivinde saklanır.

8.2. Bölge müdürlüğü

Bölge müdürlüğü arşivindeki arşiv belgesi ve arşivlik belge, Standart Dosya Planındaki esas ve sürelere göre saklanır. Teknik belgeler çalışma alanı bazında; pafta suretleri pafta dolaplarında il ve ilçenin alt birimi olarak arşivlenir.

Bölge müdürlüğü, tapu ve kadastro müdürlüklerindeki elektronik arşiv çalışmalarını takip eder ve ilgili daire başkanlıklarına belirli dönemlerde raporlar. Bağlı birimlerin belge taramalarını kontrol ederek eksikliklerin tamamlanmasını sağlar.

9. Tapu müdürlüğü arşiv işlemleri

9.1. İşlem belgelerinin dört liste rejimi

Tapu işlem belgelerinin saklama biçimi genel ek listelerle belirlenir:

Liste	Saklama sonucu
EK-2/1	Elektronik ve fiziksel ortamda saklanır
EK-2/2	Yalnız elektronik ortamda saklanır; fiziksel nüsha saklanmaz
EK-2/3	Hiçbir şekilde saklanmaz
EK-2/4	Yalnız fiziksel ortamda saklanır
EK-2/5	2017/3 sayılı düzenleme öncesi işlem belgelerine ilişkin istisnaları gösterir

Bir belgenin yalnız taranmış olması, fiziksel nüshasının otomatik olarak imha edileceği anlamına gelmez. Önce hangi listeye girdiği belirlenir.

9.2. Sorumluluk zinciri

İşlem belgesini elektronik ortama aktarmak ve arşiv görevlisine teslim etmek işlemi yapan personelin sorumluluğundadır. Elektronik görüntüyü kontrol etmek ve fiziksel saklamayı yürütmek arşiv görevlisi ile görevlendirilmişse arşivden sorumlu müdür yardımcısının sorumluluğundadır. Sürecin genel koordinasyonundan tapu müdürü sorumludur.

Bu zincirde görevler birbirinin yerine geçmez: üretim ve aktarım, kontrol ve saklama, koordinasyon ayrı sorumluluk alanlarıdır.

9.3. Tarama ve kalite kontrolü

Elektronik ortama aktarılması gereken işlem belgeleri 200 dpi çözünürlükte, 24 bit renkli ve PDF formatında taranır. Yeni işlem belgelerini işlemi yapan personel; mevcut belgeleri tapu müdürünün görevlendirdiği personel elektronik imza kullanarak sisteme aktarır.

Yeni işlemlerde tarama kalitesi ve çözünürlük, başvuru sonlandırılmadan önce arşiv görevlisi veya arşivden sorumlu müdür yardımcısı tarafından kontrol edilir. Hata ya da eksiklik varsa işlemi yapan personel düzeltme taraması yapar.

Mevcut belgelerde hata tespit edilirse yeni bir başvuru oluşturulur ve TAKBİS işlem ağacındaki işlem üzerinden düzeltme taraması yapılır. Eski görüntü TAKBİS’te korunur.

9.4. Mimari projeler

Mimari projeler gerekli imzalar tamamlandıktan sonra 200 dpi çözünürlükte, siyah-beyaz ve TIFF formatında elektronik olarak tapu müdürlüğüne gönderilir. Kurumdan elektronik alınan veya tapu personelince taranan proje, tapu personelinin onayından sonra asıl belge niteliği kazanır.

Kalite veya format hatası varsa ilgili kurumla iletişim kurularak düzeltme sağlanır. Her katta aynı özellikte birden fazla bağımsız bölüm bulunan tip projelerde bağımsız bölüm numaraları aynı kesitte gösterilebilir. Aynı tip ve özellikteki bloklar için, vaziyet planında blok konumları gösterilmek şartıyla tek proje alınabilir.

9.5. Kadastro müdürlüğünden gelen belgeler

Kadastro müdürlüğünce usulüne uygun düzenlenen değişiklik dosyasındaki belgeler, belirlenen standartlarda taranıp elektronik imzayla MEGSİS üzerinden tapu müdürlüğüne gönderilir. Tescilin yapıldığı kadastro müdürlüğünce MEGSİS üzerinden kontrol edilir; ardından tescil sonrası işlemler sürdürülür.

9.6. Fiziksel saklama düzeni

Fiziksel saklanacak işlem belgeleri gün, ay, yıl ve yevmiye numarası esasına göre sıralanır. Bir belge birden fazla yevmiyeli işlemde kullanılmışsa ilk yevmiye dosyasında saklanır; diğer dosyalarda ilgi belgesiyle bağlantı kurulur.

Resmî senet, tescil istem belgesi ve tescil onama belgeleri tarih ve yevmiye sırasıyla 200–350 yaprak aralığında ciltlenir. Günlük yevmiye defteri çıktıları da tapu müdürünün imza ve mühründen sonra 200–350 yaprak aralığında tarih sırasıyla ciltlenir. Kat irtifakı veya kat mülkiyeti tesisine esas genel inşaat ve mimari projeler ile vaziyet planları ayrı alanda, tarih ve yevmiye numarasına göre saklanır.

9.7. İşlem belgelerinden yararlanma

İşlem belgelerinin aslı Genel Müdürlük birimleri dışına çıkarılamaz. Taşınmazla ilgisini inanılır kılan gerçek veya tüzel kişilere bir hizmetin görülmesi, hakkın korunması veya ispatı için usulüne uygun örnek verilebilir. Bilirkişiler ve yetkili kişiler belgeleri tapu müdürlüğünde inceler.

Yetkili merci belge istediğinde öncelikle elektronik arşivdeki, elektronik imzayla onaylanmış ve güvenliği sağlanmış belgenin çıktısı giriş-çıkış kaydı yapılarak gönderilir. Islak imzalı asıl belge talebi yinelenirse mevcut belge için ilgili usul uygulanır ve iadesi yıl sonunda kontrol edilir.

9.8. Elektronik işlemlerin belgeleri

Elektronik ortamda yürütülen onama ipoteği, şerh ve beyan tesisi, terkin, değişiklik ve yenileme işlemlerinde ıslak imzalı belge aranmaz ve örnekler fiziksel saklanmaz. Ancak onama ipoteğinde malik veya yetkili temsilci tarafından tapu müdürlüğünde ıslak imzayla imzalanan Tescil Onama Belgesi ile temsile ilişkin belgeler fiziksel saklanır. İlgilinin taahhütnameye bağlandığını bildirdiği temsil belgeleri TAKBİS’ten kontrol edilir ve fiziksel alınmaz.

9.9. Elektronik belgenin hukuki niteliği ve fiziksel talep

Belirlenen tarihten sonra elektronik ortama aktarılan belgeler asıl belge niteliğindedir; ayrıca fiziksel dosya çıkarılması gerekmez. Önceki dönem belgeleri de gerekli standartları taşıması, fiziki belgelerle karşılaştırılması ve elektronik imzayla onaylanması hâlinde asıl belge niteliği kazanabilir.

Taramanın kalitesiz ya da okunaksız olması, standartları taşımaması veya fiziki belgeyle çelişmesi hâlinde belge asılları istenebilir.

Fiziksel belge talebi TAKBİS üzerinden yapılır. Arşiv görevlisi talep edilen belgeyi teslim eder; inceleme sonunda iade de aynı sistem üzerinden yürütülür. Elektronik kayıt tutulduğu için ayrıca fiziksel kayıt yapılmaz. TAKBİS üzerinden talep edilmeyen belge arşivden çıkarılmaz.

9.10. Mevcut belgelerin ayıklanması ve imhası

Mevcut işlem belgeleri ayıklama, tasnif, elektronik saklama ve imha çalışmalarıyla birlikte tarih ve yevmiye numarasına göre yeniden dosyalanır.

EK-2/1’deki taranması gereken belgeler elektronik ortama aktarılır ve süresi boyunca saklanır; süreli olanlar süre sonunda usulüne göre imha edilir.
EK-2/2’deki belgeler elektronik ortama aktarıldıktan sonra imha listesine yazılarak fiziksel olarak imha edilir.
EK-2/3’teki belgeler imha listesine yazılmadan imha edilir.
Kat mülkiyeti veya kat irtifakı terkin edilen taşınmazların genel inşaat ve mimari projeleri ile vaziyet planları, terkin tarihinden itibaren on yıl sonra elektronik ortama aktarılmadan imha listesine alınarak imha edilir.
Kadastro çalışmaları sonucu düzenlenen tutanaklar ile komisyon kararları elektronik ortama aktarılır; diğer belgeler köy veya mahalle bazında fiziksel saklanır.
Kadastro mahkemesinden gelen dosyalar köy veya mahalle bazında saklanır; dosyadan yalnız mahkeme kararları elektronik ortama aktarılır.
Müdürlük birleşmesi veya ayrılması nedeniyle devralınan dosyalar tarih ve yevmiye numarasına göre saklanır. Aynı yevmiye mevcutsa dosyalar birleştirilmez.

Elektronik imza ile onaylanmış ve güvenliği sağlanmış işlem belgeleri ilgilisine veya kamu kurumuna iade edilebilir. İade edilecek belge türlerini ve usulü Genel Müdürlük belirler. Mimari projelerde elektronik imza şartı aranmaz.

9.11. Uygulanabilecek yöntemler

Ayıklama, tasnif, tarama, dosyalama ve imha işleri müdürlüğün fiziki yapısı, personel durumu ve işlem hacmine göre müdürlüğün kendi imkânlarıyla, bölge müdürlüğünün imkânlarıyla veya hizmet satın alımıyla yapılabilir. Yöntemi bölge müdürlüğü belirler. Hizmet satın alımında Döner Sermaye İşletmesi Yönetim Kurulunun uygunluk görüşü gerekir.

9.12. Tapu envanter defteri

Kaydı gereken kütük ve defterler kullanılmadan önce; yevmiye defteri ciltleri ise ciltlendikten hemen sonra tapu müdürü tarafından onanır ve arşiv görevlisi tarafından tapu envanter defterine kaydedilir. Defter yalnız TAKBİS’te elektronik tutulur; ayrıca fiziksel defter tutulmaz.

Kaydı terkin etme, silme veya düzeltme yetkisi tapu müdürü ile arşiv hizmetlerinden sorumlu müdür yardımcısındadır. Defter türü, açıklama ve sayfa numarası hatalarını arşiv görevlisi de düzeltebilir. İmhaya tabi defter ve ciltlerin kaydı, imhadan sonra envanterden terkin edilir. Başka müdürlüğe devredilen kayıt, devreden müdürlüğün envanterinden terkin edilir; devralan müdürlüğün envanterine yeni genel ve özel numaralarla kaydedilir.

10. Kadastro müdürlüğü arşiv işlemleri

10.1. Genel saklama yaklaşımı

Kadastro müdürlüğündeki teknik belgeler dışındaki belgeler Standart Dosya Planına göre dosyalanır. Teknik belgelerin elektronik veya fiziksel saklanıp saklanmayacağı, saklama süresi ve hangi dosya ya da klasörde tutulacağı ilgili ek listelerle belirlenir.

Güvenli elektronik arşiv ortamına geçildikten sonra kadastro müdürlüğünde bulunan teknik belgenin fiziksel örneği arşivlenmek üzere Genel Müdürlüğe, bölge müdürlüğüne veya tapu müdürlüğüne gönderilmez.

10.2. Ada esaslı ve ada esaslı olmayan yerler

Fiziksel saklanması gereken teknik belgeler, tanımlanmış dosya ve klasörlere göre ada klasörü içinde alt dosyalar hâlinde arşivlenir. Bir belge birden fazla işleme konuysa ilk işlem dosyasında saklanır ve diğer işlemlerle bağlantı kurulur.

Belediye sınırları içinde mahalle ayrımı yapılmadan ada bazında birbirini izleyen ada klasörleri oluşturulur. Bir klasör birden fazla adanın alt dosyasını içerebilir. Ada bazındaki kadastro çalışmaları ada klasörü ve yardımcı teknik evrak klasörü düzeninde izlenir.

Tapulaması veya kadastrosu ada bazında yapılmamış yerlerde arşivleme köy ya da mahalle esasına göre yürütülür. Değişiklik, fen ve aplikasyon klasörleri bu esasa göre açılır; çalışma alanları alfabetik sıralanır. Değişiklik işlemlerine 1’den başlayan sıra numarası verilir ve numara fen klasöründeki ilgili sütunda klasör numarası/değişiklik numarası biçiminde gösterilir.

10.3. Özel klasörler ve işlemler

Tapu planlarının asılları pafta dolaplarında indeks dâhilinde saklanır.
Ada numaralarının izlenmesi için belediye ve köy birimleri düzeyinde ada izleme cetveli tutulur.
Başvuru belgeleri, damga vergisi belgesi ve ilgilisiyle lisanslı ya da serbest harita bürosu arasında düzenlenen sözleşmeler başvuru evrakı klasöründe saklanır.
Ada bazında kadastrosu yapılan yerlerde aplikasyon krokileri ada klasörü içindeki aplikasyon dosyasına; ada bazında çalışılmayan yerlerde aplikasyon klasörüne konulur.
Teknik hata düzeltme belgeleri işlem kesinleşinceye kadar düzeltmeler klasöründe tutulur. Kesinleşmeden sonra tescil bildirimi ve ekleri, yerin ada bazlı olup olmamasına göre değişiklik dosyası veya değişiklik klasöründe saklanır.
Cins değişikliği, irtifak hakkı, parselasyon, ayırma, yola terk, birleştirme, imar uygulaması ve toplulaştırma gibi işlemlerin tescil bildirimi ile ekleri ada klasörü içindeki değişiklik dosyasına konulur. Kontrol noktalarının röper krokileri röper klasöründe; koordinat, ölçü ve hesapları kontrol noktaları klasöründe; kontrol belgeleri ve raporları yardımcı teknik evrak klasöründe saklanır.
Ada esasına göre çalışılmayan yerde değişiklik işlemi yeni ada oluşturmuyorsa değişiklik klasörüne alınır. Yeni ada oluşuyorsa alt dosyalarıyla ada klasörü oluşturulur.

Tescile tabi işlem, tapu müdürlüğüne güvenli elektronik ortamda gönderildikten sonra tescil gerçekleşene kadar fen kaydına bağlı biçimde birim arşivinde bekletilir.

10.4. Teknik belgelerin elektronik arşivi

Pafta ve pafta niteliğindeki harita ve planların raster görüntüleri 200–400 dpi çözünürlükte, TIFF formatında ve kural olarak siyah-beyaz alınır; pafta renkliyse renkli taranır.

Diğer teknik belgeler 200 dpi çözünürlükte, renkli ve PDF formatında taranır. Tarama, daha sonra fiziksel belgeye ihtiyaç duyulmayacak kalite ve çözünürlükte olmalıdır. Arşiv görevlisi veya görevlendirilen personel taramayı yapar; güvenli elektronik arşive aktarılmadan önce kontrol mühendisi kalite denetimi gerçekleştirir. Hata veya eksiklik varsa taramayı yapan personel düzeltir.

Kadastro çalışmaları sonrasında tapu müdürlüğüne gönderilecek askı ilan cetveli, davalı parseller listesi ve kesinleştirme cetveli gibi belgeler fiziksel gönderilmeden elektronik ortamda iletilir. Kadastro tutanakları, komisyon kararı ve itiraz sonuç raporu ekleri ise güvenli elektronik ortamın yanı sıra fiziksel olarak da teslim edilir.

Değişiklik dosyasındaki belgeler güvenli elektronik ortamda tapu müdürlüğüne gönderilir. Tescil, kadastro müdürlüğünce MEGSİS’ten görüldükten sonra tescil sonrası işlemler tamamlanır; kadastro müdürünün sistem onayıyla işlem fen kayıt defterine otomatik işlenir.

10.5. Saklama ve imha

Kadastro müdürlüklerince üretilen tapulama, kadastro, yenileme, güncelleme, sayısallaştırma, idari tescil, teknik hata düzeltmesi ve hükmen tescil gibi işlemlere ait hukuki ve teknik belgeler ile pafta ve krokiler süresiz saklanır.

Yalnız elektronik saklanacak teknik belgeler tarandıktan sonra imha listesine yazılarak fiziksel olarak imha edilir. İlgili mevzuatında saklanması öngörülmeyen veya saklama zorunluluğu kaldırılan ve arşivlenmeyecek belgeler ise imha listesine yazılmadan imha edilir.

Pasif olup saklama süresi dolmamış teknik belgeler ile aktif ve taranması gereken teknik belgeler elektronik ortama aktarılır ve uygun dosya düzeninde saklanır. Güvenli elektronik ortama elektronik imzayla aktarılan belgeler asıl belge niteliğindedir.

10.6. Sorumluluk ve yararlanma

Teknik belgenin taranması, tapu müdürlüğüne elektronik gönderilmesi ve arşiv görevlisine tesliminden işlemde görevli personel; elektronik görüntünün kontrolünden kontrol elemanları veya kontrol mühendisi; fiziksel saklamadan arşiv görevlisi ya da görevlendirilen personel sorumludur. Bütün sürecin koordinasyonu kadastro müdürüne aittir.

Teknik belgelerin aslı Genel Müdürlük birimleri dışına çıkarılamaz. Asıl belge talebinde merkez ve bölge arşivlerindeki usul uygulanır. Kamu kurumunun kopya alma ihtiyacında belge, personel gözetiminde kurum dışına çıkarılabilir. Bilirkişi ve yetkili kişiler belgeyi kadastro müdürlüğünde inceler.

Yetkili merciye öncelikle güvenli elektronik arşivdeki, elektronik imzayla onaylanmış belgenin çıktısı gönderilir. Asıl belge talebi yinelenirse giriş-çıkış kaydı yapılır, onaylı örneği arşivlenir ve asıl belgenin iade edilmesi gerektiği bildirilir. İade durumu yıl sonunda kontrol edilir.

10.7. Pafta kayıtları ve arşivlenmesi

Kadastro müdürlüğüne bağlı arşivlerdeki mevcut, yeni kaydedilen, yürürlükten kaldırılan veya başka müdürlüğe devredilen paftalar güvenli elektronik ortamdaki pafta kaydına sıra ile işlenir. Bütün paftalar taranarak MEGSİS Pafta Envanter Modülüne kaydedilir; devir, yürürlükten kaldırma ve yeni pafta ekleme işlemleri bu modül üzerinden yürütülür.

Paftalar ve gün ışığı filmine kopyalanmış paftalar düşey pafta dolaplarında saklanır. Yatay dolap zorunluysa her pafta kâğıt veya plastik zarf içinde tutulur; bu mümkün değilse paftalar arasına uygun ayırıcı malzeme konulur. Astrolon, polyester ve film altlıkların suya ve alkole duyarlı olduğu gözetilir.

Kısmen yürürlükten kalkan pafta tamamen yürürlükten kalkıncaya kadar iptal edilmez. Tamamen yürürlükten kalkan pafta ayrı yerde saklanır. Paftalar 50 × 70 cm ve 70 × 90 cm olmak üzere iki boyutta sınıflandırılır; 50 × 70 cm’den küçük pafta da 50 × 70 cm grubunda değerlendirilir.

10.8. Kadastro arşivinde giriş-çıkış

Pafta, pafta örneği, teknik belge ve fenni aletlerin arşive giriş ve çıkışı güvenli elektronik ortamda kaydedilir ve fen kayıt numarasıyla bağlantı kurulur. Fiziksel teknik belge personelce talep edildiğinde arşiv görevlisi giriş-çıkış kaydını yaparak teslim eder; iade de aynı yöntemle kaydedilir.

11. Yurt dışı teşkilatı ve lisanslı bürolar

Yurt dışı teşkilatı arşivlerindeki arşiv belgesi ve arşivlik belgeler Standart Dosya Planına göre dosyalanır ve belirlenen saklama sürelerine göre korunur.

Lisanslı bürolarda yapılan işlemlere ait teknik içerikli ve fiziksel olarak süresiz saklanması gereken belgeler, yıl itibarıyla fen kayıt numarasına göre işlem klasöründe tutulur. Aplikasyon krokileri aplikasyon klasöründe; süreli belgeler başvuru evrakı klasöründe saklanır.

12. Gereksiz arşivlemenin önlenmesi ve tamamlayıcı hükümler

İlgili mevzuatında arşivlenmesi açıkça öngörülmeyen belge fiziksel veya elektronik ortamda arşivlenmez. Müdürlüğün elinde aslı bulunan belgenin kopyası işlem bazında tekrar tekrar arşivlenmez. Denetimlerde bu ilkeye özellikle dikkat edilir.

Arşiv uygulamalarını açıklayan talimat, form ve benzeri çalışmalar ilgili daire başkanlığıyla birlikte Arşiv Dairesi Başkanlığının koordinasyonunda yürütülür. Özel bir hüküm bulunmayan hâllerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik; özel düzenleme bulunan konuda ise ilgili özel mevzuat uygulanır.

2010/20 sayılı Evrak, Dosya ve Arşiv Genelgesi, 2012/8 sayılı Fiziki Arşiv Standartları Genelgesi ve 2017/3 sayılı tapu işlem belgelerinin ayıklanması ve elektronik arşivine ilişkin genelge yürürlükten kaldırılmıştır.

Kadastro müdürlüklerindeki mevcut teknik belgelerin düzenlenmesi, altı aylık dönemlerle bölge müdürlüğünce kontrol edilir ve sonuçlar Arşiv Dairesi Başkanlığına bildirilir. Güvenli elektronik arşiv modülü devreye girinceye kadar elektronik saklanacak belgeler, daha sonra sisteme aktarılmaya elverişli biçimde fen kayıt numarasına göre bilgisayar ortamında korunur.

Birim arşivinde Atik Senet, Ferman, Hazine-i Hassa veya Tarihî Kayıt gibi eski yazılı belgeler tespit edilirse Arşiv Dairesi Başkanlığına teslim edilir.

13. Karar tabloları

13.1. Tapu işlem belgesinde temel karar

Soru	Evetse	Hayırsa
Belge EK-2/1 kapsamında mı?	Fiziksel ve elektronik saklama rejimini uygula	Sonraki listeyi kontrol et
Belge EK-2/2 kapsamında mı?	Tara; fiziksel nüshayı imha listesiyle imha et	Sonraki listeyi kontrol et
Belge EK-2/3 kapsamında mı?	Saklama; imha listesi düzenlemeden imha et	EK-2/4 ve diğer özel rejimleri değerlendir
Belge EK-2/4 kapsamında mı?	Yalnız fiziksel sakla	Belge tipi ve özel hükmü yeniden belirle
Belge birden çok yevmiyede kullanılmış mı?	İlk yevmiye dosyasında sakla, diğerleriyle ilgi belgesi kur	Kendi yevmiye dosyasında sakla

13.2. Kadastro teknik belgesinde temel karar

Belgenin niteliği	Temel işlem
Pafta veya pafta niteliğinde harita/plan	200–400 dpi TIFF; renkliyse renkli, değilse siyah-beyaz
Diğer elektronik arşive aktarılacak teknik belge	200 dpi renkli PDF
Süresiz saklanacak hukuki veya teknik belge	Belirlenen fiziksel ve/veya elektronik dosyada koru
Yalnız elektronik saklanacak belge	Tara; imha listesine yazarak fiziksel nüshayı imha et
Arşivlenmeyecek belge	İmha listesine yazmadan imha et
Ada bazlı yerin değişiklik belgesi	Ada klasörü içindeki değişiklik dosyasında sakla
Ada bazlı olmayan yerin değişiklik belgesi	Köy/mahalle değişiklik klasöründe sakla

13.3. Arşivden asıl belge gönderme kararı

Talep mahkeme veya yetkili resmî merciden mi geliyor?
Asıl belgenin gönderilmesi gerçekten yinelenmiş ve gerekli mi?
Belgenin elektronik arşive aktarımı kontrol edildi mi?
Onaylı örneği arşivde bırakıldı mı?
Giriş-çıkış kaydı yapıldı mı?
İade yükümlülüğü belirtildi mi?
Yıl sonunda iade kontrolü planlandı mı?

Bu aşamalardan biri eksikse asıl belge gönderme süreci tamamlanmış sayılmaz.

14. Çözümlü uygulamalar

Uygulama 1 — Yıl başında evrak numarası

Olay: Bir birimde önceki yılın son gelen evrak numarası 18450’dir. Yeni yılın ilk iş gününde gelen belgeye 1 numarası verilmek istenmektedir.

Belirleyici bilgi: Gelen ve giden evrak numarası yeni takvim yılında sıfırlanmaz.

Uygulanacak kural: Eşsiz numaralandırma, önceki yılın son numarasından devam eder.

Sonuç: Yeni belgenin numarası 18451 olmalıdır. Yıl değişikliği, numarayı yeniden 1’den başlatmaz.

Uygulama 2 — Hizmete özel belgenin iki ortamda gelmesi

Olay: Hizmete özel işaretli bir resmî yazı önce EBYS üzerinden, daha sonra aynı içerikle fiziksel olarak genel evrak servisine ulaşmıştır.

Belirleyici bilgi: Hizmete özel yazı elektronik kanaldan gönderilir ve elektronik gelen yazının ayrıca fiziksel nüshası teslim alınmaz.

Sonuç: Fiziksel nüsha geldiği birime veya kuruma iade edilir. Elektronik kayıt üzerinden işlem yürütülür.

Uygulama 3 — Komisyon oylarının eşitliği

Olay: Dört üyeli olduğu varsayılan bir komisyon toplantısında iki üye imha, iki üye saklama yönünde oy kullanmıştır.

Belirleyici bilgi: Komisyon üye tam sayısıyla toplanır; eşitlik belgenin muhafazası sonucunu doğurur.

Sonuç: Belge imha edilemez. Saklanır ve sonraki yıllarda yeniden değerlendirilir. Ayrıca taşra komisyonunun personel yetersizliği yoksa beş kişi olarak kurulması gerektiği de gözden geçirilmelidir.

Uygulama 4 — Listede adı bulunmayan tapu belgesi

Olay: Ayıklama sırasında karşılaşılan bir tapu işlem belgesinin adı ek listelerde birebir bulunamamıştır. Komisyon, belgenin benzer bir belge türüne açıkça uyduğunu belirlemiştir.

Belirleyici bilgi: Birebir ad bulunmuyorsa en yakın belge tipiyle eşleştirme yapılabilir.

Sonuç: Belge yakın türün rejimine göre değerlendirilir. Hiçbir makul eşleştirme kurulamıyorsa imha edilmez.

Uygulama 5 — Arşiv salonunun koşulları

Olay: Arşiv salonu 270 metrekaredir, çalışma odalarıyla aynı açık alandadır ve sıcaklık 21 °C ölçülmüştür.

Belirleyici bilgiler: Arşiv müstakil alanda olmalı; salon 250 metrekareyi geçmemeli; sıcaklık 8–18 °C aralığında tutulmalıdır.

Sonuç: Üç ayrı uygunsuzluk vardır. Alan bölünmeli veya uygun bir mekâna taşınmalı, günlük çalışma alanından ayrılmalı ve sıcaklık uygun aralığa indirilmelidir.

Uygulama 6 — Tapu işlem belgesinde hatalı tarama

Olay: Yeni işlemde taranan belge okunaksızdır. Başvuru henüz sonlandırılmamıştır.

Belirleyici bilgi: Yeni işlemlerde kalite kontrol başvuru sonlandırılmadan önce yapılır; hata varsa düzeltme taramasını işlemi yapan personel gerçekleştirir.

Sonuç: Başvuru kapatılmadan yeniden tarama yapılır ve görüntü kalite kontrolünden geçirilir.

Uygulama 7 — Mevcut belgede hatalı tarama

Olay: Daha önce sisteme aktarılmış eski bir işlem belgesinin çözünürlüğünün yetersiz olduğu sonradan anlaşılmıştır.

Belirleyici bilgi: Mevcut belgede düzeltme için yeni başvuru açılır; işlem TAKBİS işlem ağacından yürütülür ve eski görüntü korunur.

Sonuç: Eski görüntü silinmeden düzeltme taraması sisteme eklenir.

Uygulama 8 — Birden çok yevmiyede kullanılan belge

Olay: Aynı vekâletname üç farklı yevmiyeli işlemde kullanılmıştır.

Belirleyici bilgi: Ortak belge ilk yevmiye dosyasında saklanır; diğer dosyalarda ilgi belgesiyle bağlantı kurulur.

Sonuç: Belgenin üç fiziksel kopyası ayrı ayrı arşivlenmez. İlk dosya esas alınır, diğer dosyalarda izlenebilir bağlantı oluşturulur.

Uygulama 9 — Kat mülkiyeti terkin edilen yapının projesi

Olay: Kat mülkiyeti sekiz yıl önce terkin edilmiş bir taşınmaza ait genel inşaat projesi ayıklama kapsamına alınmıştır.

Belirleyici bilgi: Bu projeler terkin tarihinden itibaren on yıl geçince elektronik ortama aktarılmadan imha listesine alınabilir.

Sonuç: Sekiz yıl dolduğu için henüz imha edilemez. İki yıl daha saklanmalıdır.

Uygulama 10 — Ada bazında çalışılmayan yerde yeni ada oluşması

Olay: Köy esasına göre arşivlenen bir yerde değişiklik işlemi sonucunda yeni ada oluşmuştur.

Belirleyici bilgi: Yeni ada oluşuyorsa alt dosyalarıyla ada klasörü kurulur.

Sonuç: Belgeler yalnız mevcut değişiklik klasörüne bırakılmaz; yeni ada klasörü oluşturularak tasnif edilir.

Uygulama 11 — Renkli kadastro paftası

Olay: Renkli bir pafta elektronik arşive aktarılacaktır.

Belirleyici bilgi: Pafta 200–400 dpi ve TIFF formatında taranır; pafta renkliyse renkli görüntü alınır.

Sonuç: 200 dpi renkli PDF biçimi diğer teknik belgeler için uygun olsa da bu pafta için doğru seçim değildir. Pafta TIFF biçiminde ve renkli taranmalıdır.

Uygulama 12 — Mükerrer arşivleme

Olay: Müdürlüğün arşivinde belgenin aslı bulunmaktadır. Her yeni işlemde aynı belgenin fotokopisi ayrıca işlem dosyasına konulmaktadır.

Belirleyici bilgi: Aslı müdürlükte bulunan belge çoğaltılarak işlem bazında mükerrer arşivlenmez.

Sonuç: Kopyaların tekrar saklanmasına son verilmeli, gerektiğinde asıl kayıtla güvenli bağlantı kurulmalıdır.

15. Karşılaştırmalı olaylar

15.1. Genel arşiv taraması ile tapu işlem belgesi taraması

Olay A: Merkez arşivindeki basılı bir metin elektronik ortama aktarılıyor. 300–600 dpi aralığı ve asıl kopyada sıkıştırmasız TIFF yaklaşımı uygulanır.

Olay B: Tapu müdürlüğündeki işlem belgesi elektronik ortama aktarılıyor. 200 dpi, 24 bit renkli ve PDF formatı uygulanır.

Sonucun değişme nedeni: Belge türü ve arşiv birimi farklıdır. Genel merkez/bölge tarama standardı, tapu işlem belgesine özgü standardın yerine geçirilmez.

15.2. Tapu belgesi ile kadastro teknik belgesi

Olay A: Tapu işlem belgesi 200 dpi, 24 bit renkli PDF olarak taranır.

Olay B: Kadastro teknik belgesi 200 dpi renkli PDF olarak taranır; pafta ise 200–400 dpi TIFF standardına tabidir.

Sonucun değişme nedeni: Kadastroda pafta ayrı bir belge sınıfıdır. Bütün teknik belgeler tek formatta değerlendirilmez.

15.3. EK-2/2 ile EK-2/3 ayrımı

Olay A: Belge yalnız elektronik saklanacak gruptadır. Önce elektronik ortama aktarılır, sonra imha listesine yazılarak fiziksel nüsha imha edilir.

Olay B: Belge hiçbir şekilde saklanmayacak gruptadır. İmha listesine yazılmadan imha edilir.

Sonucun değişme nedeni: Birinci belgede elektronik saklama zorunluluğu vardır; ikinci belgede hiçbir saklama yükümlülüğü yoktur.

15.4. Asıl belge talebi ile kopya talebi

Olay A: Yetkili merci belgenin çıktısını istemektedir. Elektronik imzalı ve güvenli kopya giriş-çıkış kaydıyla gönderilir.

Olay B: Yetkili merci asıl belge talebini yineler. Elektronik aktarım kontrol edilir, onaylı örnek arşivde bırakılır, giriş-çıkış kaydı yapılır ve iade izlenir.

Sonucun değişme nedeni: Aslın arşivden çıkması daha ağır güvence ve takip gerektirir.

15.5. Kısmen ve tamamen yürürlükten kalkan pafta

Olay A: Paftanın yalnız bir bölümü yürürlükten kalkmıştır. Pafta iptal edilmez.

Olay B: Paftanın tamamı yürürlükten kalkmıştır. Ayrı yerde arşivlenir.

Sonucun değişme nedeni: Kısmi yürürlük kaybı paftanın bütünüyle işlevsiz hâle geldiğini göstermez.

16. Karıştırılabilecek ayrımlar

Ayıklama–tasnif–imha: Ayıklama seçim, tasnif düzen, imha sonlandırma işlemidir.
Birim arşivi–kurum arşivi: Birim arşivi güncel ve aktif belgeyle; kurum arşivi daha uzun süreli merkezî korumayla ilgilidir.
Arşiv belgesi–arşivlik belge: Süre tek ölçüt değildir; işlev, güncellik ve özel saklama süresi birlikte değerlendirilir.
EK-2/2–EK-2/3: İlkinde elektronik saklama vardır ve fiziksel imha listeye dayanır; ikincisinde hiçbir saklama yoktur ve liste düzenlenmez.
Genel tarama–tapu taraması–pafta taraması: Çözünürlük ve format belge türüne göre değişir.
Yeni işlemde düzeltme–mevcut belgede düzeltme: Yeni işlemde başvuru kapanmadan düzeltme yapılır; mevcut belgede yeni başvuru oluşturulur ve eski görüntü korunur.
Hizmete özel–diğer gizlilik dereceleri: Hizmete özel EBYS/KEP ile; diğer gizlilik dereceleri kural olarak güvenli fiziksel yöntemle gönderilir.
Kısmen–tamamen yürürlükten kalkan pafta: Kısmen yürürlükten kalkan pafta tamamen işlevsiz sayılmaz.
Arşivde belge aslı–işlem bazlı kopya: Asıl mevcutsa aynı belgeyi her işlemde tekrar arşivlemek doğru değildir.

17. Hızlı tekrar

Evrak numarası yeni yılda 1’den başlamaz; önceki numaradan devam eder.
Hizmete özel belge EBYS veya KEP üzerinden gönderilir.
Taşra ayıklama ve imha komisyonu normalde beş, personel yetersizse en az üç kişidir.
Komisyonlar mart başında çalışır; eşit oyda belge saklanır.
Eşleştirilemeyen tapu işlem belgesi imha edilmez.
Merkez imhasında Devlet Arşivleri Başkanlığı uygunluğu ve Arşiv Dairesi Başkanlığı oluru gerekir.
Taşra imhasında Arşiv Dairesi Başkanlığı uygunluğu ve bölge müdürlüğü düzeyinde olur gerekir.
Arşiv salonu 250 metrekareyi geçmez; sıcaklık 8–18 °C, bağıl nem %40–%60 aralığındadır.
Raflar zeminden en az 10 cm yüksekte olmalıdır.
Arşiv yılda en az iki kez, altı aylık dönemlerle ilaçlanır.
Tapu işlem belgesi 200 dpi, 24 bit renkli PDF taranır.
Mimari proje 200 dpi, siyah-beyaz TIFF olarak alınır.
Kadastro paftası 200–400 dpi TIFF; diğer teknik belge 200 dpi renkli PDF taranır.
Birden çok yevmiyede kullanılan belge ilk yevmiye dosyasında saklanır.
Tapu envanter defteri yalnız TAKBİS’te elektronik tutulur.
Kadastro hukuki ve teknik belgeleri ile pafta ve krokiler süresiz saklanır.
50 × 70 cm’den küçük pafta 50 × 70 cm grubunda sınıflandırılır.
İlgili mevzuatta açık saklama hükmü yoksa belge arşivlenmez.

18. Mini yoklamalar

Mini yoklama 1

Bir taşra biriminde yeterli personel bulunmadığı için ayıklama ve imha komisyonu üç kişiyle kurulmuştur. Bu kuruluş tek başına usulsüz müdür?

Mini yoklama 2

Arşiv salonunda sıcaklık 17 °C, bağıl nem %65 ölçülmüştür. Hangi değer uygunsuzdur?

Mini yoklama 3

Tapu işlem belgesi birden çok yevmiyede kullanılmıştır. Belgenin aslı nerede saklanır?

Mini yoklama 4

Kadastro paftası 200 dpi renkli PDF olarak taranmıştır. Pafta renkli olmakla birlikte format seçimi doğru mudur?

Mini yoklama 5

Elektronik ortamda gelen hizmete özel yazının fiziksel nüshası da genel evrak servisine ulaşmıştır. Fiziksel nüsha kabul edilir mi?

Mini yoklama cevapları

Yeterli personel yoksa taşra komisyonu en az üç kişiyle kurulabilir; bu durum tek başına usulsüzlük oluşturmaz. Çalışma için bölge müdürlüğünün oluru gerekir.
Sıcaklık uygundur; bağıl nem %40–%60 aralığını aştığı için uygunsuzdur.
İlk yevmiye dosyasında saklanır; diğer işlem dosyalarında ilgi belgesiyle bağlantı kurulur.
Hayır. Pafta 200–400 dpi aralığında TIFF formatında taranmalıdır. Renkli pafta renkli alınır.
Hayır. Elektronik ortamda gelen hizmete özel yazının ayrıca gelen fiziksel nüshası iade edilir.